B2013: Orientering om tværgående effektiviseringer

Udvalgene skal til brug for BR’s omprioriteringer i budget 2013 bidrage til en række tværgående effektiviseringsforslag. Socialudvalgets andel af disse effektiviseringsforslag udgør 5,1 mio. kr. i 2013. 

Tværgående effektiviseringsforslag

Som led i Københavns kommunes effektiviseringsstrategi 2011-2013, skal kommunen til brug for budget 2013 udarbejde effektiviseringsforslag for i alt 250 mio. kr. Effektiviseringsforslagene består af forvaltningsspecifikke effektiviseringer for samlet 200 mio. kr., (hvortil Socialudvalget i forbindelse med sit budgetbidrag har fremsendt forslag for 31,8 mio. kr.), samt tværgående effektiviseringsforslag for samlet 50 mio. kr.

Det konkrete krav til nye tværgående effektiviseringer i 2013 er dog reduceret til minimum 9,1 mio. kr., fordi effekten af effektiviseringstiltag igangsat i 2011 og 2012 med stigende profil fratrækkes.

Forvaltningerne har til brug for budget 2013 i regi af en fælles styregruppe udarbejdet udkast til 19 forslag, der indgår som bidrag til Økonomiudvalgets juniindstilling om budgetforslag 2013. Heraf hører 6 forslag under Citizen 2015 strategien om digitalisering af borgerbetjeningen med henblik på blandt andet sikring af, at Københavns Kommune efterlever kravene i den fælles offentlige og fælles kommunale digitaliseringsstrategi.

De samlede forslag har i de foreliggende udkast et provenu på i alt ca. 26 mio. kr. i 2013, stigende til ca. 64 mio. kr. i 2016. Forslagenes provenu overstiger dermed det fastsatte minimum på 9,1 mio. kr. Af det samlede provenu i 2013 vedrører ca. 5 mio. kr. Socialudvalget, stigende til 10 mio. kr. i 2016, hvor forslagene har fuld effekt.

Socialudvalget vil i august få et forelagt notat med vurdering af konsekvenser af de forskellige forslag i praksis.

Forvaltningsspecifikt forslag om integrerbare digitale blanketter

Endelig skal Socialudvalget godkende, at forslag om integrerbare digitale blanketter, som er udarbejdet i regi af Citizen 2015 strategien, indgår som forvaltningsspecifikt effektiviseringsforslag i budgetforhandlingerne. Forslaget har været drøftet som et muligt tværgående forslag i regi af Citizen 2015 strategien. Det blev imidlertid besluttet, at forslaget udelukkende vedrørende Socialforvaltningen, hvorfor forslagets provenu kan tilfalde Socialudvalget som forvaltningsspecifik effektivisering.

Tværgående effektiviseringsforslag

I nedenstående tabel 1 ses en samlet oversigt over effektiviseringspotentialerne i forslagene:

Tabel 1: Effektiviseringspotentialer 2013 SUD og KK

* Provenu herfra anvendes til håndtering af manglende provenu som følge af annullering af KØR

 snitflader

** Provenu først fra 2014

I det nedenstående er forslag kort beskrevet. Der henvises i øvrigt til de vedlagte bilag med projektbeskrivelser.

Indkøb

Nye udbud og genudbud af varer og tjenesteydelser giver mulighed for bedre priser og dermed driftsbesparelser. Økonomiforvaltningen vurderer, at der på følgende fællesobligatoriske aftaleområder i 2013 er mulighed for at opnå bedre priser end de nuværende: Budkørsel, Kontor- og regnskabsvikarer, Kaffe, AV-udstyr og Headsets, TV, radio etc., Rejsebureauydelser og flyrejser (SKI-aftale), Papir og kontorartikler, Fortrykt brevpapir, fortrykte kuverter og visitkort (udbud allerede gennemført), IT-tilbehør (ud over effektivisering i budget 2012), Rekruttering og outplacement (udbud allerede gennemført), Tolkeudbud, herunder øget brug af videotolkning (udbud allerede gennemført).

