Direktionsnotat om løbende revision for 2010 eksklusive områder omfattet af statsrefusion

Socialforvaltningen indstiller:
    - at Socialudvalget tager orienteringen om Deloittes direktionsnotat med forvaltningens kommentarer og tiltag til efterretning (jf. bilag 1-2)

Som led i den samlede revision af Københavns Kommunes regnskab for 2010 rapporterer kommunens revisor (Deloitte) løbende deres observationer, konklusioner og anbefalinger til de enkelte forvaltningers direktioner i form af direktionsnotater. Deloitte sammenskriver de væsentligste bemærkninger fra de respektive forvaltninger i en Revisionsberetning for 2010, der forventes at foreligge til september 2011. Borgerrepræsentationen har besluttet, at direktionsnotater vedrørende den løbende revision med forvaltningens kommentarer og tiltag skal forelægges for udvalgene løbende.

Revisionen har den 19. maj 2011 fremsendt direktionsnotat om løbende revision for 2010 eksklusive områder omfattet af statsrefusion (tidligere benævnt årsregnskabsrevision). Socialudvalget har på mødet den 6. april 2001 fået forelagt direktionsnotat om løbende revision på områder med statsrefusion (gennemgang af personsager) til regnskab 2010.

Direktionsnotatet indeholder dels revisors observationer, risikovurdering og anbefalinger vedrørende regnskab 2010, dels opfølgning på 19 observationer fra revisoinsberetningen vedrørende regnskab 2009.

Konklusion på anbefalinger fra 2010.
Revisor har til regnskab 2010 gennemgået 5 revisionsområder, heraf 4 fælles områder på tværs af alle forvaltninger og ét område specifikt for Socialforvaltningen (brugerbetalinger).

1. Ledelsens budgetopfølgning: Revisionsområdet har ikke givet revisor anledning til bemærkninger på Socialforvaltningens område.
2. Ledelsestilsyn i forvaltningen: Revisor vurderer, at der er en risiko for, at ledelsen ved kun én årlig rapportering af ledelsestilsyn ikke tilstrækkelig hurtigt får overblik over konstaterede mangler, herunder de økonomiske konsekvenser samt fejlniveau i lønadministration og regnskabsforvaltning. Forvaltningen er enige med revisionen i risikovurdering, samt at der er behov for at revurdere årshjulet for forvaltningens tilsyn. Opgaven forventes afsluttet september 2011.
3. Forretningsgange for afholdelse af omkostninger til repræsentation og til rejser bør efter revisiors opfattelse udbygges med supplerende forretningsgange og interne kontroller. En arbejdsgruppe under sekretariatschefkredsen i Borgerrepræsentationens Sekretariat har udarbejdet et nyt fælles regelsæt til brug i forvaltningerne. Forvaltningen afventer den videre politiske godkendelsesproces, hvorefter der vil blive taget stilling til på hvilke punkter, der eventuelt kan være behov for supplerende forretningsgange specifikt for Socialforvaltningen. Opgaven forventes afsluttet september 2011.
4. Omkonteringer og risiko for fiktive eller uautoriserede transaktioner: Revisionsområdet vurderes overordnet set som relativt betryggende. Deloitte har overfor Koncernservice anbefalet, at nye fælles retningslinjer udarbejdes og implementeres hurtigst muligt. Socialforvaltningen vil tilpasse forvaltningens nuværende retningslinjer til strukturen i fælles retningslinjer fra Koncernservice, når disse foreligger. Kontoret for Regnskab følger op på revisionsområdet, når retningslinjer fra Koncernservice er modtaget.
5. Brugerbetaling: Revisor konkluderer, at forvaltningens administration af indtægter fra brugerbetalinger i 2010 har vist betydelige fejl og mangler. Som følge heraf vurderer revisor, at der er risiko for, at kommunen ikke lever op til gældende bestemmelser og samtidig lider et indtægtstab som følge heraf. Kritikken kan navnlig henføres til, at revisors gennemgang af området har afdækket, at der på en række af forvaltningens botilbud for voksne i gennem nogle år ikke er sket en tilstrækkelig regulering af beboerbetalingerne (for dels husleje, el og varme og dels kost, vask og rengøring mv.).Socialforvaltningen er enig i revisors vurdering og vil følge anbefalingerne om at tilrettelægge bedre processer og systemer, der kan bevirke en sikker, korrekt og effektiv indtægtsadministration, herunder i højere grad at samle administrationen af indtægterne på området. Socialforvaltningen vil til august 2011 forelægge en sag for Socialudvalget om revurdering af taksterne for ophold i botilbud og øvrig brugerbetaling med henblik på efterfølgende indsarbejdelse i budget 2012. Herudover forventes opgaven med tilrettelæggelse af bedre processer og systemet på området afsluttet i september 2011. Der henvises til bilag 2 for en nærmere vurdering af de økonomiske konsekvenser samt for forvaltningens tiltag på området.

Opfølgning på ikke afsluttede observationer fra 2009.
Revisor har endvidere foretaget opfølgning på observationer fra revisionen af regnskab 2009. Ud af i alt 19 observationer fra 2009 har revisor fundet, at ledelsens initiativer på 9 områder nu er afsluttede. Blandt de ikke-afsluttede områder er tre observationer med revisionsbemærkninger fra 2009 og syv observationer inden for kategorien "øvrige forhold".

For de tre ikke-afsluttede områder med revisionsbemærkninger er den aktuelle status følgende:

1. Systemafstemninger: Ansvaret for området er overført til  Koncernservice/Økonomiforvaltningen
2. Administration af brugeradgange til IT-systemer: Ansvaret på området er overført fra Socailforvaltningen til Koncernservice
3. Løn, dagpengerevision: Koncernservice har ultimo april 2011 fremsendt udkast til en fælles forretningsgang. Socialforvaltningen forventer at have implementeret det nye regelsæt inden juli 2011. 

For de ikke-afsluttede observationer i kategorien øvrige forhold er status følgende:

• Løn, tilstedeværelseskontrol samt Institutionsbesøg, bogføring af beboermidler: Handleansvaret er overført til Koncernservice.
• Risikostyringsproces anses af forvaltningen for at være afsluttet.
• Takstberegninger: Forvaltningen forventer, at omberegning af taksterne er afsluttet ved udgangen af maj måned 2011.
• Forretningsgangsbeskrivelser, Opkrævning for institutionspladser samt Institutionsbesøg, kassevirksomhed: Forvaltningen forventer, at initiativerne er afsluttet i september 2011.

 

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser.

 Anette laigaard
                                                   Sven Bjerre

Kontorchef Kasper Håkanson og Partner i Deloitte Peter Meisner Sørensen samt Senior Manager Bo Keis overværede punktets behandling.

 

Indstillingen blev godkendt.