Udbudsregler i relation til budgetnotater

Resumé

Socialforvaltningen har hidtil ikke har haft en fast procedure til sikring af, at der i forbindelse med budgetbevillinger bliver taget stilling til, om en given bevilling er udbudspligtig.

Denne indstilling beskriver, hvordan forvaltningen fremover vil håndtere udbudspligten ved udarbejdelse af budgetnotater til de årlige budgetforhandlinger samt forhandling om overførselssagen.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller, 

1. at Socialudvalget tager den udbudsretlige håndtering af bevillingssager vedr. tildeling af driftstilskud til private institutioner til efterretning.

Problemstilling

Sociale tjenesteydelser er omfattet af udbudspligten. Det betyder, at man ikke kan beslutte, at en bestemt privat institution skal modtage en bevilling, før den har været konkurrenceudsat. Der er anført en nærmere beskrivelse af udbudsreglerne i bilag 1.

Kravet om konkurrenceudsættelse omfatter alene de tilfælde, hvor kommunen agter at give en bevilling til en privat institution. Tildeling af budgetmidler på baggrund af en driftsoverenskomst eller bevillinger til frivillige organisationer i medfør af servicelovens § 18 er ikke omfattet af kravet om konkurrenceudsættelse.

Hidtil er der i forbindelse med udarbejdelse af budgetnotater, hvor en specifik privat institution er anført som modtager, ikke taget højde for kravet om konkurrenceudsættelse. I forbindelse med budgetforhandlingerne for 2024 anførte Socialforvaltningen et forbehold i de budgetnotater, hvor der blev indstillet, at en navngiven privat institution skulle modtage et driftstilskud. I forbeholdet blev det tilkendegivet, at forvaltningen kunne have pligt til at sende et driftstilskud i udbud, hvorfor der i budgetnotatet ikke kunne angives en specifik institution som modtager af et driftstilskud, da en evt. modtager skulle findes efter en udbudsproces.

Løsning

Socialforvaltningen har i alt 35 private tilbud og organisationer, der i dag tildeles tilskud, der ligger over grænsen for udbud. 19 tilskud ligger over tærskelværdien for EU-udbud på 5,6 mio. kr. i bevillingsperioden. De 16 øvrige tilskud ligger over 0,5 mio. kr., men under 5,6 mio. kr. i bevillingsperioden og kræver derfor ikke EU-udbud, men skal dog konkurrenceudsættes efter udbudsloven, inden de kan udbetales til en modtager.

En bevilling kan gives til en modtager, som i forvejen er tildelt en bevilling, uden at disse bevillinger skal anses som en samlet bevilling, hvis der er tale om forskellige formål. Der kan derfor opstå den situation, at en bevillingsmodtager får to bevillinger under tærskelværdien på 5,6 mio. kr., som sammenlagt overstiger tærskelværdien, uden at det udløser krav om EU-udbud. Dette indebærer i sagens natur ikke mulighed for fx at opdele den samme bevilling i mindre bevillinger med det formål at omgå udbudsreglerne.

For bevillinger under tærskelværdien for EU-udbud på 5,6 mio. kr., men over 0,5 mio. kr. i alt i bevillingsperioden, er der i udbudsloven et krav om, at aftalen indgås på markedsvilkår.

Dette kan ske på en af følgende måder:

• Markedsafdækning, og på det grundlag indhenter ét tilbud,
• Indhenter to eller flere tilbud
• Annoncering på kommunens hjemmeside eller www.udbud.dk

Markedsafdækning kan f.eks. være baseret på en undersøgelse af priserne på det relevante marked ved benchmarkingundersøgelser, mundtlige kontakter til udvalgte leverandører eller erfaringer fra tidligere indkøb. Det afgørende er at skabe et godt kendskab til markedet og priserne, som gør, at det vil være tilstrækkeligt at indhente ét tilbud.

Ligeledes vil tildeling af en bevilling anses at ske på markedsvilkår, når det sker efter indhentelse af to eller flere tilbud eller ved annoncering.

Denne form for konkurrenceudsættelse er mindre omfattende en de regler, der gælder for udbud over tærskelværdien, jf. nedenfor. Det vurderes, at denne proces vil tage 1 – 1½ måned og vil indebære et relativt beskedent administrativt ressourcetræk.

Det vil overvejende være denne fremgangsmåde, der skal anvendes fremover i forbindelse med udarbejdelse af budgetnotater, og forvaltningen vil således have mulighed for at tage stilling til, om bevillingen kan gives til den pågældende institution forud for de politiske forhandlinger om det kommende års budget. Dette forudsætter dog, at den politiske bestilling af et budgetnotat afgives i god tid inden budgetforhandlingerne og senest d. 15. maj.

Hvis forslag om at tildele en bevilling under tærskelværdien for EU-udbud til en navngiven privat institution kommer sent i budgetprocessen, vil det kunne forekomme, at forvaltningen ikke kan nå at tage stilling til, om bevillingen kan gives til den pågældende institution. I disse tilfælde vil der blive skrevet et forbehold ind i budgetnotaterne.

Bevillinger, som overstiger tærskelværdien på 5,6 mio. kr. i alt i bevillingsperioden, skal i EU-udbud. Dette indebærer en proces, som har en varighed på 8-12 måneder og medfører et administrativt ressourcetræk svarende til ca. 1/3 årsværk. Ved politisk beslutning om at udbyde en given opgave beskrives et formål (kravsspecifikation), hvorefter der gennem den efterfølgende administrative udbudsproces findes den leverandør, som skal udføre opgaven. Bevillinger, som forudsætter EU-udbud, vil først komme til udbetaling, når udbudsprocessen på 8-12 måneder er afsluttet, således at en bevilling ydet f.eks. ved budget 2025 vil have halvårseffekt i 2026. På grund af det administrative ressourcetræk i disse sager vil de administrative konsekvenser indgå i budgetnotatet.

Er opgaven under 0,5 mio. kr. i bevillingsperioden, er den ikke omfattet af udbudsloven. Her gælder, at man alene skal efterkomme de forvaltningsretlige principper om saglighed, økonomisk forsvarlig forvaltning, forbuddet mod varetagelse af uvedkommende hensyn, ligebehandlingsprincippet og proportionalitetsprincippet. Dermed vil der i disse tilfælde være muligt at tildele tilskud direkte til en navngiven modtager under overholdelse af nævnte principper.

For midlertidige bevillinger, der er givet ved årets eller tidligere års budgetaftaler, vil der blive taget stilling til udbudsproblematikken ved eventuel forlængelse af bevillingerne. Til Socialudvalgets budgetseminar i februar 2024 vil det på listen over bevillingsudløb fremgå, hvilke der skal sendes i udbud, samt forslag til, hvordan tilskuddet bør udbydes.

Tidsubegrænsede bevillinger er også omfattet af krav om konkurrenceudsættelse. Forvaltningen vil i løbet af 2024 forelægge en ny sag for udvalget med en plan for konkurrenceudsættelsen af disse bevillinger, før den iværksættes.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Socialforvaltningen implementerer den beskrevne praksis for fremtidige bevillinger, herunder evt. genbevilling af aktuelle midlertidige bevillinger. Socialudvalget vil modtage en sag med plan for konkurrenceudsættelse af tidsubegrænsede bevillinger i løbet af 2024.

Mikkel Boje

                                          / Mika Kobborg Smidt