Besvarelse af 4 revisionsprotokollater om revision af Københavns Kommunes regnskab for 2005 og bemærkninger fra Socialministeriet til revisionsberetningen for 2004 (Bilag)

Socialudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 16. august 2006

 

 

5.      Besvarelse af 4 revisionsprotokollater om revision af Københavns Kommunes regnskab for 2005 og bemærkninger fra Socialministeriet til revisionsberetningen for 2004 (Bilag)

 

SUD 306/2006  J.nr. 306/2006

 

 

INDSTILLING

Socialforvaltningen indstiller,

 

at Socialudvalget tager Socialforvaltnin gens bemærkninger til revisionsprotokollaterne til efterretning

 

at Socialudvalget fremsender indstillingen og udvalgets beslutning til Revisionsdirektoratet som udvalgets besvarelse til revisions-protokollaterne.

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har fremsendt 4 revisionsprotokollater vedrørende Københavns Kommunes regnskab for 2005 med anmodning om Socialudvalgets besvarelse jf. bilag 1-3 og bilag 5.

 

Endvidere har Socialministeriet fremsendt bemærkninger til kom-munens revisionsberetning for 2004, jf. bilag 4, med henblik på opfølgning i forbindelse med revisionen af regnskab 2005.

 

Kontantydelsesområdet

Revisionsdirektoratet anbefaler, at forvaltningen indskærper forretningsgangene for førkontrol, for udarbejdelse af kompe-tenceskemaer og for behandling af stamkort.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler, at forvaltningen overvejer at indføre en særlig kontrol af oprettelse af sager i boligstøttesystemet for at mindske risikoen for fejl.

 

Revisionsdirektoratet henstiller, at der tages initiativer til at sikre korrekt sagsførelse i sager om merudgiftsydelse efter servicelovens § 28 – Merudgifter ved forsørgelse af børn under 18 år med betydelig og varigt nedsat funktionsevne.

 

Forvaltningens gennemfører i den anledning følgende tiltag:

 

1.      Kontroller: Indskærpelse af lokalcentrene om behandlingen af førkontroller og stamkort samt om anvendelse af kompetence-skemaer. Endvidere indføres stikprøvekontrol vedrørende behandlingen af stamkort. Herudover påtænkes en stikprø-vekontrol af opdateringer i boligstøttesystemet

 

2.      Sagsbehandling: Generelle tiltag vedrørende bedre sagsbehand-ling, herunder kompetenceudvikling af medarbejdere jf.  indstil-ling til Socialudvalget den 29. marts 2006. Endvidere revideres retningslinierne for behandlingen af sager om merudgiftsydelse efter  servicelovens § 28 - Merudgifter ved forsørgelse af børn under 18 år med betydelig og varigt nedsat funktionsevne

 

 

Socialministeriet har på baggrund af revisionsberetningen for 2004 anmodet kommunen om snarest at indsende en redegørelse for, hvilke tiltag, der er iværksat for at dæmme op for fejlniveauet i sagsbehandlingen.

 

Socialministeriets anmodning er imødekommet ved, at forvaltnin-gens indstillinger og redegørelser til det daværende Familie- og Arbejdsmarkedsudvalg og til Socialudvalget om kompetenceud-vikling af medarbejdere og om andre tiltag er indsendt til ministe-riet.

    

Regnskabsområdet og servicetilbud m.v

Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, at forvaltningen ikke har draget omsorg for, at der på fyldestgørende måde er udarbejdet afstemninger og specifikationer af saldiene på alle statuskonti.

 

Revisionsdirektoratet har konstateret, at forvaltningen ikke i forbindelse med regnskabsafslutningen har kvalitetssikret registreringerne i anlægskartoteket (omkostningsbaseret regnskab) og henstiller, at samtlige aktiver gennemgås med henblik på  for nødne korrektioner, og at forvaltningen udbygger de interne forretningsgange.

Det fremgår, at registreringerne hovedsageligt drejer sig om daginstitutioner.

