Tillidsdagsorden i KK, Regelforenkling og Kodeks

1. at Socialudvalget på baggrund af kodeks drøfter, hvorledes kodeks oversættes i en forvaltningskontekst
2. at Socialudvalget tager notat om arbejdet med MeningSamlingen (bilag 3) til efterretning
3. at Socialudvalget godkender notat med forslag (bilag 4) til regelforenkling, som videresendes til Økonomiforvaltningen
4. at Socialudvalget godkender og videresender emner til Økonomiforvaltningen mhp indsendelse af fælles ansøgning til Økonomi- og Indenrigsministeriet vedr. udfordringsretten (bilag 5)
5. at Socialudvalget tager budgetnotat vedr. tillidsreform (bilag 6) til efterretning

6. at Socialudvalget godkender forvaltningens forlag til det fremadrettede arbejde med at inkludere beskrivelse af beslutningers implementeringskonsekvenser og afledte dokumentationskrav i indstillinger til udvalget

7. at Socialudvalget drøfter, hvorvidt man ønsker at afskaffe konkrete afrapporteringer til udvalget, som er en udløber af beslutninger, der er truffet i forrige periode (bilag 7)

Borgerrepræsentationen vedtog den 23. maj 2013 ”Kodeks for tillid” (jf. bilag 1). Dette lægger op til, at der gennemføres en ledelsesreform, hvor tillid, kvalitet og produktivitet er i fokus. Formålet med tillidsdagsordenen er at sikre mere tid til kvalitet i kommunens kerneydelser og øge arbejdsglæden gennem mere fokus på tillid, faglighed og afskaffelse af uhensigtsmæssige arbejdsgange. Derfor arbejder Københavns Kommune på at fjerne en række styringskrav, der fjerner fokus fra kerneopgaverne, da det i sidste ende ikke er systemer, men mennesker og deres faglighed, der yder den borgernære og daglige service.

Borgerrepræsentationen har besluttet, at fagudvalgene på baggrund af kodeks for tillid drøfter, hvorledes kodeks oversættes i en forvaltningskontekst (jf. bilag 2). Ligeledes pålægges fagudvalgene at drøfte, hvorledes tillidsdagsordenen konkret forankres i forvaltningen, og kan i forbindelse hermed tage udgangspunkt i følgende emner:

• Pejlemærker
• Fastlæggelse af tillidsrummet
• Afskaffelse af krav og regler
• Forenkling af planer og strategier

Analyse af tillid i forvaltningen
Socialforvaltningen har arbejdet med en tillidsreform siden efteråret 2012. Tillidsreformens første fase har haft til formål at identificere de udfordringer for tillid, der i dag eksisterer i forvaltningen. Dette for at sikre, at reformens næste faser får så relevant indhold som muligt.
På baggrund af input fra næsten 1000 ledere og medarbejdere i socialforvaltningen er der identificeret fem overordnede udfordringer:

1. Medarbejdere og ledere oplever en stor – og stigende dokumentationsbyrde, som tager tid fra kerneydelsen.
2. Sammenhængskraften i organisationen udfordres af en række barrierer, både vertikalt og horisontalt
3. Faglig udvikling og videndeling. Den specialiserede faglige viden findes lokalt – men den kommer ikke i tilstrækkelig grad i spil Samtidig kan det lokale faglige ledelsesrum udvides.
4. Tillid i relationen til borgeren. Medarbejdere og ledere oplever en tendens til, at systemets præmisser bliver styrende frem for borgerens behov
5. Der er en oplevelse af en 0-fejlskultur, man bliver bange for at tale om fejl og dermed heller ikke i tilstrækkelig grad får skabt læring fra de fejl, der begås.

Blandt medarbejdere og ledere er det desuden opfattelsen, at ”ledelse” er et vigtigt tværgående fokuspunkt. Ledelsen spiller en afgørende rolle i forhold til at skabe tillid, når det gælder relationerne lokalt og på tværs af forvaltningen. Derfor bliver ledelse også behandlet som et selvstændigt punkt udover de fem udfordringer.

Tydelighed i indstillinger om øget dokumentation
På budgetseminaret udtrykte udvalget ønske om, at det blev tydeligere, i hvilket omfang de beslutninger, som udvalget træffer, medfører dokumentation, ligesom det også i forbindelse med flere besøg har været diskuteret, om udvalget tydeligere kunne blive gjort opmærksom på, hvor stor implementeringsopgaven er i forbindelse med tiltag, som udvalget vedtager.

