Revisionsberetning 2016
Indstilling
Socialforvaltningen indstiller,
-
at Socialudvalget tager Revisionsberetning 2016 og Socialforvaltningens tiltag på baggrund heraf til efterretning.
Problemstilling
Revisionsberetning 2016 er modtaget 1. juni 2017. Hovedberetningen fremgår af indstillingens bilag 1. I bilag 2-8 er beretning for områder med statsrefusion, beretning for kommunens administration af byfornyelsesområdet samt tre redegørelser til ministerierne til områderne med statsrefusion.
Kommunen har fået 13 bemærkninger i forbindelse med årsregnskabet. 7 af bemærkningerne er bemærkninger til alle forvaltninger har del i - herunder Socialforvaltningen.
Socialforvaltningen har i 2016 fået én revisionsbemærkning vedrørende områder med statsrefusion.
Bemærkninger vedrørende kommunens årsregnskab:
Revisionsbemærkning nr. 1.1 Det er konstateret, at der mangler forretningsgangsbeskrivelser for hovedparten af udbetalingssystemer i Københavns Kommune. Bemærkningen vedrører alle forvaltninger.
Revisionsbemærkning nr. 3.2. Der er konstateret manglende kontrol med balancens poster i alle forvaltninger.
Revisionsbemærkning nr. 3.3. Der er konstateret manglende efterlevelse af håndtering af fakturapuljen i alle forvaltninger.
Revisionsbemærkning nr. 4.5. Der er i alle forvaltninger konstateret manglende indhentelse af børneattester. Punktet er afsluttet for Socialforvaltningens vedkommende.
Revisionsbemærkning nr. 4.6. Der er konstateret manglende effektive forretningsgange vedr. indberetning af personalemæssige afgange i alle forvaltninger.
Revisionsbemærkning nr. 5.1. Der er konstateret manglende indhentelse af berettiget lønrefusion i alle forvaltninger.
Revisionsbemærkning nr. 6.1. Der er konstateret manglende overholdes af kommunens indkøbsaftaler i alle forvaltninger.
Bemærkning vedrørende områder med statsrefusion:
Revisionsbemærkning nr. 14.1. Der er konstateret manglende genberegning og administrative forlængelser vedr. Servicelovens § 41 – Merudgifter til børn.
Løsning
Socialforvaltningen vil på baggrund af revisionens kritik af de 8 områder iværksætte følgende tiltag:
Tiltag vedrørende kommunens årsregnskab:
Revisionsbemærkning nr. 1.1 Det er konstateret, at der mangler forretningsgangsbeskrivelser for hovedparten af udbetalingssystemer i Københavns Kommune. Bemærkningen vedrører alle forvaltninger.
Tiltag: Bemærkningen omhandler CSC Social. Systemet er et rent sagsbehandlingssystem og håndterer ikke udbetalinger til borgerne og der er derfor ikke behov for en forretningsgang med indbyggede kontroller for dette system. Socialforvaltningen går i dialog med revisionen om bemærkningen.
Revisionsbemærkning nr. 3.2. Der er konstateret manglende kontrol med balancens poster i alle forvaltninger.
Tiltag: Socialforvaltningen udarbejder en forretningsgang, som beskriver forvaltningens opfølgning – herunder kontroller - på de foretagne balanceafstemninger.
Revisionsbemærkning nr. 3.3. Der er konstateret manglende efterlevelse af håndtering af fakturapuljen.
Tiltag: I forbindelse med regnskabsafslutningen for 2017 vil Socialforvaltningen overfor relevante enheder præcisere reglerne for håndtering af fakturapuljen – herunder at der skal redegøres for indholdet i fakturapuljen pr. 31. december 2017.
Revisionsbemærkning nr. 4.5. Der er i alle forvaltninger konstateret manglende indhentelse af børneattester.
Tiltag: Punktet er afsluttet for Socialforvaltningens vedkommende.
Revisionsbemærkning nr. 4.6. Der er konstateret manglende effektive forretningsgange vedr. indberetning af personalemæssige afgange i alle forvaltninger.
Tiltag: Socialforvaltningen udarbejder en forretningsgang, som skal sikrer at indberetning af afgange sker rettidigt.
Revisionsbemærkning nr. 5.1. Der er konstateret manglende indhentelse af berettiget lønrefusion.
Tiltag: Koncernservice udarbejder i samarbejde med forvaltningerne redskaber og ledelsesinformation til brug for identifikation og opfølgning på enheder som ikke indberetter rettidigt.
Revisionsbemærkning nr. 6.1. Der er konstateret manglende overholdes af kommunens indkøbsaftaler i alle forvaltninger.
Tiltag: Socialforvaltning følger brugen af Kvantums Indkøbsløsning tæt og arbejder kontinuerligt på at opfylde målsætningerne på indkøbsområdet.
Tiltag vedrørende områder med statsrefusion:
Revisionsbemærkning nr. 14.1. Der er konstateret manglende genberegning og administrative forlængelser vedr. Servicelovens § 41 – Merudgifter til børn.
Tiltag: Socialforvaltningen har udarbejdet en handleplan for de tilbageværende sager som mangler genberegning. Der er aftalt ugentligt status indtil alle sager er genberegnet. Sagerne forventes færdigbehandlet med udgangen af august måned 2017.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Beretningen forlægges Økonomiudvalget den 15. august 2017, med forbehold for Socialudvalgets eventuelle bemærkninger på dette møde. Efter Økonomiudvalgets møde sendes rapporten til revisionsudvalget, der herefter afgiver sin revisionsbetænkning på Økonomiudvalgets møde den 13. september 2017.
På baggrund af redegørelserne til ministerierne på områder med statsrefusion, udarbejder ministerierne decisionsskrivelsen for 2016. Forvaltningen forventer at modtage denne ultimo 2017/primo 2018.
Nina Eg Hansen
/ Lone Berner Wolff