Status på bunkeafvikling og overholdelse af sagsbehandlingsfrister

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget;

1. at Socialudvalget tager status på overholdelse af sagsbehandlingsfrister for perioden januar til maj 2016 til efterretning.
2. at Socialudvalget tager status på bunkeafvikling for perioden januar til maj 2016 til efterretning.

Problemstilling

Socialudvalget godkendte den 22. april 2015 en række nye sagsbehandlingsfrister, som trådte i kraft den 1. juli 2015. På udvalgsmødet den 16. december 2015 blev udvalget præsenteret for den gennemsnitlige sagsfristoverholdelse, og på udvalgsmødet den 20. april 2016 blev udvalget præsenteret for status på bunkeafviklingen.

Socialudvalget orienteres her om status på bunkeafvikling og overholdelse af sagsbehandlingsfrister for perioden januar til maj 2016. Opgørelsen omfatter følgende områder: enkeltydelser efter aktivlovens §§ 81-85, hjælpemidler efter servicelovens §§112,113 og 116, supplerende hjælp til brøkpensionister efter aktivlovens § 27a og pensionslovens §§ 17 og 18, merudgifter til voksne med handicap efter servicelovens § 100 samt merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap efter servicelovens §§ 41 og 42.

Løsning

Socialforvaltningen har gennem en længere periode været udfordret af ophobning af sager særligt på områderne tandbehandling, hjælpemidler samt merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap. Dette har betydet, at Socialforvaltningen på disse områder ikke har kunnet overholde de fastlagte sagsbehandlingstider.

I maj måned er det lykkedes at opnå en gennemsnitlig samlet sagsfristoverholdelse på over 80 %.

Udvikling i sagsfristoverholdelse

Socialforvaltningen har gennem en længere periode arbejdet intensivt med at afslutte gamle sager, da de har negativ betydning for sagsfristoverholdelsen og den gennemsnitlige sagsbehandlingstid. Afviklingen af gamle sager betyder, at sagsbeholdningen nu samlet set er på et niveau, hvor gennemsnitligt 80 % af ansøgningerne kan afgøres inden for den kommunalt vedtagne sagsbehandlingstid. I maj måned er det således lykkedes at opnå en samlet sagsfristoverholdelse på 83 %.

På de fleste paragraffer er det lykkedes at opnå en fristoverholdelse på over 80 % i maj måned - herunder på tandbehandlingssager efter aktivlovens §§ 82 og 82 a. På enkelte paragraffer er der dog mindre afvigelser, ligesom der på handicapområdet er enkelte paragraffer, der endnu ikke er kommet helt i mål (se nedenstående fokusområder).

For udvikling på de enkelte sagsområder og paragraffer henvises til bilag 1.

Figur 1. Samlet udvikling i fristoverholdelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid i 2016*

*Data er opdateret 30. maj 2016

Med den aktuelle sagsbeholdning vil det særligt være afventning af supplerende oplysninger fra borgeren eller tredjepart, som er årsag til, at sagsfristen ikke kan overholdes. Det kan også fremover forventes, at sagsmængden vil stige i forbindelse med ferie- og helligdage, særligt omkring sommerferien samt juleferien hvor bemandingen på borgercentrene er lavere. Dette vil afspejle sig negativt i den gennemsnitlige fristoverholdelse og sagsbehandlingstid i forbindelse med disse afgrænsede perioder.

Med henblik på læring fra andre kommuner har Socialforvaltningen tidligere været i dialog med de øvrige 6 byer omkring, hvordan de følger op på og måler sagsfristoverholdelse. De øvrige 6 byer arbejder ikke lige så detaljeret som København med opfølgning på fristoverholdelse, og det har derfor ikke været muligt at hente erfaringer fra de øvrige 6 byer omkring dette.

Bunkeafvikling

I januar 2015 havde Socialforvaltningen en samlet sagsmængde på godt 6.000 ansøgninger, der ikke var færdigbehandlet. Ved udgangen af februar måned 2016 var sagsmængden reduceret til ca. 4.000 ansøgninger og i maj måned 2016 er sagsmængden reduceret til ca. 2.800 ansøgninger.