 

Revisionsdirektoratet finder det utilfredsstillende, at der ikke er foretaget regnskabstilsyn i alle de lokale centres kommunale institutioner.

 

Revisionsdirektoratet anmoder om forvaltningens stillingtagen til, om der bør ske en tilbagebetaling til visse beboere i botilbud af for meget erlagt betaling for kostydelsen.

 

Forvaltningen gennemfører i den anledning blandt andet følgende tiltag.

 

1.      Skærpelse af ledelsestilsynet med afstemninger af statuskonti

2.      Henvendelse til Børne- og Ungeforvaltningen om at revurdere   registrerede aktiver vedrørende daginstitutioner samt revurdering af Socialforvaltningen egne registreringer i anlægskartoteket

3.      Revurdering af retningslinierne for det regnskabsmæssige tilsyn med institutioner   

4.      Fremadrettet regulering af kosttakster for beboere i forvaltnin-gens botilbud.

 

I sagsfremstillingen uddybes Socialforvaltningens igangværende og planlagte tiltag til at forbedre administrationen på de punkter, hvor Revisionsdirektoratet har fundet fejl og mangler. I begyndelsen af 2007 vil forvaltningen forelægge notat om opfølgning af de enkelte tiltag for Socialudvalget.

SAGSBESKRIVELSE

Generelle bemærkninger vedrørende sagsbehandlingen på kontantydelsesområdet

 

På baggrund af et stort antal formelle eller beløbsmæssige fejl i sagsbehandlingen på det daværende Familie- og Arbejdsmar-kedsudvalgs sagsområde tiltrådte Familie- og Arbejdsmarkeds-udvalget den 7. december  2005  følgende indstilling:

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager til efterretning, at antallet af fejl i sagsbehandlingen i overensstemmelse med udvalgets beslutning på mødet den 17. august 2005 forventes nedbragt til 3 og 10 procent for henholdsvis substansfejl og formelle fejl som resultat af de aktiviteter, Familie- og arbejdsmarkedsudvalget/Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har planlagt og iværksat i 2005/2006.

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget godkender, at Beskæf-tigelses- og Integrationsudvalget samt Socialudvalget foretager målinger af fejlprocenten i sagsbehandlingen i løbet af 2006.

 

I forlængelse heraf tiltrådte Socialudvalget den 29. marts 2006 følgende indstilling:

 

at Socialudvalget beslutter, at de i budgetforliget afsatte midler på 10 mio. kr. til kompetenceudvikling anvendes i overensstemmelse med denne indstilling,

at  Socialudvalget indstiller over for økonomiudvalget og Borger-repræsentationen, at midlerne anvendes i 2006 og 2007, således at 5,875 mio. kr. overføres til 2007.

Midlerne anvendes til personlig og faglig opkvalificering, effektive arbejdsgange med udgangspunkt i målrettede arbejdsgangsanalyser,  retænkning/revitalisering af socialt arbejde og opbygning af effek-tive team i den nye Socialforvaltning, videndeling, kompetence-udvikling af erfarne medarbejdere og udvikling af SOF som en at-traktiv arbejdsplads med fokus på sygefravær og personaleom-sætning.

 

Som det fremgår, forløber tiltagene til kompetenceudvikling i 2006 og 2007. Samtidig har  dannelsen af den nye centrale og lokale organisation i forbindelse med forvaltningsreformen pr. 1. januar 2006 i sig selv givet anledning til,  at de nye kontorer revurderer eksisterende forretningsgange og retningslinier for områdernes administration.

 

Måling af fejlprocenten i sagsbehandlingen for at belyse resultatet af den iværksatte indsats får derfor først værdi ved en måling i  2007. Forvaltningen finder det derfor mest hensigtsmæssigt, at målingen foretages i 2007.

 

Bilag 1 Revisionsprotokollat nr. 6/2005  om revisionen af regnskab 2005 på børn efamilieydelsesområdet 

Revisionen har omfattet revision af forretningsgange og revision af personsager om udbetaling af børnefamilieydelse.

