Initiativer til nedbringelse af det forventede merforbrug for hjemmeplejen på handicapområdet

Socialudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 13. september 2006

 

 

5.      Initiativer til nedbringelse af det forventede merforbrug for hjemmeplejen på handicapområdet

 

SUD 361/2006  J.nr. 361/2006

 

 

INDSTILLING

Socialforvaltningen indstiller,

 

at Socialudvalget tager Socialforvaltningens initiativer som følge af regnskabsprognosen 2006 pr. august for hjemmeplejen på handicapområdet, herunder iværksættelse af tiltag til at reducere merforbruget, til efterretning.

 

RESUME

I Socialforvaltningens regnskabsprognose 2006 pr. august, forventes et merforbrug for hjemmeplejen på handicapområdet på i alt 30 mill.kr.. Heri er indregnet en forventning om en indtægt fra Sundhedsforvaltningen svarende til 9,7 mill.kr. for hjemmeplejemodtagere over 65 år. Den endelige indtægt er imidlertid ikke til at forudsige præcist. En ny aftale drøftes. Det forventede merforbrug på 30 mill.kr. er en stigning i forhold til regnskab 2005, hvor der var et merforbrug på området på i alt 15,7 mill. kr. (2005 P/L).

 

Socialforvaltningen fremlægger derfor denne særskilte redegørelse for hjemmeplejen på handicapområdet samt en beskrivelse af iværksatte tiltag til at nedbringe merforbruget.

 

1. Redegørelse

Merforbruget på hjemmeplejeområdet vedrører de hjemmeplejeydelser, som leveres til handicappede borgere i Københavns Kommune. Ydelserne leveres af kommunens fire handicapcentre samt private leverandører. Nedenfor er årsagerne til merforbruget fremhævet;

 

1. Øget efterspørgsel

1.1 Antal

1.2 Tyngde

2. Styringsvanskeligheder

2.1 Organisering af hjemmeplejen, herunder visiterede timer

2.2 Økonomisk styring/kontrol

2.3 Sygefravær og vanskeligheder ved personalefastholdelse

 

1.      Øget efterspørgsel

Merforbruget på hjemmeplejeområdet er dels forklaret ved en stigende efterspørgsel blandt Socialforvaltningens borgere. Der er derudover handicappede borgere, der, når de fylder 65 år, vælger at fortsætte i Socialforvaltningens hjemmepleje.

 

1.1  Antal

Borgere over 65 år

Borgere over 65 år hører til Sundhedsforvaltningen, jf. Københavns Kommunes styrelsesvedtægt. Budgettet til borgere over 65 år udmeldes til Sundhedsforvaltningen, og budgettet til borgere under 65 år til Socialforvaltningen. Imidlertid kan handicappede borgere, der inden det fyldte 65. år har modtaget personlig og praktisk hjælp fra Socialforvaltningen, frit vælge om de vil fortsætte i Socialforvaltningen eller skifte til Sundhedsforvaltningen. Internt i Københavns Kommune sker der således en afregning imellem forvaltningerne.

 

I tabel 1 nedenfor kan udviklingen ses fordelt på aldersgrupper. Fra 2004 til 2006 ses en mindre stigning i antallet af ældre borgere over 65 år. Blandt borgere over 67 år er stigningen dog markant.

 

Tabel 1. Hjemmeplejemodtagere på handicapområdet

fordelt på aldersgrupper

Årstal		2004	2005	2006*
Borgere under 65		2104	1743	2305
Borgere samlet set over 65		570	594	600
	Borgere mellem 65 og 66	332	297	256
	Borger e over 67	238	296	345
I alt		2674	2337	2906

Kilde: Socialforvaltningens ledelsesinformationssystem

* Tallet for 2006 er baseret på hjemmeplejemodtagere til og med juli 2006.

Note: Datagrundlaget vurderes ikke at være validt før et nyt omsorgssystem er implementeret.

