B-sag. Revisionsberetning for regnskab 2019 og Socialforvaltningens handleplaner hertil
Københavns Kommune har d. 15. juni 2020 modtaget revisionens samlede beretning for regnskab 2019. Kommunen har i alt fået 15 bemærkninger, hvoraf fem også vedrører Socialforvaltningen. Der er ingen bemærkninger, som kun vedrører Socialforvaltningen. Der er ingen bemærkninger til Socialforvaltningen på områder med statsrefusion.
INDSTILLING
Socialforvaltningen indstiller:
- at Socialudvalget tager revisionsberetning 2019 til efterretning jf. bilag 1-6
- at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens handleplaner hertil.
PROBLEM
Socialforvaltningen har modtaget Revisionsberetning for regnskab 2019 for hele kommunen, hvor det fremgår, at kommunen samlet har fået 15 bemærkninger. Socialforvaltningen har, i fællesskab med de øvrige forvaltninger, fået fem bemærkninger, hvor Økonomiforvaltningen er overordnet ansvarlig for revisionsbemærkning nr. 1 og 2 og er dermed ansvarlig for udarbejdelse af handleplaner. Forvaltningerne skal herefter følge de processer, som bliver meldt ud.
De to områder hvor Økonomiforvaltningen har lead er revisionsbemærkning nr. 1 – Regnskabsafslutningsprocessen, for manglende afklaring af ansvarsplacering og ledelsestilsyn på udvalgte områder, og revisionsbemærkning nr. 2 – Balancen, hvor revisionen kritiserer kommunen for manglende dokumentation, mangelfuld kategorisering af typer udgifter og indtægter og mangelfuld afstemning til fagsystemer.
Socialforvaltningen har sammen med de øvrige forvaltninger fået yderligere tre revisionsbemærkninger, bemærkning nr. 6.2 om bilagskontrol, bemærkning nr. 8 om Indkøb og bemærkning nr. 14.3 om Datasikkerhed i Sharepoint, Se også tabel 1 i løsningsafsnittet.
LØSNING
Bemærkningerne vedr. Regnskabsafslutningsprocessen (nr. 1) og Revision af balancen (nr. 2) er givet til alle forvaltninger, men for at sikre en tværgående og ensartet indsats, har Økonomiforvaltningen lead på udarbejdelse af den samlede handleplan. Forvaltningerne inddrages i det fremadrettede arbejde med at implementere tiltagene fra Økonomiforvaltningen.
Herudover har Socialforvaltningen udarbejdet handleplaner til bemærkning nr. 6.2 vedrørende bilagskontrol, bemærkning nr. 8 Indkøb og bemærkning nr. 14.3 om Datasikkerhed i Sharepoint, se tabel 1.
TABEL 1. Revisionsbemærkninger til regnskab 2019 og Socialforvaltningens handleplaner hertil
|
Revisionsbemærkning |
Socialforvaltningens handleplan 2020 |
|
Revisionsbemærkning nr. 6.2 – Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller, bilagskontrol. Revisionens kritik går primært på manglende dokumentation, sigende konteringstekster, korrekt momsafregning og sikring af Indenrigsministeriets regler i IM-kontoplanen. |
Socialforvaltningen styrker i 2020 sin tværgående dialog med de decentrale brugere, hvor det primært vil handle om øgede krav til dokumentationen og bedre konteringstekster.
Momsafregning i Kvantum er stadig en meget specialiseret opgave. Konteringsvejledningen fra Økonomiforvaltningen forventes klar medio 2020 og bliver et vigtigt redskab til korrekt momsafregning for Socialforvaltningens brugere.
Socialforvaltningens centralt placerede kontoplansansvarlige overvåger løbende forvaltningens brug af IM-kontoplanen.
|
|
Revisionsbemærkning nr. 8. Indkøb. Revisionens opmærksomhed har længe været på Indkøbsområdet, særligt i forhold til, at kommunen overholder indkøbsaftalerne og på, at kommunen anvender indkøbsløsningen i kommunens økonomisystem Kvantum.
|
Socialforvaltningen etablerede i 2019 en central Indkøbsenhed i kontoret for Regnskab & Kontrakt. Denne har overordnet til opgave at professionalisere indkøb, herunder at sikre forvaltningens mange køb foretages korrekt og ud fra gældende regler.
Indkøbsenheden har i foråret 2020 lanceret et nyt PowerBI ledelsesrapporteringsværktøj, der gør det lettere at finde ud af, hvornår et køb ikke er foretaget korrekt via kommunens indkøbsløsning. Lederne har fået ledelsesrapporteringsværktøjet gennemgået, og kan nu i egen ledelsespraksis gøre brug af dette. Indkøbsenheden står til rådighed for at gennemgå og analysere de månedlige rapporter, så potentialer kan findes og ændringen implementeres. Der bliver videreudviklet på løsningen, så potentialet kan blive ved med at vokse i takt med, at Socialforvaltningen får styr på sine indkøb.
Socialforvaltningen har etableret administrative fællesskaber i 2020, og der vil i den forbindelse blive udarbejdet nye forretningsgange for indkøb, der sikrer en tættere opfølgning på korrekt indkøb.
|
|
Revisionsbemærkning nr. 14.3 – Cybersecurity og persondata, Sharepoint. Revisionens kritik til forvaltningerne omhandler manglende sikring af personoplysninger og værdidata for kommunes fildelingsværktøj Sharepoint.
|
Københavns Kommune har siden efteråret 2019 arbejdet med at blive compliant i forhold til datasikkerhed i Sharepoint, som er kommunens interne fildelingsværktøj. IT-kredsen har godkendt en samlet tidsplan for dette arbejde, som Koncern-IT har styret. Socialforvaltningen har deltaget i arbejdet og kom inden udgangen af 2019 i mål med den første delopgave, som handlede om oprydning af brugerrettigheder til Sharepoint. Fra februar til oktober 2020 implementeres Socialforvaltningens andel del af projektet, hvor der ryddes op i indholdet på Sharepoint. Oprindelig var tidsplanen, at arbejdet skulle være afsluttet i september 2020, men værktøjerne hertil blev forsinkede pga. tekniske problemer hos Microsoft, hvorfor tidsplanen også bliver justeret for Socialforvaltningen til oktober 2020. |
ØKONOMI
Der er ingen økonomiske konsekvenser af indstillingen.
VIDERE PROCES
Revisionsberetningen for regnskab 2019 og alle forvaltningernes handleplaner skal på Økonomiudvalgets møde d. 25. august 2020. Herefter skal de forelægges Revisionsudvalget og endeligt Borgerrepræsentationen for endelig godkendelse af det samlede materiale.
Mikkel Boje
/ Lone Berner Wolff