Kommissorium for Koncernanalyse i Socialforvaltningen

Resumé

Socialudvalget forelægges kommissoriet for Koncernanalyse i SOF, der er Socialforvaltningens eget analysearbejde, som skal munde ud i spare- og investeringsforslag for mindst 250 mio. kr. årligt fuldt indfaset. Udvalget blev kort orienteret om koncernanalysen ifm. sagen om Udmøntning af Budget 2024 den 10. oktober 2023. Socialudvalget har mulighed for at drøfte idéer eller input, som kan indgå i forvaltningens koncernanalyse.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller:

1. at Socialudvalget tager orienteringen om kommissorium for Koncernanalyse i SOF til efterretning, jf. bilag 1
2. at Socialudvalget drøfter idéer eller  input til brug for forvaltningens koncernanalyse

Problemstilling

Socialforvaltningen står aktuelt i en udfordrende økonomisk situation, som ser ud til at fortsætte i de kommende år. Der er et betydeligt strukturelt pres på det specialiserede socialområde, som også på landsplan har ført til betydelig – og stigende - udgiftsvækst de senere år. Socialforvaltningen forventer, at udviklingen med et stigende antal borgere med behov for hjælp, stigende kompleksitet og stigende enhedspriser vil fortsætte, ligesom der ikke på nationalt niveau ses initiativer, som kan forventes at gøre op med udgiftsvæksten. Dertil kommer store bevillingsudløb på socialområdets kernedrift de kommende år.

Forvaltningen har i mange år arbejdet med at imødegå de strukturelle udfordringer på socialområdet. Det er bl.a. sket gennem arbejdet med udviklingen af faglige og økonomiske omstillingsplaner for borgercentrene (2021-2024). De har skabt en strategisk retning for udviklingen af borgercentrenes målgruppeområder og forenet faglige ambitioner med områdets økonomiske rammevilkår. Omstillingsplanerne har været rammen for forvaltningens større investerings- og effektiviseringsforslag i perioden. Desuden har forvaltningen nedbragt de administrative udgifter med 47 mio. kr. i perioden 2019-2022, svarende til en reduktion på 11,8 % pr. indbygger i Københavns Kommune. I samme periode har forvaltningen hjulpet flere borgere samtidig med, at borgernes behov er blevet mere komplekse.

Den aktuelle økonomiske situation betyder imidlertid, at forvaltningen har behov at finde yderligere løsninger til faglig og økonomisk optimering af forvaltningens drift og indsatser. Et gennemgående formål er at identificere muligheder for så vidt muligt at sikre et budget i balance gennem strukturelle tilpasninger i stedet for pludselige sparerunder med kortsigtede løsninger.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet et kommissorium for  Koncernanalyse af SOF (bilag 1). Analysen skal bl.a. se på forvaltningens administration, organisering, indtægter/udgifter og muligheden for tilpasning af serviceniveauer samt yderligere faglige omstillinger af tilbud og indsatser. Forvaltningen skal som udgangspunkt kunne bruge koncernanalysen til Budget 2025 og 2026, men forvaltningen forventer at fremlægge de første forslag til Overførselssagen 2023-2024. 

Samlet set skal analysen gerne munde ud i en række investerings- og effektiviseringsforslag, der kan tilvejebringe en samlet varig besparelse på mindst 250 mio. kr. årligt, når alle forslag er fuldt indfaset. Beløbets størrelse indebærer, at de forslag, som analysen leder frem til, på en række punkter vil føre til en transformation af Socialforvaltningens måder at arbejde på.

Analysens formål
Koncernanalysen skal tilvejebringe et beslutningsgrundlag for strukturelle tilpasninger af indtægter og udgifter på socialområdet i Københavns Kommune, som kan understøtte balance i Socialforvaltningens budgetter i 2025 og frem. Desuden skal analysearbejdet skabe rum til omprioriteringer inden for Socialforvaltningens budget, så det bliver muligt at foretage nye investeringer i forvaltningens socialfaglige arbejde, herunder i tidligere og forebyggende indsatser. Analysen vil også bidrage til identificere og belyse områder, hvor der er særligt store udgiftsstigninger og ringe muligheder for at nedbringe udgifterne, og derfor behov for politisk omprioritering eller tilførsel af midler i forbindelse med budgetforhandlingerne. 

