Initiativer til nedbringelse af det forventede merforbrug for hjemmeplejen på handicapområdet
Initiativer til nedbringelse af det forventede merforbrug for hjemmeplejen på handicapområdet
Socialudvalget
BESLUTNINGSPROTOKOL
fra ordinært møde onsdag den 13. september 2006
5. Initiativer til nedbringelse af det forventede merforbrug for hjemmeplejen på handicapområdet
SUD 361/2006 J.nr. 361/2006
INDSTILLING OG BESLUTNING
Socialforvaltningen
indstiller,
at Socialudvalget tager Socialforvaltningens initiativer
som følge af regnskabsprognosen 2006 pr. august for hjemmeplejen på
handicapområdet, herunder iværksættelse af tiltag til at reducere merforbruget,
til efterretning.
Socialudvalgets beslutning i mødet den 13. september 2006
Kontorchef
Indstillingen blev taget til efterretning.
RESUME
I Socialforvaltningens regnskabsprognose 2006 pr. august, forventes et
merforbrug for hjemmeplejen på handicapområdet på i alt 30 mill.kr.. Heri er
indregnet en forventning om en indtægt fra Sundhedsforvaltningen svarende til
9,7 mill.kr. for hjemmeplejemodtagere over 65 år. Den endelige indtægt er
imidlertid ikke til at forudsige præcist. En ny aftale drøftes. Det forventede
merforbrug på 30 mill.kr. er en stigning i forhold til regnskab 2005, hvor der
var et merforbrug på området på i alt 15,7 mill. kr. (2005 P/L).
Socialforvaltningen fremlægger derfor denne særskilte redegørelse for
hjemmeplejen på handicapområdet samt en beskrivelse af iværksatte tiltag til at
nedbringe merforbruget.
1. Redegørelse
Merforbruget på hjemmeplejeområdet vedrører de hjemmeplejeydelser, som
leveres til handicappede borgere i Københavns Kommune. Ydelserne leveres af
kommunens fire handicapcentre samt private leverandører. Nedenfor er årsagerne til
merforbruget fremhævet;
1. Øget efterspørgsel
1.1 Antal
1.2 Tyngde
2. Styringsvanskeligheder
2.1 Organisering af hjemmeplejen, herunder
visiterede timer
2.2 Økonomisk styring/kontrol
2.3 Sygefravær og vanskeligheder ved
personalefastholdelse
1.
Øget efterspørgsel
Merforbruget på hjemmeplejeområdet er dels forklaret ved en stigende
efterspørgsel blandt Socialforvaltningens borgere. Der er derudover
handicappede borgere, der, når de fylder 65 år, vælger at fortsætte i
Socialforvaltningens hjemmepleje.
1.1 Antal
Borgere over 65 år
Borgere over 65 år hører til Sundhedsforvaltningen, jf. Københavns
Kommunes styrelsesvedtægt. Budgettet til borgere over 65 år udmeldes til
Sundhedsforvaltningen, og budgettet til borgere under 65 år til
Socialforvaltningen. Imidlertid kan handicappede borgere, der inden det fyldte
65. år har modtaget personlig og praktisk hjælp fra Socialforvaltningen, frit
vælge om de vil fortsætte i Socialforvaltningen eller skifte til Sundhedsforvaltningen.
Internt i Københavns Kommune sker der således en afregning imellem forvaltningerne.
I tabel 1 nedenfor kan udviklingen ses fordelt på aldersgrupper. Fra
2004 til 2006 ses en mindre stigning i antallet af ældre borgere over 65 år. Blandt
borgere over 67 år er stigningen dog markant.
Tabel 1. Hjemmeplejemodtagere på
handicapområdet
fordelt på aldersgrupper
|
Årstal |
2004 |
2005 |
2006* |
|
|
Borgere under 65 |
2104 |
1743 |
2305 |
|
|
Borgere samlet set over 65 |
570 |
594 |
600 |
|
|
|
Borgere mellem 65 og 66 |
332 |
297 |
256 |
|
|
Borgere over 67 |
238 |
296 |
345 |
|
I alt |
2674 |
2337 |
2906 |
|
Kilde: Socialforvaltningens ledelsesinformationssystem
* Tallet for 2006 er baseret på hjemmeplejemodtagere til og med juli 2006.
Note: Datagrundlaget vurderes ikke at være validt før et nyt omsorgssystem er implementeret.
