Status på handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen

Socialudvalget har besluttet, at udvalget skal forelægges en månedlig afrapportering i 2012 vedrørende status på implementering af handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen.

Socialforvaltningen indstiller,
1.  At Socialudvalget tager status på handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen til efterretning

Ved forvaltningens afrapportering af handleplan i juni 2012 til Socialudvalget og Økonomiudvalget blev vurderingskriterierne ændret i forhold til tidligere afrapporteringer. Vurdringen er sket ud fra den oprindelige fastsatte slutdato på handleplanspunkterne, og ikke som ved tidligere afrapporteringer ud fra en ny fastsat slutdato. Dette medførte, at der var 18 punkter markeret med rødt, som derved kræver opmærksomhed og/eller korrigerende handlinger. Socialudvalget anmodede forvaltningen om at vende tilbage med en konkret status på de røde punkter, især i forhold til hvornår og hvordan forvaltningen realistisk når i mål.

På baggrund af revisionens anbefalinger har Socialforvaltningen nedsat et opfølgningssekretariat og en intern styregruppe i Socialforvaltningen for yderligere at styrke opfølgningen og sikre implementering af handleplanen. Ud af de 18 punkter, der var markeret som røde ved status i juni, er 3 punkter pr. 1. august 2012 helt afsluttede, 5 punkter er efter forvaltningens vurdering kritiske og kræver fortsat særlig opmærksomhed, mens 10 punkter vurderes at være i god fremdrift og forventes afsluttet indenfor den ajourførte tidsfrist.

Kritiske punkter, der kræver særlig opmærksomhed:

1. Gennemgang af ældre afgørelser (servicelovens §41 og §42) : Der er fortsat stort fokus på opgaven. Den reviderede handleplan, der blev forelagt Socialudvalget i marts måned 2012, følges. Det vurderes derfor realistisk, at forvaltningen når i mål til den ajourførte frist medio 2013. Pr. 1 juli 2012 resterede der 3.349 ældre afgørelser, der ikke er genoprettet. Forvaltningen har dog valgt at fastholde punktet på listen over kritiske punkter, da opgavens størrelse og det lange tidsperspektiv kræver en vedholdende ledelsesmæssig bevågenhed for at sikre målopfyldelse.

2. SOFUS fase 1 : DU-kontorerne afleverede prognose for alle centre i juni 2012, men der er stadig en række driftsmæssige problemer, som der arbejdes på at løse inden næste prognoseaflevering i uge 38. Der er aftalt følgende konkrete aktiviteter for at nå i mål til prognosen i uge 38:

• Gennemgang af driftsmiljø med LIS-gruppen, SAS Institute og Koncernservice for at aftale indsatser til at øge driftsstabiliteten og etablere beredskab til budgetudmeldings- og prognoseforløbet i september måned. Indsatser aftales på kickoff-møde i uge 34.
• Aftale med SAS Institute om rettelse af kritiske fejl og test inden budgetudmeldings- og prognoseprocessen i september måned, hvor prognose skal afleveres i uge 38.
•  Med udgangspunkt i den udarbejdede vedligeholdelsesaftale gennemføres ugentlige statusmøder med SAS-Institute angående rettelse af kritiske fejl og test heraf.

3. SOFUS fase 2 (der er sammenlagt 2 punkter under denne overskrift: IT-understøttelse af MY-niveau og Udbredelse af aktivitetsstyring og afrapportering til alle niveauer): Forvaltningen ønsker en sikker drift på SOFUS fase 1, før SOFUS fase 2 igangsættes. Da der er fortsat er problemer med driftsstabiliteten for SOFUS 1, jf. ovenfor, er fase derfor heller ikke iværksat endnu. Forvaltningen forventer på baggrund af de iværksatte initiativer, at fase 2 kan påbegyndes ultimo september.

4. Enkeltydelser efter aktivlovens §§ 81 og 82 (bunkeafvikling): Det er af afgørende betydning for borgerne, at deres ansøgninger behandles med den nødvendige hurtighed og kvalitet, hvorfor begge områder har den største bevågenhed i det konstante arbejde med at optimere driften i Modtagelsen i Socialcenter København. Modtagelsen har igennem det sidste år arbejdet intenst med at få sagsbehandlet de ansøgninger, der har ligget udover sagsbehandlingsfristen. Der er således via vikarer, med overarbejde og med en stram styring blevet behandlet 1.500 ansøgninger flere end den normale drift siden august 2011. I begyndelsen af juni 2012 nåede forvaltningen således næsten i bund med bunken.

I juni og juli er der på grund af skift i sagsbehandlersystem fra KMD til CSC Social samt ferieafvikling blevet sagsbehandlet færre sager, hvorfor der aktuelt er sket en midlertidig ophobning af knap 500 ansøgninger. I sommerferieugerne i 2011 oplevede forvaltningen tilsvarende sæsonudsving. Fra medio august 2012 vil der igen kunne udføres overarbejde, og forvaltningen forventer at have afviklet bunken pr. 1. oktober 2012.

Status for øvrige røde punkter i juni 2012:

Afsluttede punkter	-       Kontrol med privat antaget aflastning -       Opfølgning på systemafstemning 2009-2010 -       Gennemgang af ældre afgørelser (servicelovens § 100), omkonteringer og berigtigelser
Punkter i god gænge, hvor ajourført tidsfrist forventes overholdt (rød farvemarkering skyldes alene, at den oprindelige tidsfrist er blevet forlænget)	-       Nyt ledelsestilsyn – fase 2 -       Afstemning af systemer og bogføring på fiktive cpr.nr. -       Løbende berigtigelser -       Afslutning af berigtigelser 2008-2010 -       Kontrol af medicin afregning -       BOPA på køb/salg området -       Procesplan og ajourføring af SOFs forretningsgange på regnskabsområdet -       Implementering af forretningsgange

 

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Forvaltningen vil fremlægge næste status for udvalget i september 2012.

Anette Laigaard  /

                                Kasper Håkansson

Indstillingen blev godkendt.