Socialforvaltningens arbejde med dokumentation

Socialudvalget og Socialforvaltningen ønsker en afbureaukratisering, som reducerer dokumentationsarbejdet og i højere grad bidrager til at give borgerne den bedst mulige indsats. Samtidig er det en målsætning at øge den andel af tiden, som personalet bruger sammen med borgerne. Denne bestræbelse er også en del af en generel samfundsmæssig dagsorden om afbureaukratisering. Forvaltningen har udarbejdet en intern undersøgelse af tid brugt på dokumentation og rekvireret en ekstern undersøgelse foretaget af Rambøll om potentialerne i værktøjet Forandringskompasset. Undersøgelserne bidrager med viden til at forenkle og reducere arbejdet med dokumentation.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager den interne tidsundersøgelse til efterretning.
2. at Socialudvalget tager den eksterne evaluering af Forandringskompasset til efterretning.
3. at Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen arbejder videre med udvikling af Borgerens Plan, som én fælles plan for myndighed og udfører, hvor Forandringskompasset er integreret.
4. at Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen arbejder videre med politiske effektmål defineret af de politiske pejlemærker og ikke anvender Forandringskompasset til politisk tilbagemelding på aggregeret niveau.
5. at Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen arbejder videre med forenkling af Akkreditering, herunder ændringer af bedømmelse, audit og navn samt reduktion af skriftlighed i ordningen.
6. at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens forslag til arbejdet med at reducere dokumentationen og øge tiden til det borgernære arbejde.

Problemstilling

Dokumentationsarbejdet er med til at danne rammen om den sociale indsats for den enkelte borger. For borgeren er dokumentation af eget sags- og hændelsesforløb også et spørgsmål om retssikkerhed. Ligeledes sikres overdragelse af information mellem medarbejderne, således at kontinuitet og faglighed sikres i den sociale indsats for den enkelte borger. På medarbejderniveau kan dokumentation bruges til faglige udvikling og fælles refleksion over målgruppe og tilgang. På forvaltningsniveau bidrager dokumentation til viden og indsigt, der er af værdi for planlægningen af og udformningen af den fremtidige sociale indsats for Socialforvaltningens forskellige målgrupper.

Et for lavt dokumentationsniveau kan betyde, at man ikke har det vidensniveau, der er centralt for at udvikle og sikre kvaliteten af den socialfaglige indsats.

Omvendt vil for meget eller unødvendig dokumentation tage medarbejdernes tid fra andet vigtigt arbejde. Særligt hvis dokumentationen opleves uden betydning for fagligheden og relationsarbejdet, og hvis formålet med dokumentationen er uklart

Løsning

På baggrund af drøftelser i Socialudvalget, internt i forvaltningen samt sammen med de faglige organisationer har Socialforvaltningen igangsat to undersøgelser af det borgerrettede dokumentationsarbejde i Socialforvaltningens tilbud. Dels en intern undersøgelse af omfanget af tid brugt på dokumentationsarbejdet (se bilag: Intern tidsundersøgelse), og dels en ekstern analyse af Forandringskompassets potentialer (se bilag: Ekstern undersøgelse af Forandringskompasset). Undersøgelserne danner grundlag for forvaltningens forslag til spor og tiltag i det fremadrettede arbejde med dokumentation.

Intern undersøgelse af tidsforbruget på borgersamvær og dokumentation i forvaltningens udførerdel

Undersøgelsen viser, at det gennemsnitlige tidsforbrug fordeler sig, som følger:

• Dokumentation: 18 %
• Borgersamvær: 41 %
• Øvrige arbejdsopgaver: 41 %
  (fordelt mellem borgerrettede opgaver, driftsrelaterede opgaver og administration)

Variationerne mellem tiden brugt på dokumentation fordeler sig således på målgrupperne: 21 % for udsatte, 19 % for psykiatri, 27 % for misbrug, 17 % for handicap og 10 % for børn og unge.

Forvaltningen vil arbejde for at øge tiden til det borgernære arbejde.

Den målte dokumentationstid er mindre end det, mange medarbejdere oplever og har givet udtryk for. Der har blandt andet været udtalelser om, at mere end 50 procent af tiden bruges til dokumentation.

