Samling af ejendomsdrift i Københavns Kommune

Socialforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget, 

1. At Socialudvalget godkender indstillingen som udvalgets høringssvar til Økonomiudvalget,
2. At Socialforvaltningens centrale kontorer, myndighedscentre og kontorer for centerfællesskabernes stabe indgår i fase 1 som foreslået,
3. At Socialforvaltningens tilbud med dagåbent indgår i fase 1 som foreslået,
4. At Socialudvalget indstiller til Økonomiudvalget, at beslutningen om overførsel af Socialforvaltningens døgntilbud og institutioner med døgnbemanding først indgår i fase 3
5. At Socialudvalget indstiller til Økonomiudvalget, at Socialforvaltningens medarbejdere overgår med deres faktiske overhead på 15.240 kr.

Københavns Ejendomme foreslår, at der etableres en fælles enhed for ejendomsdrift i kommunen. Enheden skal organisatorisk forankres i Københavns Ejendomme og finansieringen skal ske via overførsel af fagforvaltningernes budgetter til ejendomsdrift. Forslaget er et effektiviseringsforslag som skal sikre en samlet effektiviseringsgevinst for kommunen svarende til 30 mio. kr. i årlige driftsbesparelser ved fuld indfasning.

Forslaget indebærer, at styringen af ejendomsdriften fremover vil foregå centralt i ejendomsdriftenheder, der dækker alle tilbud og institutioner i et geografisk område. I dag er ansvaret og styringen af ejendomsdriften forankret lokalt i centre og på tilbud.

Økonomiudvalget besluttede den 10. juni at sende forslaget i høring i fagudvalgene og i det centrale samarbejdsorgan før der træffes en endelig beslutning på Økonomiudvalgsmødet den 26. august 2014. Høringsmaterialet er vedlagt som bilag.

Beslutningen omhandler forslagets fase 1, som omfatter rengøring, indvendigt vedligehold, terræn, kantine og sikring. Fase 1 gælder alle kommunale tilbud i og uden for København, samt selvejende tilbud i kommunale lejemål. Fase 1 træder i kraft den 1. januar 2016. Der skal ikke træffes beslutning om fase 2 og 3 nu. De vil eventuelt indgå som selvstændige beslutningsoplæg til behandling ved senere budgetforhandlinger.

Socialforvaltningen er i udgangspunktet positiv overfor en fælles løsning for ejendomsdriften i København. Indstillingen om en fælles enhed for ejendomsdrift rummer gode idéer til, hvordan man har tænkt det gennemført. Det er tydeligt, at der er lagt et stort arbejde i at udvikle en styringsmodel, der tager højde for de erfaringer som man har gjort i andre tværgående sammenlægninger, herunder samlingen af administrative opgaver i Koncernservice. Det er også en god idé at se på, om ressourcerne bliver anvendt mest hensigtsmæssigt og om ledelsen har mest mulig tid til kerneopgaverne omkring det pædagogiske arbejde.  

Socialforvaltningen er enig i, at der er mulighed for at opnå et besparelsespotentiale ved effektiviseringer i ejendomsdriften. Men det er samtidig Socialforvaltningens vurdering at en sådan effektivisering samtidig bør have et stort fokus på at medtænke væsentlige faglige hensyn for at sikre mest mulig tryghed for og støtte til borgerne, dvs at effektiviseringen ikke kommer til at gå ud over kernedriften og kvaliteten for brugerne.  

Resultatet af høringen i Socialforvaltningen er vedlagt som bilag til indstillingen sammen med kopi af de indsendte høringssvar. Socialforvaltningen vurderer, at ejendomsdriften i centrale kontorer, myndighedsfællesskaber og kontorer for centerfællesskaberne med fordel kan indgå i forslagets fase 1.  

Samtidig vurderer Socialforvaltningen, at dagåbne tilbud også kan overgå i fase 1, da ejendomsindsatsen her er mindre integreret i brugernes hverdag. 

På døgntilbuddene viser den interne høring, at der en massiv bekymring for at lade ejendomsdriften indgå i en samlet løsning på nuværende tidspunkt. Socialforvaltningen vurderer, at når det gælder døgnåbne tilbud er det særligt sårbart at flytte ejendomsdriften til en central enhed og at dette vil skulle forberedes meget grundigt.  

Socialforvaltningen anbefaler, derfor at døgntilbuddene venter med at overgå til en fælles enhed, til der er gennemført en god proces, der sikrer de rigtige løsninger fra starten. Processen skal endvidere sikre den fornødne tryghed for de lokale tilbud og brugerne.  

Socialforvaltningen foreslår derfor, at beslutningen om, at sociale tilbud med døgnåbent indgår i den centrale enhed, først indgår i fase 3, som i indstillingen forventes at indgå i budgetforhandlingerne om budget 2018. På samme vis er det i indstillingen fra Københavns Ejendomme indstillet, at beslutningen om Sundheds- og Omsorgsforvaltningens døgntilbud skal overgå til den fælles enhed først sker i fase 3  

Endvidere forslår Socialforvaltningen, at der gennemføres et pilotprojekt på døgntilbud i et mindre geografisk område (på tværs af forvaltninger), før der træffes en endelig beslutning om at lade døgntilbud indgå i en fælles løsning.  

