Endelige direktionsnotater vedrørende revision af regnskab 2012

Socialforvaltningen har den 19. juni 2013 modtaget endelige direktionsnotater fra ekstern revisor Deloitte vedrørende revision af regnskab 2012 på Socialudvalgets område.

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager orientering om Deloittes direktionsnotater om revision af regnskab 2012 til efterretning, jf. bilag 1 og 2.

Kommunens eksterne revisor Deloitte har den 19. juni 2013 fremsendt endelige direktionsnotater for deres observationer, risikovurderinger og anbefalinger for årsregnskab 2012 til Socialforvaltningen. Notaterne forelægges hermed Socialudvalget til orientering.

Notaterne indeholder både forhold for 2012 samt en række forhold for tidligere år, som enten ikke er afsluttet eller afventer Social- og Integrationsministeriets decisionsskrivelse for regnskab 2011.

Socialforvaltningen har drøftet udkast til notaterne med revisor, og forvaltningen har ligeledes haft mulighed for at kommentere på de enkelte forhold, som revisor har haft bemærkninger til.

Det aktuelle direktionsnotat samler op på alle revisionens observationer vedrørende 2012 og indeholder derfor en del gentagelser fra direktionsnotater vedrørende den løbende revision (forelagt Socialudvalget henholdsvis den 9. januar 2013 og 8. maj 2013).

Bilag 3 viser en samlet grafisk oversigt over revisionens observationer.

Afrapporteringen er delt op i to notater for hhv. områder omfattet af statsrefusion (se bilag 1) og områder uden statsrefusion (se bilag 2).

A. Områder med statsrefusion (bilag 1):

I forhold til direktionsnotat om den løbende revision på områder med statsrefusion (forelagt Socialudvalget den 8. maj 2013) er det aktuelle notat udvidet med afsnit om revision af refusionsopgørelsen.

Samlet set konkluderer revisionen,

• at ”der generelt er sket en positiv udvikling i designet af ledelsestilsyn på samtlige udgiftsområder med refusion, der betyder, at det er sandsynligt, at forvaltningen opdager de problemstillinger, som opstår i den løbende drift,” og
• at ”der er sket en positiv udvikling så vidt angår implementeringen af ledelsestilsynet, der betyder, at forvaltningen retter de fejl, som opstår i den løbende drift.”

Revisionen har dog givet anledning til seks revisionsbemærkninger, hvoraf Socialudvalget blev orienteret om de fem første den 8. maj 2013.

Heraf er to forhold vedrørende forvaltningens interne kontrolsystem vurderet ”ikke betryggende” (rødt kryds). Deloitte gør opmærksom på, at der imidlertid er tale om ”afgrænsede problemstillinger inden for de enkelte tilsyn, der betyder, at tilsynet ikke fejler generelt, men blot, at det er nødvendigt at ændre på kontrollen, så de konkrete forhold korrigeres.” Det drejer sig om:

1. Ledelsestilsyn - Særligt dyre enkeltsager: Revisionen anbefaler et begrænset fagligt og økonomisk ledelsestilsyn på området for særligt dyre enkeltsager, som ikke hidtil har været underkastet et særskilt ledelsestilsyn. Forvaltningen forventer at kunne implementere et ledelsestilsyn på området i efteråret 2013.
2. Ledelsestilsyn - Medicinudgifter efter lov om aktiv socialpolitik § 82 (Sektoransvar): Der er konstateret fejl i forbindelse med udbetaling af ydelser til medicin efter lov om aktiv socialpolitik, da nogle borgere i stedet burde have været henvist til at søge kronikerbevilling gennem egen læge. Forholdet har været omfattet af Socialforvaltningens handleplan om øget kvalitet i sagsbehandlingen og sikker økonomistyring, og der har i efteråret 2012 været afholdt kurser afholdt af Sundhedsstyrelsen for medarbejdere, der arbejder med medicinbevillinger. Endvidere vil forvaltningen for 2013 indføre en kontrol af bevillinger, der overstiger beløbet for en kronikerbevilling.