Selvom dokumentationstiden "kun" er målt til 18 %, vurderer forvaltningen, at dokumentationsmængden skal reduceres Ligeledes ønsker forvaltningen at gøre den nuværende dokumentation mere meningsfuld for både medarbejdere og borgere, samt at den sker i mere direkte samspil med borgerne.

Ekstern undersøgelse af forandringskompasset

Undersøgelsen viser, at Forandringskompasset i nogen grad er lykkedes som dialogredskab i samtalen mellem borgere og medarbejdere. Forandringskompasset tilbyder medarbejderne en fælles terminologi og struktur, som bidrager værdifuldt til faglig refleksion i arbejdet med borgerne. Samtidig viser undersøgelsen, at der er potentialer i at styrke Forandringskompasset som et integreret og kvalificerende redskab til formulering af mål og retning samt opfølgning på effekten af arbejdet. Ikke mindst påpeger undersøgelsen, at det er væsentligt at bruge kompasarbejdet til at styrke den fælles indsats, der helst skal være mellem myndighed og udfører omkring borgeren.

Undersøgelsen viser også, at de steder, hvor Forandringskompasset ikke anvendes som redskab i dialog med borgeren eller i de faglige drøftelser, opleves det mindre meningsfuldt og løsrevet fra de øvrige dokumentationsopgaver.

Det er Rambølls vurdering, at der forestår en betydelig ledelsesopgave i at understøtte anvendelsen af Forandringskompasset mere meningsfuldt og i overensstemmelse med formålet. Samtidig peger undersøgelsen på et behov for støtte til at anvende Forandringskompasset som et ledelsesværktøj, da data og viden fra kompasarbejdet kun anvendes i begrænset omfang af lokale ledere til at vurdere, prioritere og udvikle indsatser.  

Rambøll vurderer, at Forandringskompasset næppe kan udfylde alle funktioner til fulde, og at der derfor er brug for at foretage nogle valg. Rambøll anbefaler, at forvaltningen beslutter, om Forandringskompasset primært skal bidrage til central ledelsesinformation og styring eller til lokal dialog, refleksion og vurdering.

De vigtigste spor og tiltag i det fremadrettede arbejde med dokumentation

Borgerens Plan = én plan
Det er Socialforvaltningens ønske at forenkle og sammensmelte de redskaber, forvaltningen i dag bruger til at sætte mål for og følge op på den fælles indsats, og for at understøtte borgerens udvikling.

Med forslaget om at myndighed og udfører sammen med borgeren laver det, der har fået arbejdstitlen Borgerens Plan, ønsker forvaltningen at efterleve ambitionen om at sætte borgeren i centrum for forvaltningens arbejde.

Borgerens Plan er en sammensmeltning af den lovpligtige handleplan (§ 52 eller § 141), planer på udførerområdet og Forandringskompasset. Intentionen kan illustreres i følgende figurer:

Nuværende model

I dag kan en borger have en eller flere handleplaner på myndighedsniveau, en eller flere handleplaner på udførerniveau, samt et eller flere forandringskompasser afhængigt af, hvor mange indsatser, enheder og tilbud borgeren er tilknyttet. Der laves opfølgning på mål i planerne både hos myndighed og udfører og dokumenteres i relation til de mål, der er i de respektive planer. Samtidig er det i dag ikke de samme elementer/temaer, der går igen gennem hele forløbet, dvs. fra udredning over plan til opfølgning. 

Fremtidig model - Borgerens Plan

Borgerens Plan er ét redskab, der følger borgeren. Den bruges af både myndighed og udfører(e) til arbejdet med målsætning for og opfølgning på indsatsen sammen med borgeren. Inddragelsen tilpasses borgerens funktionsniveau.

I arbejdet med Borgerens Plan er det de samme elementer/temaer, der går igen igennem hele forløbet, det vil sige fra udredning over plan til opfølgning.

Der er således tale om en væsentlig forenkling af og reduktion i mængden dokumentationsredskaber.

Borgerens Plan vil være en grundmodel, som tilpasses de konkrete målgrupper for at sikre, at den understøtter forskelle i behov, faglighed, metoder, tilbud og lovkrav på områderne.  

