Status på koncernanalysen, maj 2024

Resumé

Socialudvalget får hermed en status på forvaltningens Koncernanalyse i SOF, som udvalget blev orienteret om den 13. december 2023. Koncernanalysen skal føre til spare- og investeringsforslag for mindst 250 mio. kr. årligt, når alle forslag er fuldt indfaset. Udvalget fik senest en status på budgetseminaret i februar 2024, og efterfølgende blev det første investeringsforslag vedtaget ifm. Overførelsessagen 2023-2024. Socialudvalget skal tage stilling til yderligere investerings- og effektiviseringsforslag den 19. juni og 14. august 2024.  

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller:

1. at Socialudvalget tager status på Koncernanalyse i SOF til efterretning
2. at Socialudvalget tager oversigt over igangsatte analyser til efterretning, jf. bilag 1.

Problemstilling

Socialforvaltningen står aktuelt i en svær økonomisk situation pga. en betydelig udgiftsvækst, fordi der er flere borgere, der har brug for hjælp samtidig med, at deres behov er blevet mere komplekse. Dertil kommer stigende enhedspriser på købte botilbud. Alle landets kommuner oplever dette strukturelle pres på socialområdet, og forvaltningen har i mange år arbejdet med at imødegå det gennem interne besparelser og omprioriteringer samt faglige og økonomiske omstillinger. Den aktuelle økonomiske situation og udsigten til et fortsat udgiftspres betyder imidlertid, at forvaltningen har behov for at finde yderligere løsninger til faglig og økonomisk optimering af forvaltningens drift og indsatser.

Løsning

Socialforvaltningen igangsatte i december 2023 Koncernanalysen i SOF, der er forvaltningens eget analysearbejde, som skal føre til spare- og investeringsforslag for mindst 250 mio. kr. årligt, når alle forslag er fuldt indfaset.

Forvaltningen er med koncernanalysen i gang med et omfattende analysearbejde ift. at afdække mulighederne for økonomisk optimering og faglig omstilling af forvaltningens opgaver. Koncernanalysen ser også på samarbejdet med civilsamfundet, fonde mv. ift. løsning af opgaver gennem f.eks. partnerskaber.

På nuværende tidspunkt er der igangsat 18 analyser, jf. bilag 1. Første delanalyse vedr. optimering af egenbetaling fra borgere er afrapporteret, og investeringsforslaget blev vedtaget ifm. Overførelsessagen 2023-2024.

Effektiviserings- og investeringsforslag på vej til udvalget
Forvaltningen er ved at afslutte en række igangværende analyser. Resultatet heraf ventes forelagt Socialudvalget 19. juni 2024. Det drejer sig om følgende:

Effektiviserings/besparelsesforslag til behandling: 

• Konsolidering af køb af støttende indsatser på børneområdet. Forslag om at reducere udgifterne til eksterne køb af familiebehandling og kontaktperson gennem styrket indkøbsadfærd (øget fokus på pris, inddragelse af indkøbspartner ifm. køb mv.).
• Færre udgifter til madservice. Forslag om at reducere udgifterne til madservice på forvaltningens bo- og døgntilbud, så de tilpasses til forvaltningens indtægter fra borgernes betaling for madservice, gennem skift til billigere leverandører mv.
• Reduktion i serviceniveau i uvisiterede tilbud. Forslag om at reducere udgifterne til uvisiterede aktivitets- og samværstilbud gennem omlægninger og færre kommunale tilbud.

Investeringsforslag, der kræver investeringsmidler i Budget 2025

• Centralisering af IT-driftsopgaver. Forslag om at samle en række IT-driftsopgaver, som i dag ligger spredt i forvaltningen, i én enhed mhp. at styrke det faglige miljø og reducere det samlede ressourceforbrug.
• Markedsafdækning ved køb af botilbudspladser. Forslag om at styrke kompetencerne omkring visitation til og køb af botilbudspladser mhp. at indhente besparelser på købte pladser.

Forslaget om at reducere i serviceniveauet i uvisiterede tilbud indebærer en reduktion i serviceniveauet for de borgere, der benytter tilbuddene. De øvrige forslag indeholder ikke direkte serviceforringelser for borgerne. Der vil dog være konsekvenser af forslagene, der får betydning for borgerne, f.eks. når forvaltningen gennem styrket indkøberadfærd i højere grad anvender billige leverandører af sammenlignelige ydelser, eller arbejder mere målrettet efter kommunens mad-og måltidsstrategi. 

Det er forvaltningens oplæg, at de forslag, der forelægges udvalget til juni, primært anvendes til at nedbringe ubalancen i Socialforvaltningens økonomi og således indgår som forudsætninger i budgetlægningen for 2025.