 

Selvvalgte hjemmehjælpere

I forbindelse med fritvalgs-lovgivningen er der etableret nye muligheder for, at borgerne selv kan vælge hjemmehjælp. En af de ny muligheder er, at en borger har mulighed for at ansætte en hjemmehjælper efter eget valg, f.eks. en pårørende.[1] En anden mulighed er, at borgere, der er visiteret til mere end 20 timers hjemmehjælp om ugen, har mulighed for at modtage et kontant tilskud til at ansætte en privat leverandør, der skal levere hjemmehjælp.[2] Disse muligheder bliver i stigende grad benyttet af borgerne.

 

Udviklingen i antal hjemmeplejemodtagere, der har selvvalgt hjemmehjælper kan ses i tabel 2.

 

Tabel 2. Antal borgere, der har selvvalgt hjemmehjælper

Årstal	2004	2005	2006*
Antal borgere	83	130	132

Kilde: Datatræk fra Socialforvaltningens Omsorgssystem, TOP

* Til og med august 2006

Note: Datagrundlaget vurderes ikke at være validt før et nyt omsorgssystem er implementeret.

 

1.2 Tyngde

Det er Socialforvaltningens vurdering, at borgerne er mere ressourcekrævende. Typisk er de ældre borgere mere plejekrævende, og det er derfor en omkostningskrævende gruppe, der er i stigning i Socialforvaltningen. Socialforvaltningen vil fremadrettet skærpe fokus på ældre borgere og i højere grad orientere om Sundhedsforvaltningens tilbud.

 

Borgere, der har selvvalgt hjemmehjælper er desuden ressourcekrævende, da disse borgere ofte kræver mange timers hjemmehjælp om ugen. I tabel 3 ses udviklingen i borgere, der har selvvalgt hjemmehjælper. Det fremgår, at der, udover en samlet stigning i antal borgere med selvvalgt hjemmehjælper, også er sket en stigning i antal visiterede timer pr. borger. Særligt er der 21 borgere med selvvalgt hjemmehjælper, der i 2006 er visiteret til mere end 30 timer om ugen.

 

Tabel 3. Udviklingen i antal visiterede timer for borgere, der har selvvalgt hjemmehjælper

Visiterede timer	2004	2005	2006*
1-3 timer om ugen	34	55	52
4-6 timer om ugen	19	26	13
7-12 timer om ugen	11	22	20
13-29 timer om ugen	17	24	26
Over 30 timer om ugen	2	3	21
I alt	83	130	132

Kilde: Datatræk fra Socialforvaltningens Omsorgssystem, TOP

* Til og med august 2006

Note: Datagrundlaget vurderes ikke at være validt før et nyt omsorgssystem er implementeret.

 

De samlede udgifter til selvvalgte hjemmehjælpere forventes at udgøre 33,1 mill.kr. i 2006. Det svarer til 25 pct. af det forventede forbrug til daghjemmepleje. Andelen af borgere, der har selvvalgte hjemmehjælpere udgør i dag 7,8 pct.[3]

 

2. Styringsvanskeligheder

Det er Socialforvaltningens vurdering, at merforbruget bunder i styringsvanskeligheder på hjemmeplejeområdet. Merforbruget kan reduceres ved at omorganisere hjemmeplejen og styrke den daglige økonomistyring samt sikre bedre styringsredskaber.

 

2.1 Organisering af hjemmeplejen

Som følge af implementeringen af frit valg i Socialforvaltningen er bestillerdelen (visitatorer) og udførerdelen (hjemmehjælpere) blevet opdelt. Denne opdeling har været organisatorisk, og bestillerdelen er placeret under de teknisk-administrative teams fordelt på de fire handicapcentre. Organiseringen har betydet en manglende direkte ledelse af bestillerdelen, og Socialforvaltningen vurderer, at der har manglet ledelsesmæssig styring i visitationen. Socialforvaltningens kvalitetsstandarder, som er et udtryk for forvaltningens serviceniveau, anvendes ikke i tilstrækkelig grad som styringsværktøj. Dette medfører, at borgere kan modtage flere timer end det vedtagne serviceniveau fastlægger.