 

Revisionens konklusion og anbefalinger:

Revisionsdirektoratet finder det utilfredsstillende, at førkontrollen på lokalcenter Indre By ikke var foretaget i hele 2005 og anbefaler, at det indskærpes over for lokalcentrene, at ledelsestilsynet – der udgør et væsentligt element i forvaltningens samlede kontrolmiljø – påser, at de interne kontroller udføres som foreskrevet.

 

Revisionen af personsager har ikke givet anledning til bemærknin-ger

 

Socialforvaltningens bemærkninger

Socialforvaltningen kan vedrørende førkontrollerne oplyse, at erfaringerne efter indførelsen af det nye udbetalingssystem KMD- aktiv/KMD-udbetaling og efter indførelsen af Nemkontoen har givet forvaltningen anledning til sammen med øvrige berørte forvaltninger og KMD  at revurdere førkontrollen, både behovets omfang og kontrollens tilrettelæggelse. Eksempelvis faldt behovet for  kontrol af bankkontooplysninger bort ved indførelsen af nemkontoen.

 

I første omgang har KMD i juni 2006 leveret en ny liste til kontrol af betalinger til såkaldte alternative modtagere, og forvaltningen har revideret sin vejledning herom.

Efter sommerferien vil forvaltningen med Revisionsdirektoratet drøfte forslag til nye retningslinier for den øvrige førkontrol, her-under på området for børnefamilieydelser.

 

Bilag 2 Revisionsprotokollat nr. 7/2005  om revisionen af regnskab 2005 på området for børnetilskud, børnebidrag og særlig hjælp til børn 

Revisionens konklusion og anbefalinger:

Revisionsdirektoratet finder det utilfredsstillende, at lokalcenter Indre Nørrebro ikke har udført førkontrollen som foreskrevet.

Direktoratet skal understrege betydningen af et godt internt kontrolmiljø for at undgå fejl.

 

Revisionen af personsager har givet anledning til bemærkninger i 12 ud af 15 sager med ydelser af særlig hjælp til børn, heraf har 5 sager eventuel refusionsmæssig betydning. Direktoratet finder, at fejlandelen i de gennemgåede sager, som alene vedrører lokalcenter Indre Nørrebro, er utilfredsstillende.

 

Revisionsdirektoratet skal anbefale, at såvel det pågældende lokalcenter som den centrale forvaltning vurderer, om de under revisionen konstaterede fejl giver anledning til generelle ændringer i forretningsgange eller målrettede initiativer til kvalitetssikring på centret.

 

Socialforvaltningens bemærkninger

Socialforvaltningen kan vedrørende førkontrollerne oplyse, at erfaringerne efter indførelsen af det nye udbetalingssystem KMD- aktiv/KMD-udbetaling og efter indførelsen af nemkontoen har givet forvaltningen anledning til sammen med øvrige berørte forvaltninger og KMD  at revurdere førkontrollen, både behovets omfang og kontrollens tilrettelæggelse. Eksempelvis faldt behovet for  kontrol af bankkontooplysninger bort ved indførelsen af nemkontoen.

 

I første omgang har KMD i juni 2006 leveret en ny liste til kontrol af betalinger til såkaldte alternative modtagere, og forvaltningen har revideret sin vejledning herom.

Efter sommerferien vil forvaltningen med Revisionsdirektoratet drøfte forslag til nye retningslinier for den øvrige førkontrol, herunder på området for børnetilskud, børnebidrag og særlig hjælp til børn. .

 

Som nævnt i protokollatet har lokalcentret efterfølgende oplyst, at det – som følge af revisionens mange bemærkninger – har indskærpet de gældende retningslinier over for sagsbehandlerne. Lokalcentret vil fremadrettet gennemføre en intern kontrol på området for at sikre, at retningslinierne bliver overholdt. Såfremt denne kontrol viser, at der stadig er problemer, vil lokalcentret iværksætte kompetenceudvikling for sagsbehandlerne.

