Påvirkning af opgavevaretagelsen ved implementering af nye fagsystemer på børn myndighed og i hjemmeplejen

Resumé

I marts 2020 skal Borgercenter Hjemmepleje have et nyt fagsystem, CURA, til understøttelse af myndighedsarbejdet på børneområdet. Endvidere skal myndighedsområderne i Borgercenter Børn og Unge og Borgercenter Handicap i foråret 2020 have et nyt fagsystem, Digitalisering - Udsatte Børn og Unge, til understøttelse af myndighedsarbejdet på børneområdet. I forbindelse med implementeringerne vurderes det, at områderne i en periode vil opleve et produktivitetstab som følge af, at medarbejderne skal uddannes i de nye systemer, og at det tager tid at blive fortrolig med systemerne. Derfor vil dagligdagsopgaver tage længere tid.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager orienteringen til efterretning.

Problemstilling

CURA implementeres i Borgercenter Hjemmepleje i marts 2020 og erstatter det nuværende fagsystem CSC-Omsorg. CSC-Omsorg udskiftes dels på baggrund af en løbende lovmæssig forpligtelse af konkurrenceudsættelse af systemer og dels understøttelse af ny national og lovpligtig sundhedsfaglig metode Fælles Sprog III (FSIII). Implementeringen af CURA sker i tæt samarbejde med Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, der bruger CURA som sit primære fagsystem. Systemet er rettet mod sundheds- og omsorgsopgaver og er velafprøvet i 39 andre kommuner.

CURA og FSIII forventes at forbedre kvaliteten af dokumentationen og i kommunikationen mellem medarbejderne og med sundhedssektoren generelt. Samtidig får forvaltningen med CURA en længe efterspurgt mobil understøttelse af arbejdet via en tablet eller smartphone, hvilket giver øget fleksibilitet og mulighed for at dokumentere arbejdet, mens medarbejderne er hos borgerne.

Digitalisering - Udsatte Børn og Unge (DUBU) implementeres i Borgercenter Børn og Unge i perioden marts-april 2020 og i Borgercenter Handicap i perioden april-maj 2020. Det erstatter det nuværende fagsystem CSC-Social, som skal udskiftes dels på baggrund af en løbende lovmæssig forpligtelse af konkurrenceudsættelse af systemer og dels understøttelse af de krav, der er til et moderne fagsystem, herunder enkel journalisering. DUBU indebærer samtidig introduktion af ny socialfaglig sagsbehandlings- og udredningsmetode (”Integrated Children’s System” (ICS)) samt brug af ydelseskatalog. DUBU er en fælles offentlig it-løsning, der understøtter myndighedsarbejdet på børneparagrafferne. En ny og forbedret version af DUBU blev implementeret i over 70 andre kommuner i januar 2019.

DUBU forventes at forbedre understøttelse af lovmedholdelighed og fristoverholdelse. DUBU vil også understøtte arbejdet med borgeren gennem bedre kvalitet i udredningerne og forbedret overblik over afgørelser og dokumentation.

Implementeringen af DUBU/ICS og CURA/FSIII indebærer, at enhederne både skal tilegne sig viden om nye faglige metoder og benytte nye it-systemer via målrettet undervisning. Det tager naturligt tid at blive fortrolig med systemerne og metoderne. Derfor vil dagligdagsopgaver kunne tage længere tid. Tidligere omstillinger i borgercentrene og erfaringer fra de andre kommuner, der har implementeret systemerne og metoderne, viser, at en omstilling af det omfang kræver ekstra tid og medfører, at medarbejderne kan varetage færre arbejdsopgaver, indtil de har vænnet sig til det nye system og metode. Dette kan ikke undgå at påvirke det daglige arbejde i en periode.

Løsning

Borgercentrene har iværksat en række tiltag i forhold til at minimere produktivitetsnedgangen.

På børneområdet er der udarbejdet handleplaner for, hvordan enhederne kan være på forkant af frister og sagstrin i de enkelte sager inden selve implementeringsperioden, ligesom de prioriterer de mest kritiske opgaver for de berørte områder først.

Borgercenter Hjemmepleje udarbejder handleplaner for, hvordan medarbejderne bedst muligt kan gennemføre efterregistreringen på borgerne, samt prioriterer at medarbejderne løfter de mest kritiske opgaver først.

Der indføres herudover ”frozen zone” fra marts 2020 og frem til sommeren 2020, hvor nye udviklingstiltag, kompetenceudvikling, mm. så vidt muligt udskydes eller begrænses, indtil områderne har indhentet det forventelige produktionstab. Der etableres såkaldt ”hypercare” i implementeringsperioden, hvor der etableres ekstra hjælp til medarbejderne både i borgercentrene og via digitaliseringskontoret eller Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (som er ejere af CURA) samt Koncern IT.

Uanset tiltagene vil der dog være en lavere produktivitet i en periode. Implementeringsprocessen kan få betydning for overholdelsen af lovbestemte frister, blandt andet afholdelsen af børnesamtaler/inddragelse af familien inden for fristerne. Endvidere er der risiko for, at der i en periode kommer et øget vikarforbrug i Borgercenter Hjemmepleje, ligesom sygeplejen kan varetage færre arbejdsopgaver, indtil de har vænnet sig til de nye systemer og metoder.

Borgercenter Handicap vil kommunikere om ressourcepresset til Centerrådet og til borgerne i Telehuset.

Økonomi

Indstillingen har ikke nogen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Socialforvaltningen implementerer tiltagene under løsning for at nedbringe produktivitetstabet.

Nina Eg Hansen

                                                 / Ina Corydon

Kontorchef Ina Corydon deltog under punktets behandling.

Punktet blev behandlet sammen med punkt 7.

Indstillingen blev taget til efterretning.