 

Socialforvaltningen har derfor taget initiativ til en samling af visitationen med henblik på en øget ledelsesintensitet samt at sikre fokus på, at borgerne visiteres i overensstemmelse med kvalitetsstandarderne. Desuden vil alle borgere, der har selvvalgt hjemmehjælper, fremadrettet blive revisiteret hyppigt. Dette vil øge styringen af visiterede timer.

 

2.2 Økonomisk styring/kontrol

Det vurderes, at hjemmeplejeområdet som følge af lav ledelsesintensitet har manglet økonomisk styring. Således har der manglet den fornødne kontrol med den økonomiske udvikling samt manglet redskaber til at styre økonomien på hjemmeplejeområdet. Socialforvaltningen har derfor taget initiativ til en skærpet økonomisk styring.

 

2.3. Sygefravær og vanskeligheder ved personalefastholdelse

Stigende sygefravær og høj personaleomsætning i hjemmeplejen bidrager i høj grad til stigningen i det forventede merforbrug. Ved sygefravær er der dobbelte lønomkostninger, da der skal indsættes vikarer. Derudover betyder det generelle fravær, at der er flere omkostninger forbundet med levering af hjemmehjælpen, da vikarerne først skal introduceres til området. Den høje personaleomsætning gør det vanskeligere for handicapcentrene at planlægge vagtbemandingen, og det kræver øget koordination mellem de enkelte vagter på grund af manglende rutinemedarbejdere.

 

Brugen af vikarer betyder desuden, at Socialforvaltningen ikke kan leve op til forvaltningens mål om at have så få hjælpere i hjemmet som muligt.

 

Socialforvaltningen forventer at igangsætte en række centrale rekrutteringstiltag for at imødekomme det store fravær i hjemmeplejen. Et særligt fokus er indtaget af voksenelever. Desuden forventes Socialforvaltningens Sygefraværspolitik vedtaget på HSU i løbet af september 2006 og efterfølgende implementeret lokalt. Socialforvaltningens Sygefraværspolitik vil give ledelsen i hjemmeplejen en lang række redskaber til at håndtere og dermed nedbringe sygefraværet.

 

3. Tiltag til nedbringelse af merforbruget

Socialforvaltningen har igangsat analyser af hjemmeplejeområdet, og der er iværksat en række tiltag med henblik på at nedbringe merforbruget. I forbindelse med regnskabsprognosen pr. august 2006 er det indskærpet overfor handicapcentercheferne, at der skal tages konkrete initiativer til at nedbringe merforbruget.

 

3.1. Ændret organisering af hjemmeplejen

Som følge af de organisatoriske problemer i hjemmeplejen har Socialforvaltningen i ultimo 2005 udarbejdet et omfattende problemkatalog, der oplister problemerne på hjemmeplejeområdet. Tiltag til at imødekomme de i problemkataloget identificerede problemstillinger er derfor allerede igangsat. Udvalget er på møde den 7. juni 2006 orienteret omkring hjemmeplejeprojektet, herunder status for hjemmeplejeprojektets væsentligste og mest presserende problemstillinger, og de tiltag som igangsættes for at imødekomme disse (SUD 269/2006).

 

Socialforvaltningen har blandt andet iværksat en strukturændring af handicapområdet, som medfører øget ledelsesintensitet på hjemmeplejeområdet, og dermed imødekommer den manglende styring af visitationen. For udførerpersonalet oprettes gruppelederfunktioner for hver 20 hjemmehjælpere. Øget ledelsesintensitet vil desuden øg e fokus på økonomien, medføre bedre muligheder for kontrol og nedbringe sygefravær og personaleudskiftning.

 

Som direkte udløber af den seneste regnskabsprognose for 2006 for hjemmeplejeområdet, er det besluttet, at problemerne i forhold til hjemmeplejevisitationen skal adresseres øjeblikkeligt ved samling af hjemmeplejevisitationen i en midlertidig projektorganisation.

