Mødedato: 14.11.2012, kl. 16:00
Mødested: Rådhuset, stuen, værelse 8
Orientering om Intern Revisions vurdering af Socialforvaltningens Rapport vedrørende undersøgelse af registreringer i BUS-systemet i Børnefamiliecenter København
Se alle bilag
Til top
Intern Revision har i et samarbejde med Borgerrådgiveren udarbejdet en rapport om Registreringer, jf. servicelovens krav til opfølgning i børnesager, i Børnefamiliecenter København. Forvaltningen ønsker, at Socialudvalget tager rapporten til efterretning.
Indstilling og beslutning
Socialforvaltningen indstiller,
1. At Socialudvalget tager Intern Revisions rapport om Registreringer, jf. servicelovens krav til opfølgning i børnesager, i Børnefamiliecenter København til efterretning, jf. bilag 1.
1. At Socialudvalget tager Intern Revisions rapport om Registreringer, jf. servicelovens krav til opfølgning i børnesager, i Børnefamiliecenter København til efterretning, jf. bilag 1.
Problemstilling
I december 2011 blev der i dagbladet Politiken rejst kritik af registreringspraksis i forhold til kommunens IT-registreringssystem for børne- og ungesager (BUS-systemet) i Børnefamiliecenter København. I den forbindelse gennemførte Socialforvaltningen en undersøgelse af ca. 200 registreringer, og udarbejdede en rapport på baggrund af resultaterne. Socialforvaltningens Rapport vedrørende undersøgelse af registreringer i BUS-systemet i Børnefamiliecenter København blev fremlagt for udvalget i marts måned.
Intern Revision har i samarbejde med Borgerrådgiveren og i overensstemmelse med Borgerrådgiverudvalgets og Revisionsudvalgets anmodning vurderet forvaltningens rapport. Deres vurdering er, at Socialforvaltningens undersøgelse ikke er statistisk repræsentativ og tilstrækkelig robust til at udgøre et hensigtsmæssigt grundlag for at bedømme omfanget af urigtige registreringer, samt at forvaltningen ikke i tilstrækkelig grad har afdækket årsagerne til, at sådanne fejlagtige registreringer finder sted. Det er også Revisionens vurdering, at undersøgelsen ikke giver belæg for at afvise, at der hersker systematisk tilsigtet snyd. Dog vurderer Revisionen, at de af Socialforvaltningen iværksatte tiltag imødekommer de konstaterede problemstillinger i forhold til registreringspraksis.
Intern Revision har i samarbejde med Borgerrådgiveren og i overensstemmelse med Borgerrådgiverudvalgets og Revisionsudvalgets anmodning vurderet forvaltningens rapport. Deres vurdering er, at Socialforvaltningens undersøgelse ikke er statistisk repræsentativ og tilstrækkelig robust til at udgøre et hensigtsmæssigt grundlag for at bedømme omfanget af urigtige registreringer, samt at forvaltningen ikke i tilstrækkelig grad har afdækket årsagerne til, at sådanne fejlagtige registreringer finder sted. Det er også Revisionens vurdering, at undersøgelsen ikke giver belæg for at afvise, at der hersker systematisk tilsigtet snyd. Dog vurderer Revisionen, at de af Socialforvaltningen iværksatte tiltag imødekommer de konstaterede problemstillinger i forhold til registreringspraksis.
Løsning
Socialforvaltningen er grundlæggende ikke enig i Revisionens kritik og finder den gennemførte analyse anvendelig. Ud fra en afvejning og prioritering af hensyn til tidspres, aktuel viden om registreringspraksis og grundigt analysearbejde, er det Socialforvaltningens opfattelse, at resultaterne fra stikprøveundersøgelsen er brugbare, og at grundlaget for de konklusioner, som er draget i rapporten, er tilstrækkeligt.