Den 14. august 2024 planlægger forvaltningen at kunne forelægge endnu en håndfuld analyser. Det gælder bl.a. håndtering af overgangen fra barn til voksen for eksterne borgere på kommunens tilbud og bedre inddragelse af civilsamfund. Hertil kommer en større analyse af den administrative organisering i forvaltningen med henblik på administrative besparelser i forvaltningen. 

Analyse af administrativ organisering
Forvaltningen gennemfører i samarbejde med konsulentfirmaet Implement en analyse af potentialerne for administrative effektiviseringer og organisering i Socialforvaltningen. Der arbejdes aktuelt på at formulere de forslag til tilpasninger, der forelægges udvalget i august. Analysen har undersøgt ressourceforbrug, arbejdsgange og serviceniveau inden for

• budget og budgetopfølgning
• fakturabetaling, udlæg og betalingskort mm.
• løn, personale og HR
• faglig udvikling og understøttelse samt politisk betjening
• IT, digitalisering, data og ledelsesinformation
• vagtplanlægning

Analysen ventes at munde ud i forslag, der forenkler de administrative processer, reducerer serviceniveauer og tilpasser organiseringen, så den i højere grad understøtter en effektiv opgaveløsning. Med forslagene ventes Socialudvalgets måltal for administrative besparelser frem mod 2030 at blive fuldt indfriet. 

Status på socialfagligt spor
Et centralt spor i koncernanalysen er fortsat faglig omstilling af Socialforvaltningens indsatser. Det gælder særligt området for botilbud, som udgør knap 1/3 af Socialforvaltningens samlede udgifter (2,4 mia. kr. i budgettet for 2024), og som er et område i vækst. Aktuelt bor ca. 2.600 københavnerborgere på midlertidige og længerevarende botilbud.

I analysen undersøges det bl.a., om der er borgere, hvor der i højere grad end i dag skal tænkes i alternativer til botilbud. Det gælder både ift., hvem der visiteres til botilbud og ift. borgere, der allerede bor på botilbud, men vurderes at kunne hjælpes ud i egen bolig med støtte. Ved at sikre kortere ophold på botilbud bliver det muligt at hjælpe flere borgere med de samme pladser. Et særligt fokus er på ungegruppen på midlertidige botilbud, hvor det er forvaltningens vurdering, at der er et potentiale ved at omlægge indsatsen, så flere støttes til et selvstændigt liv i egen bolig. En sådan omlægning skal naturligvis ske med blik for manglen på billige boliger i København.

Herudover undersøges det i koncernanalysen, om der er potentiale ved at anvende forvaltningens botilbudskapacitet bedre. Det er forvaltningens hypotese, at det i et vist omfang kan svare sig i højere grad at købe mindre specialiserede pladser og i stedet anvende forvaltningens egen kapacitet til mere specialiserede pladser med højere pladspris. En sådan omlægning vil også være relevant i lyset af den kommende specialeplan, som regeringen har varslet. 

En faglig omstilling af botilbudsområdet er en kompleks og omfattende opgave, som det vil tage år at gennemføre. De første større forslag forelægges udvalget frem mod Overførelsessagen 2024/2025.  

Følgegruppe
Forvaltningen har nedsat en følgegruppe til koncernanalysen, som består af medarbejderrepræsentanter udpeget af HovedMED. Følgegruppen har fået en overordnet præsentation koncernanalysens spor med fokus på udvalgte igangsatte analyser under hvert spor. Følgegruppen af er kommet med konkrete input til opmærksomhedspunkter og metoder i de udvalgte analyser, som koncernanalysens arbejdsgruppe har taget med i det videre arbejde med analyserne. Det gælder særligt ift. medarbejderperspektivet på de igangsatte analyser, hvor følgegruppen bl.a. har givet kommentarer til konkrete foreløbige fund i administrationsanalysen. Der vil fortsat blive afholdt møder mellem arbejdsgruppen og følgegruppen med fokus på relevant inddragelse af følgegruppen i udarbejdelsen af de forskellige analyser.

Overordnet tidsplan
Socialudvalget forelægges næste indstilling vedr. koncernanalysen i juni 2024. 

Effektiviserings/spareforslag vil løbende blive forlagt udvalget, efterhånden som de bliver klar. Forslag, der kræver investering, vil blive forelagt udvalget ifm. de kommende forhandlinger om budget og overførelsessagerne.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Socialudvalget forelægges næste indstilling vedr. koncernanalysen i juni 2024. Her vil forvaltningen også præsentere en særskilt sag til første drøftelse af civilsamfundsområdet (et af koncernanalysens seks spor).

Mikkel Boje

                                                        / Anders Johannes Kristensen

Indstillingen blev taget til efterretning.

Kontorchef Anders Johannes Kristensen deltog under punktets behandling.