Herudover har revisionens gennemgang af sagsbehandlingen på de refusionsbelagte udgiftsområder givet anledning til en enkelt generel bemærkning med vurderingen ”ikke betryggende” (rødt kryds):

3. Generelle bemærkninger - Særlig dyre enkeltsager: Det er i enkelte tilfælde konstateret, at forvaltningen har anvendt enkeltmandstilbud, der ikke har været oprettet på Tilbudsportalen. Socialforvaltningen har efterfølgende undersøgt de konkrete sager. Refusionen for 2012 vil blive berigtiget i de konkrete sager, og forholdene omkring oprettelse af enkeltmandstilbud i tilbudsportalen vil generelt blive bragt i orden.

Endelig har Deloitte vurderet tre forhold som mindre betryggende (gult udråbstegn):

4. Generelle bemærkninger - merudgifter efter servicelovens § 41: Forvaltningen afventer Social- og Integrationsministeriets tilbagemelding på, om ministeriet kan godkende den model for skønsmæssige berigtigelser af §§ 41/42sager, som forvaltningen i juni 2012 har forelagt til godkendelse for ministeriet efter dialog med Deloitte. Hvis ministeriet mod forventning ikke godkender modellen, kan der udestå et større arbejde i forvaltningen med konkret opgørelse af beløb til statsrefusion i sager omfattet af genopretningsplanen. På grund af risikoen herfor har Deloitte markeret punktet med gult udråbstegn.
5. Generelle bemærkninger - Genopretning af sager om merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste efter servicelovens §§ 41 og 42: Det er Deloittes opfattelse, at Socialforvaltningen følger den iværksatte plan for genopretning af sager efter servicelovens §§ 41 og 42. Deloitte anbefaler, at udviklingen følges tæt henset til risikoen, for at planen kan skride, og har derfor markeret punktet med gult udråbstegn.
6. Manglende kvalitetssikring af refusionsopgørelse inden aflevering til revision: Revisionen anbefaler en kvalitetssikring af materialet inden aflevering af refusionsopgørelsen. Forvaltningen tager revisionens bemærkning til efterretning og vil stramme op på proceduren for kvalitetssikring.

Udover de nævnte områder, som giver anledning til revisionsbemærkninger, har Deloitte kommenteret på et enkelt mindre forhold vedrørende dokumentationskrav i forbindelse med løbende dækning af forsørgelsesudgifter, som afventer ministeriets tilbagemelding (markeret som ”mindre betryggende” med et gult udråbstegn). Endvidere er der kommenteret særskilt på følgende:

• Grundlag for berigtigelse vedrørende §§41 og 42: I forbindelse med genopretningsplanen har forvaltningen i regnskab 2012 afsat midler til en skønsmæssig berigtigelse på baggrund af de budgetterede udgifter og forventning til antal genoprettesager og ikke på baggrund af den faktiske udvikling. Det hænger sammen med, at forvaltningen afventer ministeriets tilbagemelding på godkendelse af en model for skønsmæssig berigtigelse på området. Når denne afklaring foreligger, og alle sager er genoprettet, vil forvaltningen berigtige beløbet samlet på grundlag af de faktiske udgifter og den faktiske afvikling af genopretningen.
• Udgifter til uledsagede og handicappede flytninge: Revisionen vurderer, at der kan være udgifter på området, som forvaltningen ikke hjemtager fuld refusion for. Forvaltningen vil undersøge området.
• Enkeltmandstilbud vedrørende 2011: Forvaltningen vil berigtige statsrefusion vedrørende de tilbud der ikke var oprettet på Tilbudsportalen.

Yderligere 12 revisionsområder har ikke givet anledning til kommentarer (grønt flueben).