 

Socialforvaltningen tilslutter sig lokalcentrets tiltag, og skal herudover henvise til de tiltag for at forbedre sagsbehandlingen, som Socialudvalget besluttede jf. indstilling af 29.03.2006 om kompetenceudvikling i socialforvaltningen.

 

Bilag 3 Revisionsprotokollat nr. 15/2005  om revisionen af regnskab 2005 på visse dele af det sociale område

Det reviderede område omfatter enkeltydelser efter aktivloven og serviceloven med statsrefusion, personlige tillæg, helbredstillæg og førtidspension efter pensionsloven samt boligstøtte efter lov om individuel boligstøtte.

 

Revisionsdirektoratet konklusion og anbefalinger fremgår af afsnit II i protokollatet og vedrører følgende forhold:

 

Førkontrol, kompetenceskemaer og behandling af stamkort

Revisionsdirektoratets konklusion og anbefalinger

Revisionsdirektoratets gennemgang af centrenes efterlevelse af forretningsgange for førkontrol og de interne kontroller viste flere mangler. Det anbefales, at forvaltningen indskærper forretningsgangene for udførelsen af førkontrollen, for udarbejdelse af kompetenceskemaer og for behandlingen af stamkort.

 

Socialforvaltningens bemærkninger

Socialforvaltningen kan oplyse vedrørende førkontrol, at erfa-ringerne efter indførelsen af det nye udbetalingssystem KMD- aktiv/KMD-udbetaling og efter indførelsen af nem-kontoen har givet forvaltningen anledning til sammen med øvrige forvaltninger og KMD  at revurdere førkontrollen, både behovets omfang og kontrollens tilrettelæggelse.

 

I første omgang har KMD i juni 2006 leveret en ny liste til kontrol af betalinger til såkaldte alternative modtagere, og forvaltningen har revideret sin vejledning herom.

Efter sommerferien vil forvaltningen med Revisionsdirektoratet drøfte forslag til nye retningslinier for den øvrige førkontrol, herunder også førkontrollen på ydelsesområder, der ikke udbetales via KMD-aktiv.

 

Socialforvaltningen kan oplyse vedrørende kompetenceskemaer, at forvaltningen i begyndelsen af 2005 udsendte reviderede kompe-tenceskemaer og i den forbindelse indskærpede om anvendelse af skemaerne.  Som følge af den nye lokale organisation og opgave-fordeling vil forvaltningen i løbet af efteråret 2006 udarbejde nye kompetenceskemaer og en vejledning hertil. Ved udsendelsen af de nye skemaer og vejledningen hertil vil forvaltningen indskærpe om brugen af skemaerne.

 

Socialforvaltningen kan oplyse vedrørende behandlingen af stam-kort (meddelelser om ændringer i borgerens forhold), at forvaltnin-gen ud over en indskærpelse om behandlingen påtænker at indføre en stikprøvekontrol som led i ledelsestilsynet.

 

Fejl i sager efter servicelovens § 28

Revisionsdirektoratets konklusion og anbefalinger

Revisionen af personsager viste en høj fejlandel med refusionsmæssig betydning på lokalcenter Bispebjerg for så vidt angår merudgiftsydelse efter servicelovens § 28 - Merudgifter ved forsørgelse af børn under 18 år med betydelig og varigt nedsat funktionsevne

 

Revisionsdirektoratet henstiller, at der over for lokalcentret tages initiativer til sikring af korrekt sagsførelse. Herudover bør ledelsestilsynet have særligt fokus på korrekt sagsførelse for dette udgiftsområde.