Det fælles arbejde med planen skal styrke sammenhængen mellem udredning (§ 50 eller VUM) og handleplan og sikre, at viden fra både myndighed og udfører bringes i spil, så vi i fællesskab med et helhedsblik opstiller fælles og koordinerede mål for borgeren, der understøtter borgerens behov og potentialer for udvikling. Dermed undgås flere parallelle dokumentationsprocesser, samtidig med at Borgerens Plan understøtter, at myndighed og udfører arbejder med fokus på de samme mål og dimensioner. Dette er til forskel fra i dag, hvor der er sammenfald, men forskel på dimensioner i § 50/VUM, Forandringskompas og på mål i planer for den daglige praksis.

Formålene med Borgerens Plan som én plan, der følger borgeren, er at:

• borgeren oplever styrket sammenhæng i indsats og sagsgange, bedre koordination og en højere grad af inddragelse og indflydelse på egen plan
• forenkle og reducere redskaber til og arbejdet med dokumentation
• understøtte og fremme helhed og sammenhæng i indsatsen gennem konkret dialog og fælles viden om borgeren på tværs af organisatoriske enheder
• fremme sammenhæng mellem og samarbejde om plan, progression/opfølgning og dokumentation på tværs af myndighed og udfører

Forvaltningen vil tage det bedste fra de mange eksisterende værktøjer hos myndighed og udfører og på målgruppeområderne med ind i udviklingen af Borgerens Plan som et fælles redskab. Samtidig kræver løsningen markante ændringer i samarbejdsformer og arbejdsgange i forhold til den aktuelle dokumentationspraksis for både myndighed og udfører. Ændringerne er nødvendige, for at arbejdet med Borgerens Plan kan bidrage til afbureaukratisering og modvirke risikoen for, at redskaber, som i dag opleves meningsfulde i den konkrete daglige praksis, opretholdes som skyggeredskaber. Løsningen kræver desuden fokus på balancen mellem faglige og økonomiske vurderinger, samt brug af personaleressourcer.

Forandringskompasset
Det er forvaltningens hensigt, at Forandringskompasset ikke længere skal være et selvstændigt redskab. Forslaget til Borgernes Plan vil indeholde det bedste fra Forandringskompasset, som skal bidrage til fastsættelse af mål, faglig drøftelse, opfølgning på Borgeren Plan. Dette imødekommer potentialer fundet i den eksterne undersøgelse.   

De faglige organisationer har foreslået, at Forandringskompasset gøres frivilligt. I det Borgerens Plan indeholder handleplanen, som for de fleste borgere er lovpligtig, kan Borgerens Plan ikke gøres frivillig. Forvaltningen vil undersøge, om frivillighed er en mulighed for målgrupper, hvor handleplanen ikke er lovpligtig.     

Rambøll peger i deres undersøgelse på, at Forandringskompasset i dag har for mange funktioner. Med Borgerens Plan vælger forvaltningen at styrke brugen af Forandringskompasset som dialogredskab omkring borgeren på medarbejder og ledelsesniveau. Som konsekvens foreslår forvaltningen, at det nye værktøj Borgerens Plan ikke anvendes til at udarbejde samlede aggregerede data. 

Eftersom forvaltningen fremadrettet ikke vil anvende Forandringskompasset til ledelsesinformation på forvaltningsniveau og politisk niveau, vil forvaltningen i stedet styrke arbejdet med politiske effektmål defineret af de politiske pejlemærker. Blandt andet vil forvaltningen arbejde for, at pejlemærkerne i højere grad kan opgøres på center- og tilbudsniveau, og at målinger af pejlemærkeindikatorer ikke er så tidsmæssigt forsinkede som i dag.

Akkreditering
Evalueringen af arbejdet med akkreditering i 2015 viser, at der overvejende er positive tilbagemeldinger på arbejdet med kvalitetsmodellen, akkrediteringsprocessernes bidrag til det lokale og tværgående arbejde med kvalitet, samt den aktuelle lærende og reflekterende tilgang i audit. 

De tilbud, der har investeret i medarbejder- og borgerinvolvering, oplever ordningen meningsfuld som redskab i arbejdet med kvalitet. Her bliver audit en dag, hvor man stopper op og drøfter sin faglige praksis, hvor det udefra-blik og den feedback, auditorerne tilbyder, får betydelig værdi.

Arbejdet med kvalitetsmodellen og dialogerne under audit giver værdifuld viden – lokalt og på tværs – som forvaltningen bruger i den tværgående udvikling af kvalitet i organisationen.