Selvvalgte hjemmehjælpere
I forbindelse med fritvalgs-lovgivningen er der etableret nye muligheder
for, at borgerne selv kan vælge hjemmehjælp. En af de ny muligheder er, at en borger
har mulighed for at ansætte en hjemmehjælper efter eget valg, f.eks. en
pårørende.[1] En
anden mulighed er, at borgere, der er visiteret til mere end 20 timers
hjemmehjælp om ugen, har mulighed for at modtage et kontant tilskud til at
ansætte en privat leverandør, der skal levere hjemmehjælp.[2] Disse
muligheder bliver i stigende grad benyttet af borgerne.
Udviklingen i antal hjemmeplejemodtagere, der har selvvalgt
hjemmehjælper kan ses i tabel 2.
Tabel 2. Antal borgere, der har selvvalgt
hjemmehjælper
|
Årstal |
2004 |
2005 |
2006* |
|
Antal borgere |
83 |
130 |
132 |
Kilde: Datatræk fra Socialforvaltningens Omsorgssystem, TOP
* Til og med august 2006
Note: Datagrundlaget vurderes ikke at være validt før et nyt omsorgssystem er implementeret.
1.2 Tyngde
Det er Socialforvaltningens vurdering, at borgerne er mere ressourcekrævende.
Typisk er de ældre borgere mere plejekrævende, og det er derfor en omkostningskrævende
gruppe, der er i stigning i Socialforvaltningen. Socialforvaltningen vil
fremadrettet skærpe fokus på ældre borgere og i højere grad orientere om
Sundhedsforvaltningens tilbud.
Borgere, der har selvvalgt hjemmehjælper er desuden ressourcekrævende,
da disse borgere ofte kræver mange timers hjemmehjælp om ugen. I tabel 3 ses
udviklingen i borgere, der har selvvalgt hjemmehjælper. Det fremgår, at der,
udover en samlet stigning i antal borgere med selvvalgt hjemmehjælper, også er
sket en stigning i antal visiterede timer pr. borger. Særligt er der 21 borgere
med selvvalgt hjemmehjælper, der i 2006 er visiteret til mere end 30 timer om
ugen.
Tabel 3. Udviklingen i antal visiterede timer for
borgere, der har selvvalgt hjemmehjælper
|
Visiterede
timer |
2004 |
2005 |
2006* |
|
1-3 timer om ugen |
34 |
55 |
52 |
|
4-6 timer om ugen |
19 |
26 |
13 |
|
7-12 timer om ugen |
11 |
22 |
20 |
|
13-29 timer om ugen |
17 |
24 |
26 |
|
Over 30 timer om ugen |
2 |
3 |
21 |
|
I alt |
83 |
130 |
132 |
Kilde: Datatræk fra Socialforvaltningens Omsorgssystem, TOP
* Til og med august 2006
Note: Datagrundlaget vurderes ikke at være validt før et nyt omsorgssystem er implementeret.
De samlede udgifter til selvvalgte hjemmehjælpere forventes at udgøre
33,1 mill.kr. i 2006. Det svarer til 25 pct. af det forventede forbrug til
daghjemmepleje. Andelen af borgere, der har selvvalgte hjemmehjælpere udgør i
dag 7,8 pct.[3]
2. Styringsvanskeligheder
Det er Socialforvaltningens vurdering, at merforbruget bunder i styringsvanskeligheder
på hjemmeplejeområdet. Merforbruget kan reduceres ved at omorganisere
hjemmeplejen og styrke den daglige økonomistyring samt sikre bedre
styringsredskaber.
2.1 Organisering af
hjemmeplejen
Som følge af implementeringen af frit valg i Socialforvaltningen er
bestillerdelen (visitatorer) og udførerdelen (hjemmehjælpere) blevet opdelt.
Denne opdeling har været organisatorisk, og bestillerdelen er placeret under de
teknisk-administrative teams fordelt på de fire handicapcentre. Organiseringen
har betydet en manglende direkte ledelse af bestillerdelen, og
Socialforvaltningen vurderer, at der har manglet ledelsesmæssig styring i visitationen.
Socialforvaltningens kvalitetsstandarder, som er et udtryk for forvaltningens
serviceniveau, anvendes ikke i tilstrækkelig grad som styringsværktøj. Dette
medfører, at borgere kan modtage flere timer end det vedtagne serviceniveau
fastlægger.