 

Socialforvaltningens bemærkninger

Socialforvaltningen skal indledningvis nævne, at forvaltningen som beskrevet på side 6 i protokollatet i 2005 gennemgik 76 udbetalin-ger bevilget på to handicapcentre efter servicelovens § 28. Det konstateredes, at der i alle de berørte sager var hjemmel for ydel-serne, men der var væsentlige mangler i sagsførelsen.  Den høje fejlandel med refusionsmæssig betydning i de undersøgte sager i lokalcenter Bispebjerg er derfor ikke repræsentativ for alle lokale kontorer.

 

Forvaltningen vil indskærpe om sagsførelsen overfor lokalcentret, og vil have fokus på området i forbindelse med forvaltningens kurser om lovgivning,  sagsbehandling og sagers førelse. Endvidere vil forvaltningens to ressortkontorer vedrørende disse ydelser nedsætte en arbejdsgruppe for at beskrive et ensartet beslutnings- og dokumentationsgrundlag for dette sagsområde.

 

Fejl i boligstøttesager

Revisionens konklusion og anbefalinger

Revisionen af personsager viste endvidere især problemer for så vidt angår boligstøttesager på lokalcenter Vanløse.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler, at forvaltningen overvejer at indføre en særlig kontrol af oprettelser af sager i boligstøttesystemet, så risikoen for fejl reduceres.

 

Socialforvaltningens bemærkninger

Socialforvaltningen vurderer, at den høje fejlandel med eventuel refusionsmæssig betydning i de undersøgte sager i lokalcenter Van-løse ikke er repræsentativ for alle lokale kontorer. Denne vurdering baseres på, at i 2004 var fejlandelen en fjerdedel af fejlandelen i 2005, og i de to berigtigede sager i 2004 var der samlet udbetalt 946 kr. for lidt. 

 

Socialforvaltningen er dog enig med Revisionsdirektoratet i, at en kontrol af opdateringer i boligstøttesystemet bør overvejes, og forvaltningen påtænker at indpasse en stikprøvekontrol i forbindelse revurderingen af førkontrollen og af ledelsestilsynet.

 

Den interne kontrolenheds undersøgelser

I afsnit III B omtales den interne kontrolenheds undersøgelser.

 

Revisionsdirektoratets bemærkninger

Revisionsdirektoratet beder sig oplyst om eventuelle videre tiltag, som resultaterne af undersøgelserne har givet anledning til, og om undersøgelserne har givet anledning til berigtigelser af statsrefusion.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler, at fokus for kontorets undersøgelser fortsat rettes mod de områder, hvor forvaltningen vurderer, at risikoen for fejl er størst, så kontrolhandlinger og initiativer som følge af resultatet af undersøgelserne eliminerer risikoen for fejl mest muligt.

 

Socialforvaltningens bemærkninger

Socialforvaltningen kan henvise til de tiltag, som er beskrevet i de tidligere omtalte indstillinger til henholdsvis Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget og Socialudvalget, som  blandt andet har baggrund i resultaterne af kontrolenhedens undersøgelser.

Samtidig har  dannelsen af den nye centrale og lokale organisation i forbindelse med forvaltningsreformen pr. 1. januar 2006 i sig selv givet anledning til,  at de nye kontorer revurderer eksisterende forretningsgange og retningslinier for områdernes administration.

 

Det kan oplyses, at undersøgelserne ikke har givet anledning til berigtigelser af statsrefusion. I undersøgelserne indgik 4 områder med statsrefusion, og der konstateredes alene formelle fejl i journalisering og dokumentation uden betydning for refusionen. Heller ikke de konstaterede konteringsfejl vedrørende enkeltydelser efter aktivlovens 81 havde betydning for refusionen.

 

Indsats mod uberettiget brug af offentlige ydelser (afsnit IV)

Revisionsdirektoratets bemærkninger

Revisionsdirektoratet har fået oplyst, at redegørelsen om Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens indsats mod uberettiget brug af offentlige ydelser, som følge af strukturændringen ikke bliver udarbejdet for 2005.

 

Revisionsdirektoratet skal anbefale, at Socialforvaltningen fremadrettet overvejer at udarbejde redegørelsen, idet den udgør et godt informationsgrundlag i forbindelse med det interne kontrolmiljø.