Omfanget af den gennemførte stikprøveundersøgelse bør ses i lyset af, at Socialforvaltningen fandt det helt afgørende at handle hurtigt på den rejste kritik for at få afklaret, om der kunne være hold i de rejste påstande vedrørende registreringspraksis i Børnefamiliecenter København. Det er Socialforvaltningens opfattelse, at den rejste kritik i Politiken gik på, at der systematisk blev registreret opfølgninger uden, at der var foretaget nogen form for sagsbehandling i forbindelse med registreringen. Socialforvaltningen vurderede derfor, at det i stikprøveundersøgelsen alene var relevant at undersøge registreringspraksis og ikke, om lovgivningens krav til sagsbehandlingen – herunder kvaliteten i sagsarbejdet – i forbindelse med en opfølgning var opfyldt, eller eventuelle incitamenter i forhold til forkert registreringspraksis. Denne udfordring om kvalitet i sagsbehandlingen håndteres i stedet i det løbende ledelsestilsyn samt i forbindelse med Socialforvaltningens ”Handleplan om kvalitet i sagsbehandlingen og sikker økonomistyring”.
Den udtagne stikprøve udgør 6,5 pct. af alle sager i Børnefamiliecenter København, hvor forvaltningen har en opfølgningsforpligtelse, og stikprøven har efter forvaltningens opfattelse en sådan størrelse, at den i et vist omfang kan afdække, om der var belæg for at antage, at der foregik systematisk registreringssnyd. Det er endvidere forvaltningens opfattelse, at stikprøveundersøgelsen har givet os en meget værdifuld viden om, hvilke uklarheder, der har været forbundet med registreringspraksis i BUS-systemet, som har gjort os i stand til at handle relevant i form af iværksættelse af konkrete initiativer på området allerede i marts måned.
En stor del af Intern Revisions kritik går på den analysemetode, som Socialforvaltningen har anvendt i forbindelse med stikprøveundersøgelsen. I det følgende vil der blive redegjort for Socialforvaltningens bemærkninger hertil.
Socialforvaltningen er ud fra en stringent statistisk tilgang principielt enig med Revisionen i denne kritik. Det er dog Socialforvaltningens vurdering, at disse høje statistiske krav ikke var nødvendige med henblik på at afdække, om der foregik systematisk registreringssnyd.
Analysemetode
Intern Revision kritiserer, at den udvalgte stikprøve ikke er statistisk repræsentativ, herunder at der ikke er taget højde for stratificering (underopdeling) af stikprøven i udvælgelse eller behandling af data, stikprøvens tidsmæssige fordeling samt usikkerheden omkring de fundne resultater (såkaldte konfidensniveau/-intervaller).
Socialforvaltningen er enig i, at stikprøven ikke er statistisk repræsentativ pga. udvælgelsen og efterbehandling af data. Stikprøven er stratificeret (underopdelt) efter de 8 børnefamilieenheder i myndighedscenteret, hvorfra der er udtaget et ligeligt antal sager til analysen. På baggrund af denne stikprøve konkluderes der i rapporten om registreringspraksis på tværs af Børnefamiliecenter København. Da antallet af samtlige sager i kommunen (populationen) ikke er jævnt fordelt mellem de otte børnefamilieenheder, og da der ikke tages højde for dette i hverken udvælgelsen af stikprøven eller selve analysen af de samlede resultater for Børnefamiliecenter København, viser stikprøven ikke et fuldt repræsentativt billede af populationen. Dette indebærer, at resultaterne for enkelte børnefamilieenheder er overrepræsenteret, mens resultaterne fra andre børnefamilieenheder er underrepræsenteret i den samlede vurdering af resultaterne på tværs af Børnefamiliecenter København.