Socialforvaltningen har derfor taget initiativ til en samling af visitationen
med henblik på en øget ledelsesintensitet samt at sikre fokus på, at borgerne
visiteres i overensstemmelse med kvalitetsstandarderne. Desuden vil alle
borgere, der har selvvalgt hjemmehjælper, fremadrettet blive revisiteret
hyppigt. Dette vil øge styringen af visiterede timer.
2.2 Økonomisk styring/kontrol
Det vurderes, at hjemmeplejeområdet som følge af lav ledelsesintensitet
har manglet økonomisk styring. Således har der manglet den fornødne kontrol med
den økonomiske udvikling samt manglet redskaber til at styre økonomien på hjemmeplejeområdet.
Socialforvaltningen har derfor taget initiativ til en skærpet økonomisk
styring.
2.3. Sygefravær og
vanskeligheder ved personalefastholdelse
Stigende sygefravær og høj personaleomsætning i hjem
meplejen bidrager i
høj grad til stigningen i det forventede merforbrug. Ved sygefravær er der
dobbelte lønomkostninger, da der skal indsættes vikarer. Derudover betyder det
generelle fravær, at der er flere omkostninger forbundet med levering af
hjemmehjælpen, da vikarerne først skal introduceres til området. Den høje
personaleomsætning gør det vanskeligere for handicapcentrene at planlægge
vagtbemandingen, og det kræver øget koordination mellem de enkelte vagter på
grund af manglende rutinemedarbejdere.
Brugen af vikarer betyder desuden, at Socialforvaltningen ikke kan leve
op til forvaltningens mål om at have så få hjælpere i hjemmet som muligt.
Socialforvaltningen forventer at igangsætte en række centrale rekrutteringstiltag
for at imødekomme det store fravær i hjemmeplejen. Et særligt fokus er indtaget
af voksenelever. Desuden forventes Socialforvaltningens Sygefraværspolitik vedtaget
på HSU i løbet af september 2006 og efterfølgende implementeret lokalt.
Socialforvaltningens Sygefraværspolitik vil give ledelsen i hjemmeplejen en
lang række redskaber til at håndtere og dermed nedbringe sygefraværet.
3. Tiltag til nedbringelse af
merforbruget
Socialforvaltningen har igangsat analyser af hjemmeplejeområdet, og der
er iværksat en række tiltag med henblik på at nedbringe merforbruget. I
forbindelse med regnskabsprognosen pr. august 2006 er det indskærpet overfor
handicapcentercheferne, at der skal tages konkrete initiativer til at nedbringe
merforbruget.
3.1. Ændret organisering af
hjemmeplejen
Som følge af de organisatoriske problemer i
hjemmeplejen har Socialforvaltningen i ultimo 2005 udarbejdet et omfattende
problemkatalog, der oplister problemerne på hjemmeplejeområdet. Tiltag til at
imødekomme de i problemkataloget identificerede problemstillinger er derfor
allerede igangsat. Udvalget er
på møde den 7. juni 2006 orienteret omkring hjemmeplejeprojektet, herunder
status for hjemmeplejeprojektets væsentligste og mest presserende problemstillinger,
og de tiltag som igangsættes for at imødekomme disse (SUD 269/2006).
Socialforvaltningen har blandt andet iværksat en strukturændring af handicapområdet, som
medfører øget ledelsesintensitet på hjemmeplejeområdet, og dermed imødekommer
den manglende styring af visitationen. For udførerpersonalet oprettes gruppelederfunktioner
for hver 20 hjemmehjælpere. Øget ledelsesintensitet vil desuden øge fokus på
økonomien, medføre bedre muligheder for kontrol og nedbringe sygefravær og
personaleudskiftning.
Som direkte udløber af den
seneste regnskabsprognose for 2006 for hjemmeplejeområdet, er det besluttet, at
problemerne i forhold til hjemmeplejevisitationen skal adresseres øjeblikkeligt
ved samling af hjemmeplejevisitationen i en midlertidig projektorganisation.
Samling af hjemmeplejevisitationen
Visitationen på
hjemmeplejeområdet centraliseres pr. nytår 2006/2007, og på grund af den
økonomiske situation på handicapområdet fremrykkes centraliseringen af
handicapområdets visitatorer. Der etableres en midlertidig projektorganisation i
september 2006, hvor de respektive handicapcentres visitatorer samles. Centraliseringen
af visitatorerne forventes at nedbringe antallet af timer pr. borger.