Baggrund for politisk besluttet rapportering
På Socialudvalgets møde den 22. april 2013 behandlede udvalget sagen: ”Tillidsreform i socialforvaltningen”. Her havde udvalget blandt andet ønsket en drøftelse af, hvorvidt der var der var faste afrapporteringer, som var igangsat i forrige udvalgsperiode, der kunne undværes. I forlængelse af denne sags bilag 1 bestilte udvalget en ”fortegnelse over baggrunden for de tidligere beslutninger om afrapporteringer, som udvalget modtager i dag. Herunder også uddrag af beslutningsprotokollen fra de enkelte møder, hvor afrapporteringerne blev vedtaget, med henblik på at illustrere baggrunden for vedtagelsen.”

Udfordringsret
På dialogmøder og igennem ansøgninger til MeningsSamlingen har tillidssekretariatet samlet de udfordringer op, der henfører til lovgivningen. Derudover er forvaltningen blevet bedt om at overveje, hvor lovgivningen medfører et uforholdsmæssigt stort tidsforbrug i forhold til kerneydelsen eller hindrer den gode praksis i kerneydelsen.  Ansøgninger til udfordringsretten er samlet i bilag 5.

Forenkling af planer og strategier
Borgerrepræsentationen lægger op til, at forenkling af strategier og planer drøftes i udvalget i forlængelse af en analyse fra Struktursekretariatet. Denne drøftelse kommer formentlig til at ligge i foråret 2014.

Ønskeforslag: Involveringer af brugerne og nyt liv til faglighederne
Som beskrevet har analysen af tillid i Socialforvaltningen peget på en række forskellige udfordringer. Den udfordring som medarbejdere og ledere nævner mest, er dokumentationsbyrden.  Det er også den udfordring, der adresseres af forslagene til regelforenkling, brug af udfordringsretten og af MeningsSamlingen.  

I analysen peger ledere og medarbejdere samtidig på, at en af de udfordringer - som en tillidsreform bør adressere - er, at de mange fagligheder og den viden, der findes lokalt ikke bliver brugt i tilstrækkelig grad på tværs af forskellige dele af organisationen. Analysen peger samtidig på, at Socialforvaltningen kan blive væsentlig bedre til at inddrage borgernes viden i opgaveløsningen. Det er Socialforvaltningens oplevelse, at det for at imødegå de identificerede udfordringer er nødvendigt at arbejde med kompetenceudvikling med fokus på at skabe øget innovationsevne gennem en bedre udnyttelse af organisationens mange fagligheder og større inddragelse af brugerne i opgaveløsningen. Socialforvaltningen har derfor udarbejdet et ønskeforslag til budget 2014 (bilag 6), som afsætter midler til kompetenceudvikling med fokus på at styrke de innovative kompetencer i Socialforvaltningen. 

Fremtidige krav til udvalgsindstillinger
For at sikre, at udvalget fremadrettet bliver bedre oplyst om, hvilke implementeringskonsekvenser og dokumentationskrav en given beslutning afstedkommer, foreslås det, at oplysninger om dette fremover tydeligt fremgår af indstillingernes løsningsafsnit.
Forvaltningen vil desuden være opmærksom på at gå i dialog med udvalget om afgivne bestillinger, der afstedkommer større dokumentationskrav og et stort tidsforbrug i forvaltningen, som udvalget ikke kan forventes at være bekendt med.

Baggrund for beslutninger om, at Socialudvalget skal gives afrapporteringer.
I forlængelse af udvalgets bestilling fra d. 22. april af en ”fortegnelse over baggrunden for de tidligere beslutninger om afrapporteringer, som udvalget modtager i dag. Herunder også uddrag af beslutningsprotokollen fra de enkelte møder, hvor afrapporteringerne blev vedtaget,med henblik på at illustrere baggrunden for vedtagelsen", uddybes følgende emner i bilag 7:

• Kvalitet og læring
• Sagstidsmåling
• Magtanvendelser
• Årsopgørelsen for magtanvendelser
• Status på udsættelser

Såfremt indstillingerne tiltrædes, videresendes notat vedr. forenklinger samt ansøgninger til udfordringsretten til Økonomiforvaltningen, som udarbejder en samlet indstilling til ØU og BR.

Anette Laigaard / 
                Marie Traasdahl Staal