Status på Socialforvaltningens arbejde med Borgerens Plan
Indstilling
Socialforvaltningen indstiller,
- at Socialudvalget tager forvaltningens status for videreudvikling og implementering af Borgerens Plan til efterretning.
Problemstilling
I juni 2016 besluttede Socialudvalget, at Socialforvaltningen skulle udvikle Borgerens Plan som én plan, der følger borgeren. Beslutningen skal ses i sammenhæng med et ønske hos både udvalg og forvaltning om en afbureaukratisering, som reducerer dokumentationsarbejdet og øger fokus på, at borgerne udvikler sig på baggrund af den støtte, de får.
Borgerne kan i dag have én eller flere handleplaner på såvel myndigheds- som udførerniveau samt Forandringskompas, hvor der scores på status og udvikling inden for en række temaer. Antallet af planer og opfølgninger afhænger af, hvor mange indsatser borgerne har, og hvor mange enheder og tilbud borgerne er tilknyttet.
Formålene med Borgerens Plan er:
- At styrke borgerens ejerskab til og indflydelse på egne mål.
- At forenkle og reducere arbejdet med dokumentation og samtidig være et aktivt fagligt understøttende dokumentationsredskab i hverdagen, der tydeliggør handlinger i og omkring borgerens indsats.
- At fremme koordination og sammenhæng i indsats og sagsgange på tværs i organisationen.
- At skabe tydeligt overblik over alle involverede parter samt de aftaler, der indgås i samarbejdet med og om borgerne.
Løsning
Udvikling af Borgerens Plan
Siden efteråret 2016 har Socialforvaltningen arbejdet med at udvikle et nyt tværgående
dokumentationsredsskab. Redskabet er et enkelt IT-understøttet redskab, som deles af myndighed, udfører og borger. Redskabet indeholder overblik over indsatsformål, mål og opfølgning samt overblik over samarbejdspartnere og indgåede aftaler i borgerens forløb.
Redskabet er udviklet i samarbejde med medarbejdere, ledere og fagkonsulenter fra myndigheds- og udførerområdet på alle fire borgercentre gennem anvendelse i konkrete borgerforløb i perioden fra februar til maj 2017. Borgerne har bidraget med input og respons, hvor det har været muligt.
I udviklingsarbejdet er det blevet tydeligt, at Borgerens Plan både kræver ændringer i redskaber til dokumentation, i arbejdet med dokumentation, samt i den måde vi samarbejder med borgerne om deres mål. Endvidere betyder Borgerens Plan, at vi skal samarbejde langt tættere på tværs af organisatoriske enheder og faggrænser. Redskabet skal således understøttes af:
- En tilgang, hvor fokus er på borgerens ressourcer, på helhed og på inklusion i samarbejdet med og om borgeren.
- En samarbejdsform, der har fokus på deling af viden og på fordeling af ansvar og roller, så det fremmer sammenhæng og mening for både borgeren og medarbejderne.
Udviklingsarbejdet har løbende været drøftet med en referencegruppe med deltagere fra
brugerorganisationer, faglige organisationer, KL, Socialstyrelsen og repræsentanter fra UCC og
Metropol (professionsuddannelserne). Referencegruppen har fulgt udviklingen af Borgerens Plan på fælles- og individuelle møder med Socialforvaltningen og har haft konstruktivt input med særligt fokus på inddragelsen af borgere og på det tværorganisatoriske samarbejde i samme plan.
Bilag 1:’Eksempel på ændret forløb på herbergsområdet med Borgerens Planer’ er et eksempel på, hvordan et borgerforløb kan foregå med Borgerens Plan som redskab og samarbejdsform.
Status på arbejdet med Borgerens Plan
Arbejdet med Borgerens Plan er nu i pilotfasen, hvor en række pilotprojekter i hvert Borgercenter skal arbejde med Borgerens Plan som dokumentations- og samarbejdsmodel i minimum seks måneder i 2018. Pilotprojekterne fremgår af bilag 2.
Som anført ovenfor har udviklingsarbejdet frem mod pilotfasen tydeliggjort, at omstillingen til et nyt tværgående dokumentationsredskab og de dertil knyttede organisatoriske og faglige krav kræver tid og forberedelse. Samtidig er det vigtigt, at Borgerens Plan integreres med allerede eksisterende omstillinger som eksempelvis Tæt på familien på børneområdet og Recovery og rehabilitering indenfor socialpsykiatrien. Dertil kommer, at der i arbejdet med implementering af Borgerens Plan skal tages hensyn til borgercentrenes behov for at arbejde med aktuelle udfordringer.
Socialforvaltningen har på den baggrund valgt en decentral model for pilotfasen, hvor der afsættes god tid til videreudvikling og implementering af Borgerens Plan, og hvor borgercentrene tilrettelægger deres pilotfase, så de meningsfuldt kan skabe sammenhæng til eksisterende projekter.
I pilotfasen vil der blive arbejdet med:
- Målgruppespecifik tilpasning af redskabet fx til andre omstillinger og særlige juridiske krav på børneområdet.
- Udvikling af modeller for arbejdsgange tilpasset målgrupper og forskelle i kompleksiteten af borgerforløb og samarbejdsflader.
- Understøttelse af arbejdsfællesskaber omkring borgerne i arbejdet med Borgerens Plan i relation til IT, kompetencer og ledelse.
- Evaluering af Borgerens Plan, herunder hvordan ændringer i dokumentation og arbejdsgange kan bidrage til afbureaukratisering af den øvrige dokumentation og tid brugt til samarbejde og koordination.
- Evaluering af medarbejderes og lederes tidsforbrug, ressourcebehov og behov for støtte til implementering og omstilling.
Bilag 3 er et effektkort, som visualiserer sammenhæng mellem de effekter, forvaltningen ønsker at opnå, og leverancerne i programmet, samt de kompetencer og den adfærd, som Borgerens Plan kræver af ledere og medarbejdere.
Sammenhæng til nyt fagsystem
I 2020 skal Socialforvaltningen overgå til et nyt it-fagsystem. Forvaltningen er allerede i gang med markedsdialog, og pilotenhedernes erfaringer bliver vigtige inputs til, hvilke krav vi stiller til det nye fagsystem, og til hvordan fagsystemet skal understøtte, at Borgerens Plan integreres i de øvrige arbejdsgange. Det betyder, at der er indledt et tæt samarbejde mellem programgruppen bag Borgerens Plan og programgruppen, der har ansvar for udbuddet af det nye fagsystem.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser
Videre proces
Socialforvaltningen fortsætter arbejdet med Borgerens Plan.
Forvaltningen vil bruge viden fra pilotprocessen i 2018 til at forberede organisationen godt på forandringerne i forbindelse med det nye fagsystem. Det betyder også, at den fulde implementering af redskabet i Borgerens Plan ikke forventes at ske før nyt IT system er på plads.
Socialforvaltningen vil ultimo 2018 orientere Socialudvalget om status for arbejdet med Borgerens Plan, herunder hvordan det nye fagsystem forventes at indeholde Borgerens Plan.
Nina Eg Hansen
/ Malene Lind