 

Forvaltningens bemærkninger

Som følge af strukturreformen og kommunens nye forvaltningsopbygning er det organisatoriske grundlag for kontrolindsatsen ændret, og forvaltningen overvejer derfor som foreslået af Revisionsdirektoratet, hvordan rapportering af kontrolindsatsen fremover kan tilrettelægges.

 

Bilag 4 Socialministeriets bemærkninger til beretningen for 2004

Socialministeriet har den 5. maj 2006 fremsat bemærkninger om revisionsberetningen for 2004. Heri indgår på side 3-4 et afsnit vedrørende Socialudvalgets område.

 

Socialministeriets bemærkninger

Socialministeriet anmoder revisionen om at påse, at der er foretaget opfølgning af enkeltsager (refusionsberigtigelser), at følge op på forvaltningens afstemningsprojekt, og at følge op på, hvordan det går med det lokale ledelsestilsyn.

 

Endvidere beder Socialministeriet kommunen om snarest at indsende en redegørelse for, hvilke tiltag, der er iværksat for at dæmme op for fejlniveauet.

 

Socialforvaltningens bemærkninger

Socialforvaltningen kan oplyse, at opfølgning/berigtigelser i enkeltsager vedr. 2004 har bevirket en forøgelse af statsrefusionen med 710 kr. kr. i 2 sager og fald i statsrefusionen med 48 kr. i 1 sag.

 

Forvaltningen kan oplyse, at afstemningsprojektet drejer sig om ajourføring af statuskonti, herunder visse statsrefusionskonti. Hovedparten af kontoplanen er ajourført. Dog resterer nogle konti, som justeres endeligt på plads i forbindelse med de ændringer i kontoplanen pr. 1. januar 2007, som staten har udmeldt.

 

Opfølgningen på ledelsestilsynet er omtalt i revisionsprotokollatet. Her omtales blandt andet, at der er sket en forbedring i ledelsestilsynet i 2005 i forhold til 2004, og at Revisionsdirektoratet påskønner, at der i 2006 fortsat er fokus på ledelsestilsynet.

 

Vedrørende indsendelse af en redegørelse for tiltag til forbedring af sagbehandlingen kan oplyses, at Socialforvaltningen den 21. juni 2006 indsendte indstilling af 7.12.2005 til det daværende Familie- og Arbejdsmarkedsudvalg om nedbringelse af fejl i sagsbehandlingen og indstilling af 29. marts 2006 til Socialudvalget om kompetenceudvikling i socialforvaltningen i 2006.

 

Bilag 5 Revisionsprotokollat nr. 17/2005 om revisionen af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen årsregnskab 2005

Revisionen anfører konkluderende bemærkninger og anbefalinger i følgende afsnit af protokollatet:

 

2.1 Økonomistyringssystemer.

Revisionsdirektoratets bemærkninger

Revisionsdirektoratet anbefaler forvaltningen at foretage en måling af, om de iværksatte tiltag til at forbedre økonomistyringen har medført, at forvaltningens økonomistyring kan placeres på kommu-nens fastsatte niveau – Aktivitetsstyring.

 

Socialforvaltningens bemærkninger

Socialforvaltningen er enig i behovet for en ny måling af økono-mistyringsniveauet. En sådan måling får dog størst værdi, hvis den gennemføres, når den nye centrale  organisering og nye ansvars-fordeling indenfor og mellem lokale centre er helt på plads. Det er derfor mest hensigtsmæssigt at udsætte en måling til 2007. Forvaltningen vil samtidig koordinere med Økonomiforvaltningens eventuelle planer om en generel ny benchmarking af økonomisty-ringen.

