Status på tværgående effektiviseringsforslag til budget 2012

Socialforvaltningen indstiller,

På baggrund af beslutningen om Københavns kommunes flerårige effektiviseringsstrategi i budgetaftalen for 2011, skal kommunen i 2012 udarbejde effektiviseringsforslag for i alt 250 mio. kr. Effektiviseringsforslagene består af forvaltningsspecifikke effektiviseringer for 200 mio. kr., hvortil Socialudvalget i forbindelse med sit budgetbidrag har fremsendt forslag for 38,8 mio. kr.

Derudover skal der samlet findes 50 mio. kr. ved tværgående effektiviseringsforslag, der dog konkret er reduceret til et krav om minimum 27 mio. kr. i nye effektiviseringer i 2012, fordi effekten af effektiviseringstiltag igangsat i 2011 med stigende profil fratrækkes.

Forvaltningerne har til brug for budget 2012 i regi af en fælles styregruppe udarbejdet udkast til 12 forslag, der indgår som bidrag til Økonomiudvalgets juniindstilling om budgetforslag 2012. Disse 12 forslag har i de foreliggende udkast et samlet provenu på i alt ca. 49 mio. kr., som derved overstiger det fastsatte minimumsprovenu på 27 mio. kr. 10 af de 12 forslag berører Socialudvalget med et samlet provenu i de foreliggende udkast på ca. 9 mio. kr.

Forslagene er fortsat under bearbejdning med henblik på, at konkretisere dem yderligere og fremlægge en prioriteret liste med et samlet potentiale på 50 mio. kr. i 2012. Særligt forslagene vedr. indkøb og HR-området må forventes at skulle konkretiseres yderligere, så implementeringskonsekvenser og –forudsætninger fremstår tydeligere.

Indholdet i de foreliggende udkast beskrives nedenfor (er vedlagt som bilag 1).

I nedenstående tabel 1 ses en samlet oversigt over de skønnede effektiviseringspotentialer i de forslag, der berører Socialudvalget.

Tabel 1: Skønnede effektiviseringspotentialer SUD og KK

* Effektiviseringspotentialet indhentes først fra 2013

I det nedenstående er formålet med de 8 forslag kort beskrevet. Der henvises i øvrigt til de vedlagte bilag med projektbeskrivelser.

Fælles borgerservicesystem: Ved at implementere et vidensstøttesystem på tværs af kommunens forvaltninger er formålet at flytte flere borgerhenvendelser fra personlige til digitale og telefoniske henvendelser samt kvalificere vedligeholdelse og information på kk.dk. Besparelsen vil ligge i en mindre reduktion i det antal af medarbejdere, der i dag håndterer borgerhenvendelser

Borgerkalender og NemSMS: Formålet er at tilbyde en fælles SMS løsning på tværs af kommunale institutioner for derved at lette borgernes adgang til at modtage eksempelvis påmindelser om aftaler med sagsbehandlere og skemaændringer fra skoler mv. Besparelsen ligger i mindre spildtid hos administrative sagsbehandlere.

Udrulning af doc2mail, version 2: Ved at implementere en ny version af doc2mail vil det i vidt omfang være muligt for borgerne at besvare kommunens elektroniske henvendelser digitalt. Dette muliggør en besparelse i forhold til håndtering af disse retursvar, ligesom det letter arbejdet med posthåndtering og indscanning. Besparelsen vil ligge i en mindre reduktion i det antal af medarbejdere, der i dag håndterer borgerhenvendelser og håndterer post.

Styrket borgerkontakt: Ved at introducere forvaltningsmedarbejdere til kendte teknikker inden for konfliktmægling er formålet at imødekomme, mindske og smidiggøre arbejdsprocesserne i forbindelse med klagesager mv. Eksempelvis kan borgerne kontaktes telefonisk eller via andre mindre formelle dialogmetoder, inden sager går i hårdknude. Forslaget forventes at give øget medarbejdertilfredshed. Vurderingen af et evt. besparelsespotentiale i forhold til sagsbehandlerne udestår til budget 2013

Oprydning på print/kopiområdet: Ved at gennemgå og vurdere hver enkelt institution/enheds behov for printere og kopimaskiner er formålet at opsige de nuværende leverandørkontrakter, såfremt disse ikke er økonomisk fordelagtige og i stedet tilbyde billigere løsninger via KS. Besparelser ligger i priserne på kopimaskiner/antallet af maskiner og forventes ikke at have personalemæssige konsekvenser

Effektiviseringsforslag på HR-området: Forslaget består af 6 delforslag nemlig 1) effektivisering af mødekultur, 2) fjernelse af muligheden for tjenestefri med løn ved begivenheder der ikke er relevante for arbejdspladsen (eksempelvis flytning og bryllup), 3) fuldstændig overgang til digitale lønsedler, 4) nye indkøbsordninger på lederuddannelser på diplomniveau, 5) strategisk målretning af uddannelsestilbud og 6) effektivisering af persontransport som følge af implementering af miljøpolitik. Der arbejdes pt. videre på konkretisering af forslaget, så de forventede konsekvenser, herunder fordelingen på driftseffektiviseringer (billigere indkøb) og peronalereduktioner (færre fridage, kortere møder) fremstår tydeligere

Effektivisering af indkøbsområdet: Ved at omorganisere de udbud, der falder ind under kommunens centrale obligatoriske aftaler i form af dels nye udbud og dels genudbud er formålet at etablere flere og bedre centrale og obligatoriske indkøbsaftaler. Indkøbsområderne vælges på baggrund af kommunens indkøbsvolumen på det pågældende område, samt markedets karakter og antallet af mulige leverandører. Forslaget er pt. under nærmere afklaring, særligt med henblik på at vurdere, på hvilke områder der reelt kan forventes reducerede priser som følge af nye udbud. Såfremt det endelige forslag bliver koblet til konkrete indkøbsaftaler med reelt effektiviseringspotentiale vil forslaget ikke have personalemæssige konsekvenser.

Bedre anvendelse af IT: Ved at udvikle en it-løsning, der kobler brugerident med de it-ydelser, der er koblet til den enkelte medarbejder, er formålet at lette og i højere grad automatisere frameldelser af IT, når en medarbejder fratræder sin stilling.

Implementering af nyt ESDH-system: I forbindelse med udbud af Kommunens eksisterende ESDH-løsning er omkostningerne til vedligehold og support af systemet blevet reduceret. Forslaget er fortroligt og endnu under udarbejdelse.

Standardisering og samling af hjemtagelsen af dagepengerefusioner: Ved at standardisere processerne omkring hjemtagelse af dagpengerefusion, samle opgaven i en central enhed og udvikle en moderne og intuitiv brugergrænseflade til indberetning af fravær forventes der dels driftsbesparelser på området, og dels øgede indtægter som følge af at refusionen i højere grad hjemtages korrekt.

Der arbejdes fortsat med at kvalificere forslaget, og der foreligger endnu ikke et bud på en fordelingsnøgle mellem forvaltningerne.

Se ovenfor.

De tværgående effektiviseringsforslag er forelagt ØU den 7. juni 2011 og indgår herefter i budgetforhandlingerne. De endelige forslag forventes at foreligge primo august. Socialforvaltningen vil på det første møde efter sommerferien orientere Socialudvalget om eventuelle problemstillinger i forhold til implementeringen, såfremt de endelige forslag giver anledning hertil.

Indstillingen blev godkendt.