Socialforvaltningen har efter Deloittes udarbejdelse af direktionsnotaerne modtaget Social- og Integrationsministeriets decisionsskrivelse den 6. juli 2013, hvor der er gjort op med en række områder, der er nævnt i direktionsnotaterne. Forvaltningen afventer den endelige revisionsberetning fra Deloitte.

Områder uden for statsrefusion

Socialudvalget blev den 9. januar 2013 orienteret om den løbende revision på områder med statsrefusion. Siden da er en række åbne punkter blevet afsluttet.

Revisionen konkluderer overordnet, ”at der er sket en ganske klar forbedring af dels forretningsgange, dels udarbejdelse af regnskabsdokumentationsmateriale.” Revisionen forventer derfor ikke  at have nogen revisionsbemærkninger til forvaltningens regnskab vedrørende 2012 og der videreføres heller ikke revisionsbemærkninger fra tidligere år.

Der er dog ”identificeret svagheder i enkelte af de gennemgåede revisionsområder,” men revisionen ”vurderer dog ikke, at disse svagheder kan medføre fejl i det samlede regnskab for Københavns Kommune.”

Revisionen har vurderet fire forhold som mindre betryggende (gult udråbstegn):

1. Salg af institutionspladser til andre kommuner: Revisionen anbefaler at udarbejde mere præcise forretningsgange med tilhørende flow-charts over samlede processer forvaltningen tager anbefalingen til efterretning og indarbejder det i den kvalitetssikring området skal gennemgå i løbet af efteråret 2013.
2. Brugerbetaling på institutioner, der er centralt finansieret: Husleje, el og varme hos borgere i midlertidige og længevarende botilbud opkræves centralt. Socialforvaltningen har i 2012 implementeret nye forretningsgange på området og genberegnet husleje for beboere i samtlige tilbud. På nogle tilbud udestår imidlertid genberegning af beboerbetaling for el og varme. Revisionen har anbefalet, at det sikres, at indtægtsadministrationen er i overensstemmelse med fastlagte forretningsgange og gældende bestemmelse. Der er konstateret væsentlige forskelle i de beregnede udgifter. Forvaltningen har indledt et samarbejde med KEJD til udarbejdelse af en model for beregning af el og varme.
3. Registrering og kontrol af anlægsaktiver: Revisionen har konstateret en risiko for manglende fuldstændighed af anlægskartoteket og risiko for dobbeltregistreringer. Forvaltningen vil udarbejde nye konti til institutionerne og tilrette forretningsgangen på området.
4. Løn og tjenestemandspensioner: Der er foretaget to serviceeftersyn på centerfællesskaberne.  Det er konstateret, at kontrollen ikke er tilstrækkelig på et af centerfællesskaberne. Der vil således være en risiko for at der sker tilsigtede eller utilsigtede fejl. Forvaltningen følger op herpå i forhold til centerfællesskabet.

Herudover vurderes  to forhold som relativt betryggende, og to forhold er ikke tilendebragt ved regnskabets afslutning, jf. bilag 2. Tre observationer for 2012 har ikke givet anledning til kommentarer.

Opfølgning på observationer fra 2009-2011

I direktionsnotaterne indgår endvidere Revisionen har også fulgt op på i alt 42 ikke hidtil afsluttede observationer fra tidligere års revisioner, jf. bilag 1 og 2. Heraf vurderes hovedparten som enten afsluttede eller relativt betryggende. Seks forhold vurderes som mindre betryggende, hvoraf de fem dog skyldes, at ministeriets tilbagemelding afventes.

Et overblik over udviklingen fremgår af figuren i bilag 3.

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Deloitte udarbejder en samlet revisionsberetning for 2012 med de væsentligste bemærkninger fra direktionsnotaterne. Beretningen forventes at foreligge ultimo august og kan herefter forelægges Socialudvalget .

Anette Laigaard                                        /

                                                                                       Kasper Håkansson