Samtidig efterspørger flere ledere en ordning som i højere grad imødekommer lokale behov for feedback på det, der er svært. Socialtilsynets kvalitetssikring har givet rum til at tale om udfordringer og dilemmaer og sætte øget fokus på læring og refleksion.

Tilbagemeldingerne fra medarbejdere og ledere peger på følgende forslag til ændringer i vores akkrediterings-/kvalitetsarbejde:

• At afskaffe bedømmelsen og i stedet styrke en kvalitativ og konkret feedback, som tilbuddene kan anvende i deres arbejde for at fremme og sikre kvalitet.
• At det i tilbud, som modtager Socialt Tilsyn, fremover er centerchefernes beslutning, om de enkelte centre skal modtage feedback til arbejdet med kvalitet via audit, eller om ledelsesansvaret for kvalitetssikring løftes på anden vis.
• At navnet Akkreditering for tilbud, der modtager Socialt Tilsyn erstattes med Kvalitet i SOF, for at tydeliggøre formålet med ordningen.
• At der stilles færre krav til den skriftlige del af ordningen, hvilket bidrager til en reduktion i det samlede dokumentationsarbejde.  

På de dagtilbud på voksenområdet, som ikke modtager Socialt Tilsyn, vil Socialforvaltningen fortsat varetage tilsynsforpligtigelsen via Akkreditering med obligatorisk audit. (Se bilag: Tilsyn i Socialforvaltningen)

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Socialforvaltningen vil i den videre proces:

1. udarbejde og teste de første protyper af Borgerens Plan i samarbejde med medarbejder- og lederrepræsentanter fra myndighed og udfører på de fire borgercentre

2. arbejde for, at Borgerens Plan imødekommer konkrete og målgruppespecifikke behov for viden, for at reducere i lokalt udviklede redskaber, og for at fremme en mere enkel og præcis dokumentationspraksis

3. være i løbende dialog med de faglige organisationer i arbejdet med Borgerens Plan

4. spørge Socialstyrelsen, om de vil følge arbejdet med udvikling og implementering af Borgerens Plan

5. arbejde for at frigive tid fra de øvrige arbejdsopgaver (jf. tidsundersøgelsen) til det borgernære arbejde

6. arbejde for en økonomisk styringsmodel, der er mere enkel og retfærdig, som tager hensyn til borgerens støttebehov og er mindre ressourcekrævende at benytte end den aktuelle

7. iværksætte en analyse af sundhedsfaglig dokumentation, herunder medicindokumentation og arbejdsgange, for at kortlægge god praksis og finde potentialer for forenkling

8. iværksætte en undersøgelse af tid, effektiviseringsmuligheder og understøttelse af dokumentationsarbejdet på myndighedsområdet i efteråret 2016, med kobling til udviklingen af Borgerens Plan

9. fortsætte dialog med KL og staten om forenkling af de omfattende nationale krav til dokumentation på misbrugsområdet

10. fortsætte arbejdet med forenkling, effektivisering, procesoptimering og standardisering af CSC Social, herunder fremme adgang til dokumentation mellem myndighed og udfører

11. udrulle anvendelsen af CSC på tablets (mobility) i forventning om tidsbesparelser og kvalitetsløft i arbejdet med borgerne

Socialudvalget vil blive præsenteret for en status på arbejdet med Borgerens Plan primo 2017. Socialforvaltningen forventer at kunne præsentere Borgerens Plan samt en model for de tilknyttede arbejdsgange medio 2017

Socialforvaltningen vil arbejde videre ud fra de beslutninger, der er i denne indstilling, og løbende holde Socialudvalget informeret om processer og fremskridt.

Nina Eg Hansen

/Dorte Bukdahl

Kontorchef Helle Vibeke Carstensen og kontorchef Dorte Bukdahl deltog under punktets behandling.

Punktets behandling blev indledt med et oplæg ved administrerende direktør Nina Eg Hansen.

Indstillingens 1. og 2. at-punkter blev taget til efterretning. Indstillingens øvrige at-punkter blev godkendt med bemærkning om, at Socialudvalget anmoder Socialforvaltningen om, at arbejdet med borgerens plan også tænkes på tværs af forvaltninger, således indsatsen koordineres så vidt muligt.