Seks spor i koncernanalysen
Projektet er inddelt i seks  overordnede spor. Under hvert spor er der en række forslag og idéer til faglig og økonomisk optimering, som indgår i koncernanalysen. Forvaltningen arbejder samtidigt med alle seks spor, men der vil være forskel på, hvornår delanalyserne fra de enkelte spor er klar. Sporene er kort beskrevet nedenfor og er yderligere beskrevet i kommissoriet, der er vedlagt som bilag 1.

1. Effektiviserings- og administrationsspor: Dette spor fokuserer på økonomiske potentialer ved øget effektivisering og bedre udnyttelse af de administrative ressourcer.
2. Personale- og organiseringsspor: Dette spor fokuserer på, hvordan forvaltningen bedst muligt tilrettelægger sin organisation og anvender de personaleressourcer, der er til rådighed.
3. Socialfagligt spor: Det socialfaglige spor fokuserer bredt set på det serviceniveau og de indsatser, som forvaltningen tilbyder borgerne inden for forvaltningens målgrupper. Sporet vil indeholde løsninger relateret til serviceniveau/serviceadgang, herunder også investeringsforslag i faglige omstillinger.
4. Indkøbsspor: Indkøbssporet fokuserer på potentialer ved at optimere borgercentrenes indkøb yderligere. Sporet omfatter både socialfaglige indkøb (f.eks. pladser og ydelser) og øvrige indkøb.
5. Indtægtsspor: Indtægtssporet fokuserer på, om forvaltningen får hentet alle relevante indtægter hjem fra hhv. andre kommuner og borgere.
6. Civilsamfunds- og partnerskabsspor: Dette spor fokuserer på, hvordan forvaltningen i højere grad kan inddrage civilsamfundet, fonde mv. i løsningen af sine opgaver gennem partnerskaber mv.

Afdækning af vikarområdet
Socialforvaltningen vil som led i analysens spor 4 ’Personale- og organiseringsspor’ fortage en nærmere afdækning af vikarområdet i forvaltningen, og hvordan brugen af eksterne vikarer kan mindskes. Der er ligeledes dialog med Sundheds- og Omsorgsforvaltningen om evt. fælles tilgang/tiltag til at nedbringe vikarforbruget.

Socialudvalget har ønsket en drøftelse om brugen af vikarer. I drøftelsen skulle indgå Sundheds- og Omsorgsforvaltningens erfaringer med deres interne vikarkorps samt evt. inspiration fra Region Hovedstaden. Forvaltningen har undersøgt henholdsvis Sundheds- og Omsorgsforvaltningens og Region Hovedstadens brug af vikarer og mulighederne for en lignende løsning i Socialforvaltningen. En beskrivelse heraf fremgår af bilag 2. Den selvstændige drøftelse i Socialudvalget om brugen af vikarer udgår som konsekvens heraf, og Socialudvalget forelægges i stedet resultaterne ifm. analysen.

Overordnet tidsplan 
Socialudvalget får forelagt nogle få forslag pba. koncernanalysen i februar 2024 forud for Overførselssagen 2023-2024. Forvaltningen vil som udgangspunkt bruge analysens resultater til at udarbejde investerings- og effektiviseringsforslag til Budget 2025 og Overførelsessagen 2024-2025.  

Derudover vil forvaltningen løbende orientere Socialudvalget om status på koncernanalysen og dens resultater. 

Økonomi

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Administrative konsekvenser
Socialforvaltningen rammesætter, projektstyrer og driver selv analysearbejdet, men vil inddrage hjælp fra eksterne konsulenter til at varetage enkelte delopgaver i analysearbejdet. Derudover vil forvaltningen også samarbejde med kommunens tværgående analyseenhed om relevante delopgaver.

Videre proces

Socialforvaltningen arbejder videre med koncernanalysen som beskrevet i indstillingen og kommissoriet. Socialudvalget vil få forelagt de første forslag i forbindelse med budgetseminaret i februar 2024 med henblik på Overførselssagen 2023-2024.

Mikkel Boje

/ Anders Johannes Kristensen

Beslutning

Indstillingens 1. at blev taget til efterretning.

Indstillingens 2. at blev drøftet.

Kontorchef Anders Johannes Kristense deltog under punktets behandling.