 

2.2 IT-anvendelse.

Revisionsdirektoratets bemærkninger

Revisionsdirektoratet henstiller, at Socialforvaltningen – i samarbejde med Økonomiforvaltningen – snarest finder en løsning på problemet (tilrettelæggelse af effektive revurderingsprocedurer på autorisationsområdet), så lov om behandling af personoplysninger overholdes

 

Socialforvaltningens bemærkninger

Socialforvaltning er enig med Revisionsdirektoratet i, at en løsning på problemet bør findes i et samarbejde med Økonomiforvaltningen og vil derfor rette henvendelse til Økonomiforvaltningen.

 

2.7.1 Den finansielle status.

Revisionsdirektoratets bemærkning

Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, at forvaltningen ikke har draget omsorg for, at der på fyldestgørende måde er udarbejdet afstemninger og specifikationer af saldiene på alle statuskonti. Direktoratet henstiller, at forvaltningen skærper det ledelsesmæssige tilsyn og de interne kontroller til sikring af grundregistreringer.

 

Socialforvaltningens bemærkninger

Socialforvaltningen beklager, at der har været mangler i afstem-ningen af en række statuskonti. Forvaltningen vil sikre, at Revi-sionsdirektoratets henstilling gennemføres ved stikprøvevis kvalitetskontrol af de udarbejdede statusafstemninger.

 

2.7.2 Det omkostningsbaserede regnskab.

Revisionsdirektoratets bemærkning

Revisionsdirektoratet fandt fejl i 43 af 56 udtagne stikprøver og konstaterer,  at forvaltningen ikke i forbindelse med regnskabsafslutningen har kvalitetssikret registreringerne i anlægskartoteket. Revisionsdirektoratet henstiller, at samtlige aktiver, som er indregnet i anlægskartoteket i 2005, gennemgås med henblik på at foretage fornødne korrektioner, og at forvaltningen fremsender en specifikation af værdien de registrerede igangværende arbejder, som vedrører daginstitutioner under opførelse pr. 31. 12. 2005.

 

Direktoratet henstiller desuden, at forvaltningen foretager en udbygning af sin forretningsgang.

 

Socialforvaltningens bemærkninger

Socialforvaltningen beklager, at forvaltningens regnskabsmæssige tilsyn med institutionerne ikke hidtil har omfattet institutionernes registreringer i anlægskartoteket. Et sådant tilsyn vil blive iværksat samtidig med en indskærpelse af de gældende regler.

 

Hovedparten af de i alt 69 registrerede aktiver vedrører daginstitutioner, ligesom registreringen af igangværende arbejder vedrører projekter under børneplanen. Forvaltningen vil derfor rette henvendelse Børne – og Ungeforvaltningen om behovet for en revurdering af disse aktiver. Socialforvaltningen vil desuden gennemgå den del af aktiverne, som tilhører Socialforvaltningen.

 

Forvaltningen kan supplerende oplyse, at Økonomiforvaltningen i samråd med forvaltningerne har nedsat en arbejdsgruppe, der skal evaluere det hidtidige forløb med omkostningsbaseret regnskab, herunder erfaringer med registrering af igangværende arbejder og med grænseværdien på 50.000 kr. for registrering af aktiver. Socialforvaltningen vil ajourføre sin forretningsgang efter afslutningen af arbejdet i denne arbejdsgruppe.

 

Vedr. 2.8 Tilsyn med decentrale enheder

Revisionsdirektoratets bemærkning

Revisionsdirektoratet finder det utilfredsstillende, at der ikke blev foretaget tilsyn i alle de lokale centres kommunale institutioner, og direktoratet nævner, at en væsentlig del af institutionerne er overgået  til Børne- og Ungeforvaltningen.

 

Socialforvaltningens bemærkning

Socialforvaltningen kan oplyse, at der samlet set ikke er gennemført tilsyn i 20 % af de 324 institutioner/legepladser under de lokale centre, heraf mangler tre lokalcentre tilsammen 42 tilsyn.