Socialforvaltningen er ikke enig i, at en tidsmæssig skæv fordeling gør, at stikprøven ikke er statistisk repræsentativ. Stikprøven er udtaget således, at det er de nyeste registreringer af opfølgninger i sagerne, der medtages i analysen. Socialforvaltningen er af den opfattelse, at den rejste kritik i Politiken ikke var rettet imod en bestemt periode, men at kritikken gjorde sig generelt gældende for registreringspraksis i løbet af hele året. Det var derfor ikke forvaltningens mål med rapporten at vise, hvordan registreringspraksis ser ud over et helt år eller på et bestemt tidspunkt i løbet af året, men derimod at vise et så aktuelt billede af registreringspraksis i Børnefamiliecenter København som muligt.
Intern Revision kritiserer også, at usikkerheden omkring undersøgelsens resultater ikke er angivet i rapporten. Usikkerhed kan udtrykkes ved hjælp af konfidensniveau og konfidensintervaller. Socialforvaltningen har beregnet stikprøven på baggrund af et 95 pct. konfidensniveau og 6,5 pct. konfidensintervaller, som betyder, at de fundne resultater med 95 pct. sikkerhed er gældende for den seneste opfølgning i enhver tilfældig udvalgt sag i Børnefamiliecenter København, men at resultaterne kan svinge med +/- 6,5 pct. Socialforvaltningen undlod at medtage disse oplysninger i rapporten ud fra en opfattelse af, at sådanne tekniske detaljer hverken er nødvendige eller gavnlige i forhold til en almindelig forståelse af undersøgelsens resultater.
Omfanget af den gennemførte stikprøveundersøgelse bør ses i lyset af, at Socialforvaltningen fandt det helt afgørende at handle hurtigt på den rejste kritik for at få afklaret, om der kunne være hold i de rejste påstande vedrørende registreringspraksis i Børnefamiliecenter København. Det er Socialforvaltningens opfattelse, at den rejste kritik i Politiken gik på, at der systematisk blev registreret opfølgninger uden, at der var foretaget nogen form for sagsbehandling i forbindelse med registreringen. Socialforvaltningen vurderede derfor, at det i stikprøveundersøgelsen alene var relevant at undersøge registreringspraksis og ikke, om lovgivningens krav til sagsbehandlingen – herunder kvaliteten i sagsarbejdet – i forbindelse med en opfølgning var opfyldt, eller eventuelle incitamenter i forhold til forkert registreringspraksis. Denne udfordring om kvalitet i sagsbehandlingen håndteres i stedet i det løbende ledelsestilsyn samt i forbindelse med Socialforvaltningens ”Handleplan om kvalitet i sagsbehandlingen og sikker økonomistyring”.
Den udtagne stikprøve udgør 6,5 pct. af alle sager i Børnefamiliecenter København, hvor forvaltningen har en opfølgningsforpligtelse, og stikprøven har efter forvaltningens opfattelse en sådan størrelse, at den i et vist omfang kan afdække, om der var belæg for at antage, at der foregik systematisk registreringssnyd. Det er endvidere forvaltningens opfattelse, at stikprøveundersøgelsen har givet os en meget værdifuld viden om, hvilke uklarheder, der har været forbundet med registreringspraksis i BUS-systemet, som har gjort os i stand til at handle relevant i form af iværksættelse af konkrete initiativer på området allerede i marts måned.
En stor del af Intern Revisions kritik går på den analysemetode, som Socialforvaltningen har anvendt i forbindelse med stikprøveundersøgelsen. I det følgende vil der blive redegjort for Socialforvaltningens bemærkninger hertil.
Socialforvaltningen er ud fra en stringent statistisk tilgang principielt enig med Revisionen i denne kritik. Det er dog Socialforvaltningens vurdering, at disse høje statistiske krav ikke var nødvendige med henblik på at afdække, om der foregik systematisk registreringssnyd.
Analysemetode
Intern Revision kritiserer, at den udvalgte stikprøve ikke er statistisk repræsentativ, herunder at der ikke er taget højde for stratificering (underopdeling) af stikprøven i udvælgelse eller behandling af data, stikprøvens tidsmæssige fordeling samt usikkerheden omkring de fundne resultater (såkaldte konfidensniveau/-intervaller).