 

Samling af hjemmeplejevisitationen

Visitationen på hjemmeplejeområdet centraliseres pr. nytår 2006/2007, og på grund af den økonomiske situation på handicapområdet fremrykkes centraliseringen af handicapområdets visitatorer. Der etableres en midlertidig projektorganisation i september 2006, hvor de respektive handicapcentres visitatorer samles. Centraliseringen af visitatorerne forventes at nedbringe antallet af timer pr. borger.

Omsorgssystemet

Hjemmeplejeområdet har datavaliditetsproblemer og manglende ledelsesinformation, hvilket svækker økonomistyringen. Forvaltningen arbejder i øjeblikket med udarbejdelse af kravspecifikation til brug for udbud af et permanent omsorgssystem. Endvidere pågår der i øjeblikket et arbejde med at udvikle et midlertidigt ledelsesinformationssystem mhp. forventet drift pr. nytår 2006/2007. Der er ansat en IT-projektleder til implementering af omsorgssystemet.

Effektivitetsanalyse af hjemmeplejeområdet

Som følge af beslutning i Økonomiudvalget den 23. maj 2006 (ØU 175/2006) er det godkendt, at der igangsættes en tværgående budgetanalyse, der skal foretages som en ekstern effektivitetsundersøgelse af hjemmehjælpen både i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og i Socialforvaltningen.

3.2. Bedre økonomistyring

Økonomistyringen styrkes dels ved tiltagene i det omtalte hjemmeplejeprojekt, og dels ved at forbedre regnskabsprognoserne i løbet af året. Der er påbegyndt et udviklingsarbejde med henblik på at udarbejde bedre skabeloner til regnskabsprognosen på hjemmeplejeområdet. En ny skabelon vil blive anvendt ved regnskabsprognosen for oktober 2006. Detaljeringsgraden af regnskabsprognoserne er i dag ikke tilstrækkelig. Der er derfor taget tiltag til at forbedre regnskabsprognoserne fremadrettet, herunder at sikre ansættelse af økonomiske analysemedarbejdere. Dette forventes at forbedre den økonomiske styring af området og det løbende overblik over den økonomiske udvikling.

 

Herudover vil den månedlige økonomiopfølgning blive styrket gennem møder i centerledelsen samt med relevante medarbejdere på området. Dette skal øge fokus på budgetrammen i hele hjemmeplejen. Den månedlige opfølgning vil desuden give mulighed for at sætte tidligere ind overfor en uventet udvikling.

 

Opkrævning af de årlige refusioner fra hospitaler og andre kommuner intensiveres.

 

Endvidere iværksættes kurser for hjemmeplejekoordinatorerne i økonomistyring indenfor BUM[4]-modellen

 

3.3. Nedbringelse af sygefravær samt fastholdelse af personale

Sygefravær og vanskeligheder med fastholdelse af personalet er et meget omkostningskrævende område. Der er derfor igangsat en række lokale tiltag med henblik på at nedbringe sygefraværet. Et eksempel er et sundhedsfremme-projekt med flere tilbud til medarbejderne, såsom frugtordning, motions- og massagetilbud. Desuden vil der blive fulgt op på personalets sygefravær, og der vil blive afholdt samtaler i forbindelse med sygdom og fratrædelse. Endeligt vil Socialforvaltningen fremadrettet registrere udviklingen i fraværet for på denne måde at kunne måle de økonomiske konsekvenser.

 

For at fastholde personalet har handicapcentrene tilbudt efteruddannelse, løbende undervisning og supervision. Der er igangsat et samarbejde med et rekrutteringsfirma, samt igangsat en plan for bedre arbejdsmiljø til nedbringelse af sygefraværet på enkelte af handicapcentrene. Hvis tiltagene giver resultater, overvejes det at gøre dem generelle.

 

 

3.4. Nedbringelse af udgifter til selvvalgte hjemmehjælpere

For at nedbringe udgifterne til disse særlige ordninger har Socialforvaltningen taget initiativ til en hyppigere revisitation af pågældende borgere. Der indskærpes et øget fokus på anvendelsen af disse ordninger og samtidig en øget kontrol af aflønningen af den selvvalgte hjemmehjælper. Handicapcentrene skal fremadrettet kontrollere aflønningen af selvvalgte hjemmehjælpere og sammenholde med antallet af visiterede timer. Desuden vil ældre borgere blive orienteret om, at Sundhedsforvaltningens tilbud kan være målrettet dem, og at en plejebolig måske er mere fordelagtig.