Den samme udvikling i sagsmængden kan ses indenfor de sagsområder, der historisk har været udfordret af bunker, se bilag 1.

Figur 2. Udvikling i sagsmængden*

* Data er opdateret 31. maj 2016. Maj måneds data dækker uge 18-20.

Sagsmængden dækker over modtagne men endnu ikke afgjorte ansøgninger. Da der hele tiden modtages mange nye ansøgninger, vil sagsmængden aldrig være nul, men skal ligge på et niveau, hvor mindst 80 % af ansøgningerne kan afgøres inden for den vedtagne sagsbehandlingstid.

Fokusområder

Der er en række mindre afvigelser på enkelte paragraffer. Sagsbehandlingstiden på merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap er endnu ikke nedbragt tilstrækkeligt, selv om der har været en god udvikling. Der er flere årsager til, at der fortsat er udfordringer på disse to områder. Flere sager har vist sig mere komplekse og derfor taget længere tid at afgøre end forventet ved produktionsplanlægningen. Samtidig har der været opsigelser og sygemeldinger på specialiserede nøgleposter, som har betydet et videns- og produktionstab. Derudover er handicapområdet et generelt udfordret område, bl.a. pga. kompleks lovgivning. Socialforvaltningen er løbende opmærksom på mulighederne for at gøre lovgivningen mere enkel til gavn for både borgere og kommune og gør lovgiver opmærksom på uhensigtsmæssigheder og muligheder for forenkling. Samtidig arbejder Borgercenter Handicap løbende med potentialer for optimering af sagsbehandlingen, bl.a. gennem projekt ”Lettelse af sagsbehandlingen”, som også behandles på dette udvalgsmøde.

Foruden disse to områder er det forvaltningens vurdering, at den nuværende sagsmængde på hjælpemidler – trods en samlet fristoverholdelse på ca. 80 % i maj måned - fortsat er for høj og bør nedbringes. Som følge heraf har Borgercenter Handicap re-organiseret sagsbehandlingen, således at driften primært tager alle nye sager, mens Task Forcen tager fristoverskredne sager. Det betyder, at den daglige drift kan følge med den løbende udvikling i sagsmængden, og at der i alle nye sager er kapacitet til at afgøre mindst 80 % af sagerne inden for den vedtagne sagsbehandlingstid. For at få nedbragt sagsbeholdningen tilbyder Borgercenter Handicap medarbejdere merarbejde, foretager midlertidige ansættelser hen over sommeren samt flytter ressourcer til de udfordrede områder. Det forventes, at de sidste bunker kan være afviklet efter sommerferien.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Det er først i maj måned lykkedes forvaltningen at få den samlede sagsbeholdning ned på et fornuftigt driftsleje. Forvaltningen vurderer derfor, at det endnu er for tidligt at tage stilling til mulighederne for at revidere de gældende sagsbehandlingsfrister. Samtidig er der fortsat enkelte udfordringer på handicapområdet. Forvaltningen vil i resten af 2016 have særligt fokus på udvikling i sagsmængden og overholdelse af fristerne, således at den positive udvikling fastholdes, og udfordringer på handicapområdet håndteres.

Socialforvaltningen vil i efteråret præsentere Socialudvalget for status på bunkeafvikling og sagsfristoverholdelse på de udfordrede fokusområder. Ved årets udgang vil Socialudvalget blive orienteret om status på sagsfristoverholdelse og den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på alle områder. Her vil forvaltningen også tage stilling til, hvorvidt det er muligt at reducere de kommunalt fastsatte sagsbehandlingstider. Samtidig vil forvaltningen vurdere, hvilke yderligere initiativer der er behov for, for at Socialudvalgets pejlemærkemålsætning om en gennemsnitlig 90 % sagsfristoverholdelse kan opnås.