 

Til sammenligning kan oplyses, at for de amtskommunale institutioner, hvor centralforvaltningen gennemfører tilsynet, blev der efter samråd med revisionen truffet beslutning om kun at gennemføre tilsyn i halvdelen af institutionerne ved kvalificeret udvælgelse, og at tilsynet fremover tilrettelægges i en 3-årig rotation. Forvaltningen vil overveje en tilsvarende rotationsordning for de tilbageværende institutioner under de lokale centre.

 

4.2 Takster og andre indtægter

På Socialudvalgets møde den 3. maj 2006 (SUD 189/2006) redegjorde forvaltningen for opfølgningen af revisionen af regnskab 2004, herunder opfølgning på undersøgelsen: Takster og andre indtægter.

 

Herunder havde forvaltningen færdiggjort en analyse vedrørende takstfastsættelse af de valgfrie ydelser på § 92-botilbudene. Analysen indeholder specielt en vurdering af kosttaksten og anvendelsen af personaleudgifter. Det er herunder afklaret, at de fælles kosttakster for beboere på Sundhedsforvaltningens plejehjem og Socialforvaltningens botilbud indeholder personaleudgifter.

 

En konklusion i analysen viser, at taksterne afviger positivt eller negativt fra de faktiske udgifter. Forvaltningen vil derfor tage initiativ til en tilretning af kosttaksterne for 2007.

 

Revisionsdirektoratets bemærkninger

Som det fremgår af forvaltningens analyse, indeholder kosttaksterne for beboere på forvaltningens § 92-botilbud i alle tilfælde personaleudgifter. Dette har medført, at beboere, der har medvirket til kostfremstillingen, uretmæssigt er blevet opkrævet for personaleudgifter i deres betaling for kost.

 

Revisionsdirektoratet skal på den baggrund anmode om forvaltningens stillingtagen til, hvorvidt der til disse beboere bør ske en tilbagebetaling af den for meget erlagte betaling for kostydelsen.

 

Socialforvaltningens bemærkninger

Forvaltningen skal indledningsvis henvise til oplysningen om, at taksterne afviger positiv og negativt fra de faktiske udgifter. Det betyder, at der i nogle tilfælde er opkrævet for lidt i takstbetaling og i andre tilfælde for meget.  Dette er i sig selv en konsekvens af en praksis med ens takster.

 

Dertil kommer, at på bosteder, hvor de n opkrævede takst har bevirket overskud på kostbudgettet, er overskuddet gået tilbage til beboerne ved at blive anvendt til andre beboeraktiviteter.

 

Efter Socialforvaltningens opfattelse ville ressourceforbruget ved en beregning af for lidt eller for meget opkrævet takstbetaling hos den enkelte beboer ikke stå mål med de faktiske beløb, der er involveret. En korrekt opgørelse ville indebære, at man bagudrettet skulle gennemgå de faktiske udgifter til madlavning for hvert enkelt bocenter/afdeling, og at bocentrene dag for dag og år tilbage skulle opgøre, hvilke af beboere, der har deltaget madlavningen.

 

På den baggrund finder Socialforvaltningen, at der ikke skal ske tilbagebetaling, men at det  er tilstrækkeligt at taksterne er tilrettet med fremadrettet virkning.

 

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Socialforvaltningens positivliste over sager, der miljøvurderes

 

ØKONOMI

Revisionsbesvarelserne har ingen direkte økonomiske konsekvenser

 

HØRING

Ingen

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

 

 

BILAG

1.      Revisionsprotokollat nr. 6/2005 om regnskab 2005 på børnefamilieydelsesområdet

2.      Revisionsprotokollat nr. 7/2005 om regnskab 2005 på området for børnetilskud, børnebidrag og særlig hjælp til børn.

3.      Revisionsprotokollat nr. 15/2005 om regnskab 2005 på visse dele af det sociale område

4.      Socialministeriets brev om bemærkninger til revisionsberetningen for 2004 på visse dele af sociale område.

5.      Revisionsprotokollat nr. 17/2005 om årsregnskabet for 2005

 

 

 

 

Grethe Munk   / Sven Bjerre