Uddybning af døgntilbuddenes bekymringer ved at overgå til fælles ejendomsdrift
I høringssvarene udtrykkes en generel bekymring fra botilbuddene for, at ansvaret og ledelsesretten over den ejendomsfaglige service bliver flyttet til Københavns Ejendomme. I høringssvarene peges på: 

Socialfaglige hensyn
Mange af socialområdets målgrupper er skrøbelige overfor ændringer i hverdagen. Derfor er det helt centralt, at servicefunktioner er tæt koordineret med og samtænkt med den pædagogiske praksis. Mange steder er brugerne ligeledes inddraget i opgavevaretagelsen eller servicefunktionen fungerer som praktiksted for brugerne og beboere. Det er ofte en kompleks opgave, som kræver fagligt personale med indsigt i socialfaglige metoder til hvordan man fx kan arbejde med motivation i forhold til at få unge med kriminel baggrund eller handicappede til at hjælpe med at gøre rent. Dette kræver, at den lokale ledelse har mulighed for at koordinere både de pædagogiske indsatser og serviceindsatsen på stedet.    

Sikkerhed
Særligt i socialpsykiatrien, dele af handicapområdet og i tilbud for kriminalitetstruede unge, er der et stort fokus på forebyggelse af vold og udadreagerende adfærd. På disse tilbud, kan sikkerheden nemt blive sat over styr, hvis ikke indsatsen omkring borgerne er præget af kontinuitet, genkendelighed og en tæt koordinering med tilbuddets ledelse. Skiftende servicemedarbejdere, der ikke refererer til den daglige ledelse og derfor ikke kan indtænkes i helhedsindsatsen om borgerne, udgør en risici for magtanvendelser og arbejdsskader for medarbejderne.  

Kombinerede stillinger
I dag er udførelsen af ejendomsopgaverne tæt forbundet med den pædagogfaglige indsats omkring borgerne og dermed ikke adskilt fra kerneopgaverne. Det viser sig konkret i, at mange servicemedarbejdere har delte funktioner, hvor de fx kører børn fra døgninstitutionen og i skole og samtidig udfører indvendig vedligeholdelse af institutionen.

I den nuværende indstilling om en samling af ejendomsdrift fremgår det, at Socialforvaltningen skal overflytte årsværk og direkte udgifter svarende til i alt 155,73 mio. kr. årligt.

Socialforvaltningen mener, at dette tal skal korrigeres med de ressourcer, der anvendes hos selvejende tilbud i egne bygninger eller 3. mands lejemål, samt med årsværk for medarbejdere i særlige stillinger, som vil overgå med deres faktiske omkostninger og ikke en gennemsnitlig årsløn.

Den økonomiske konsekvens ved samlingen af ejendomsdriften i Københavns Ejendomme er derfor, at Socialforvaltningen skal overflytte årsværk og direkte udgifter svarende til i alt 123,94 mio. kr. årligt.

Oversigt over årsværk og direkte udgifter til ny ejendomsdriftsenhed:

	Kroner
155,57 årsværk à 391.900 kr.	60.967.883
Direkte udgifter*	61.621.324
Faktisk overhead i SOF à 15.240 kr.	2.370.887
Total	124.960.094

*Det endelige beløb, der skal overføres, forudsættes at være justeret for eventuelle besparelser som Københavns Ejendomme har indhentet hos Socialforvaltningen fra juni 2014 til januar 2016.   Socialforvaltningens faktiske overhead er 15.240 kr. pr. medarbejder. Københavns Ejendomme har i indstillingen kalkuleret med en overhead på 30.900 kr. pr. medarbejder. Hvis et overheadniveau på det dobbelte af Socialforvaltningens nuværende udgift fastholdes, vil det betyde en merudgift for Socialforvaltningen på 2,4 mio. kr. som skal finansieres via driften og som vil betyde forringelser i indsatsen for borgerne. Socialforvaltningen indstiller derfor til, at Socialudvalget anmoder Københavns Ejendomme om, at nedjustere indstillingens overhead til det faktiske niveau, Socialforvaltningen har i dag.  Såfremt beslutningen om overførsel af døgntilbud i Socialforvaltningen til den centrale enhed udskydes til fase 3, vil overførslen skulle reguleres i henhold hertil.

Indstillingen er i høring i alle fagudvalg, herunder i Socialudvalget den 13. august 2014, og derefter skal indstillingen på Økonomiudvalgsmøde den 26. august 2014. Hvis Økonomiudvalget godkender indstillingen, indgår den i budgetforhandlingerne om budget 2015.

 

         Anette Laigaard

                                                                  / Anders Kirchhoff

Kontorchef Katrine Thorball Bagge deltog under punktets behandling. 

Indstillingen blev godkendt