Omsorgssystemet
Hjemmeplejeområdet har datavaliditetsproblemer
og manglende ledelsesinformation, hvilket svækker økonomistyringen. Forvaltningen
arbejder i øjeblikket med udarbejdelse af kravspecifikation til brug for udbud
af et permanent omsorgssystem. Endvidere pågår der i øjeblikket et arbejde med
at udvikle et midlertidigt ledelsesinformationssystem mhp. forventet drift pr. nytår
2006/2007. Der er ansat en IT-projektleder til implementering af omsorgssystemet.
Effektivitetsanalyse af hjemmeplejeområdet
Som følge af beslutning i
Økonomiudvalget den 23. maj 2006 (ØU 175/2006) er det godkendt, at der
igangsættes en tværgående budgetanalyse, der skal foretages som en ekstern effektivitetsundersøgelse
af hjemmehjælpen både i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og i Socialforvaltningen.
3.2. Bedre økonomistyring
Økonomistyringen styrkes dels ved tiltagene i det omtalte
hjemmeplejeprojekt, og dels ved at forbedre regnskabsprognoserne i løbet af
året. Der er påbegyndt et udviklingsarbejde med henblik på at udarbejde bedre
skabeloner til regnskabsprognosen på hjemmeplejeområdet. En ny skabelon vil
blive anvendt ved regnskabsprognosen for oktober 2006. Detaljeringsgraden af
regnskabsprognoserne er i dag ikke tilstrækkelig. Der er derfor taget tiltag
til at forbedre regnskabsprognoserne fremadrettet, herunder at sikre ansættelse
af økonomiske analysemedarbejdere. Dette forventes at forbedre den økonomiske styring
af området og det løbende overblik over den økonomiske udvikling.
Herudover vil den månedlige økonomiopfølgning blive styrket gennem
møder i centerledelsen samt med relevante medarbejdere på området. Dette skal
øge fokus på budgetrammen i hele hjemmeplejen. Den månedlige opfølg
ning vil
desuden give mulighed for at sætte tidligere ind overfor en uventet udvikling.
Opkrævning af de årlige refusioner fra hospitaler og andre kommuner
intensiveres.
Endvidere iværksættes kurser for hjemmeplejekoordinatorerne i
økonomistyring indenfor BUM[4]-modellen
3.3. Nedbringelse af sygefravær
samt fastholdelse af personale
Sygefravær og vanskeligheder med fastholdelse af personalet er et meget
omkostningskrævende område. Der er derfor igangsat en række lokale tiltag med
henblik på at nedbringe sygefraværet. Et eksempel er et sundhedsfremme-projekt
med flere tilbud til medarbejderne, såsom frugtordning, motions- og
massagetilbud. Desuden vil der blive fulgt op på personalets sygefravær, og der
vil blive afholdt samtaler i forbindelse med sygdom og fratrædelse. Endeligt
vil Socialforvaltningen fremadrettet registrere udviklingen i fraværet for på
denne måde at kunne måle de økonomiske konsekvenser.
For at fastholde personalet har handicapcentrene tilbudt
efteruddannelse, løbende undervisning og supervision. Der er igangsat et
samarbejde med et rekrutteringsfirma, samt igangsat en plan for bedre
arbejdsmiljø til nedbringelse af sygefraværet på enkelte af handicapcentrene.
Hvis tiltagene giver resultater, overvejes det at gøre dem generelle.
3.4. Nedbringelse af udgifter
til selvvalgte hjemmehjælpere
For at nedbringe udgifterne til disse særlige ordninger har
Socialforvaltningen taget initiativ til en hyppigere revisitation af pågældende
borgere. Der indskærpes et øget fokus på anvendelsen af disse ordninger og
samtidig en øget kontrol af aflønningen af den selvvalgte hjemmehjælper.
Handicapcentrene skal fremadrettet kontrollere aflønningen af selvvalgte
hjemmehjælpere og sammenholde med antallet af visiterede timer. Desuden vil ældre
borgere blive orienteret om, at Sundhedsforvaltningens tilbud kan være målrettet
dem, og at en plejebolig måske er mere fordelagtig.
3.5 Øget kontrol med
leverandørerne
Kontrollen skærpes med både de kommunale og de private leverandører.
Afregningsrapporterne fra de kommunale leverandører har hidtil været upræcise
og baseret på ukorrekte data.