 

3.5 Øget kontrol med leverandørerne

Kontrollen skærpes med både de kommunale og de private leverandører. Afregningsrapporterne fra de kommunale leverandører har hidtil været upræcise og baseret på ukorrekte data.

SAGSBESKRIVELSE

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Socialforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

I tabel 4 ses udviklingen i de forventede forbrug og regnskaberne på hjemmeplejen p å handicapområdet siden regnskab 2004. 

 

Tabellen illustrerer det aktuelle forventede merforbrug i 2006 på 30 mill.kr., jfr. prognosen pr. august. Merforbruget er en stigning sammenlignet med tidligere år, trods at området siden 2004 har været kendetegnet ved et stort merforbrug.

 

Det aktuelle forventede merforbrug udgør 21,6 pct. af budgettet til hjemmeplejeydelser på handicapområdet. Dog afventer afregning med Sundhedsforvaltningen.

 

Tabel 4. Udviklingen i hjemmeplejen på handicapområdet (i 1.000 kr./2006 pl.)

Regnskabsversion	Budget	Forbrug	Afvigelse
Regnskab 2004	135.389	150.098	14.709
Forventet regnskab 2005 pr. april	129.300	133.916	4.617
Forventet regnskab 2005 pr. juli	129.332	133.942	4.611
Forventet regnskab 2005 pr. oktober	134.993	148.244	13.251
Regnskab 2005	139.375	156.228	16.853
Forventet regnskab 2006 pr. april	131.977	150.538	18.561
Forventet regnskab 2006 pr. august	132.918	162.936	30.018

Note: Tallene er fremskrevet til 2006-pl. med Økonomiforvaltningens vægtede pl-satser.

Note: Alle forbrugstal er inklusiv faktisk gråzoneafregning eller forventet gråzoneafregning (2006).

 

De initiativer, der er iværksat og som fremgår af denne indstilling kan forventes til en vis grad at bremse udviklingen i forbruget i 2006, og på længere sigt forventes de at kunne reducere merforbruget på hjemmeplejeområdet. I tabel 5 ses en opgørelse over de forventede besparelser. Målet er fortsat at kunne fjerne det forventede merforbrug allerede i 2007, men pt. er vores realistiske fremgang at vi først i 2008 når besparelsesmålene. 

 

Tabel 5. Oversigt over de forventede besparelser som følge af de iværksatte initiativer (mill.kr).

Tiltag til at nedbringe af mer-forbruget	Besparelse i 2006	Besparelse indtil 2007	Besparelse indtil 2008
3.1 Samling af hjemmeplejevisitationen	1,0	2	2,5
Omsorgssystemet	0	0	3
Effektivi tetsanalyse af hjemmeplejeområdet	0	1	1
3.2 Bedre økonomistyring	1	1	2
3.3 Nedbringelse af sygefravær samt fastholdelse af personale	0,5	2	3,5
3.4 Nedbringelse af udgifter til selvvalgte hjemmehjælpere	1	2	2
3.5 Øget kontrol med leverandører	1	1	1
Samlet besparelse i hhv. 2006 og indtil 2008	4,5	9	Ca. 15

 

Det er den samlede vurdering, at initiativerne i 2006 vil medføre et reduceret merforbrug fra 30 mill.kr. til ca. 25 mill.kr. I 2007 forventes 14,5 mill.kr. tilført handicapområdet fra området Børnefamilier med særlige behov, og derudover forventes de igangsatte initiativer at medføre reduktion på i alt 15 mill.kr. med udgangen af 2008, hvor budgettet forventes at balancere.

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

 

HØRING

Ingen

 

BILAG

Ingen

 

 

Grethe Munk                        /                     Jens Elmelund