Socialforvaltningen er enig i, at stikprøven ikke er statistisk repræsentativ pga. udvælgelsen og efterbehandling af data. Stikprøven er stratificeret (underopdelt) efter de 8 børnefamilieenheder i myndighedscenteret, hvorfra der er udtaget et ligeligt antal sager til analysen. På baggrund af denne stikprøve konkluderes der i rapporten om registreringspraksis på tværs af Børnefamiliecenter København. Da antallet af samtlige sager i kommunen (populationen) ikke er jævnt fordelt mellem de otte børnefamilieenheder, og da der ikke tages højde for dette i hverken udvælgelsen af stikprøven eller selve analysen af de samlede resultater for Børnefamiliecenter København, viser stikprøven ikke et fuldt repræsentativt billede af populationen. Dette indebærer, at resultaterne for enkelte børnefamilieenheder er overrepræsenteret, mens resultaterne fra andre børnefamilieenheder er underrepræsenteret i den samlede vurdering af resultaterne på tværs af Børnefamiliecenter København.
Socialforvaltningen er ikke enig i, at en tidsmæssig skæv fordeling gør, at stikprøven ikke er statistisk repræsentativ. Stikprøven er udtaget således, at det er de nyeste registreringer af opfølgninger i sagerne, der medtages i analysen. Socialforvaltningen er af den opfattelse, at den rejste kritik i Politiken ikke var rettet imod en bestemt periode, men at kritikken gjorde sig generelt gældende for registreringspraksis i løbet af hele året. Det var derfor ikke forvaltningens mål med rapporten at vise, hvordan registreringspraksis ser ud over et helt år eller på et bestemt tidspunkt i løbet af året, men derimod at vise et så aktuelt billede af registreringspraksis i Børnefamiliecenter København som muligt.
Intern Revision kritiserer også, at usikkerheden omkring undersøgelsens resultater ikke er angivet i rapporten. Usikkerhed kan udtrykkes ved hjælp af konfidensniveau og konfidensintervaller. Socialforvaltningen har beregnet stikprøven på baggrund af et 95 pct. konfidensniveau og 6,5 pct. konfidensintervaller, som betyder, at de fundne resultater med 95 pct. sikkerhed er gældende for den seneste opfølgning i enhver tilfældig udvalgt sag i Børnefamiliecenter København, men at resultaterne kan svinge med +/- 6,5 pct. Socialforvaltningen undlod at medtage disse oplysninger i rapporten ud fra en opfattelse af, at sådanne tekniske detaljer hverken er nødvendige eller gavnlige i forhold til en almindelig forståelse af undersøgelsens resultater.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Forvaltningen er i gang med at gennemføre en ny stikprøveundersøgelse af registreringer i børnesagerne som led i en opfølgning på de initiativer, der blev iværksat i forbindelse med den foregående stikprøveundersøgelse. Denne opfølgende stikprøveundersøgelse blev besluttet i marts 2012. Forvaltningen har i forbindelse med tilrettelæggelsen af den nye stikprøveundersøgelse inddraget Intern Revisions bemærkninger i forhold til valg af analysemetode.
Anette Laigaard
/
Ane K. Christensen
Anette Laigaard
/
Ane K. Christensen
Beslutning
Kontorchef Ane K. Christensen og Kontorchef overværede punktets behandling.
Kurt Wagner var inviteret til at besvare udvalgets spørgsmål. Kurt Wagner deltog ikke under den politiske behandling af punktet.
Et samlet udvalg godkendte indstillingen med følgende protokolbemærkning:
”Socialudvalget ønsker, at Socialforvaltningen og Intern Revision går i dialog om udarbejdelse af Socialforvaltningens kommende undersøgelse af registreringer på børneområdet. Socialudvalget bakker op om Socialforvaltningens intention om at udtage de nyeste sager i den kommende undersøgelse”.