Styrkelse af KK.dk

Forslaget har til formål at etablere en fremtidssikret og fleksibel platform for kommunens digitale borgerbetjening. En platform, som nedbringer de på nuværende tidspunkt stærkt stigende udgifter til vedligeholdelse og ekstern konsulentbistand, og samtidig imødekommer brugernes hastigt voksende krav til og forventning om øget tilgængelighed, bl.a. via nye medieenheder såsom mobilunderstøttelse, tablet, tv, infoskærme mv.

Fælles grafisk enhed

Københavns Kommune (KK) anvender i dag mange midler eksternt på fragmenteret grafisk design. Etablering af en fælles og central inhouse grafisk enhed vil skabe billigere, mere ensartet og bedre kommunikation.

Min lederside og fælles fraværsrapporter

I budgettet for 2011 blev der afsat 24 mio. kr. til det tværgående initiativ ”Bedre ledelsesrum”. En del af aftalen var, at der i takt med udviklingen af konkret løsninger hjemtages gevinster i regi af den tværgående effektiviseringsstrategi. Dette forslag omhandlinger realiseringen af gevinster inden for to delprojekter under Bedre ledelsrum- Min lederside, og Fælles ledelsesrapporter på fravær og personaleomsætning

IT-arkivering

Købehavns Kommune kan nedbringe sine årlige omkostninger til den lovpligtige udarbejdelse af It-arkiveringsversioner, såfremt Københavns Stadsarkiv udfører dem for kommunens forvaltninger og Koncernservice i stedet for at ydelsen købes ved private It-leverandører.

SOS krisehjælp

På baggrund af en ændring af skattereglerne vedr. privatrelateret psykologrådgivning og de deraf afledte administrationsudgifter for KK, samt et merforbrug til krisehjælpsordningen i 2011, foreslås at skære muligheden for at anvende krisehjælp på baggrund af privatrelaterede årsager væk.

AD domæner

En konsolidering af kommunens domæner vil sænke kommunens samlede udgifter til it med minimum 4,5 mio. kr. gennem sparet servicetid i Koncernservice og samtidig medføre bedre service til kommunens it-brugere og bidrage til den it-mæssige forberedelse af fremtidige organisationsændringer i kommunen.

Natslukning af Pc’ere

Ved at slukke for pc’erne, som ikke bliver brugt om natten, vil kommunen både kunne opnå en besparelse på elregningen og reducere kommunens CO₂-udledning.

Afvikling af ADSL linjer

Forslaget går ud på at nedlægge ydelsen ”Datalinjer til hjemmearbejdspladser”.

Afvikling af Internetrefusion

Forslaget indebærer nedtrapning af refusion af medarbejderudgifter til hjemmearbejdspladser.

Udskiftning af KK-net

Projektet har til formål at etablere et nyt intranet for hele Københavns Kommune. Det nuværende intranet supporteres ikke længere fra leverandørens side, hvilket gør, at der er behov for at skifte til en ny teknisk platform. Udskiftningen af den tekniske platform for KKnet medfører en årlig driftsbesparelse på 2,0 mio. kr. på udgifter til servere, licenser og vedligehold af systemet set i forhold til det nuværende forbrug på 4,8 mio. kr. som via en betalingsmodel finansieres af forvaltningerne på baggrund af antal administrative pc’ere i forvaltningen. Forvaltningerne skal fortsat betale 4,8 mio. kr., men KS skal heraf aflevere 2,0 mio. kr. varigt i effektiviseringsbidrag og således skal nedbringe omkostningerne til 2,8 mio. kr. Provenuet bidrager til at håndtere manglende provenu som følge af annullering af KØR-snitflader. Effektiviseringsgevinsten er under forudsætning af BR-godkendelse ultimo juni 2012 af indstilling vedr. anlægsbevilling til KK.net

MVS vagtplan

Forslaget går ud på at opnå en besparelse ved overdragelse af vedligeholdelsesaftalen vedr. MVS Vagtplan til KMD. Provenuet bidrager til at håndtere manglende provenu som følge af annullering af KØR-snitflader.

Reduktion af PC-prisen

Koncernservice vil reducere prisen på pc-ydelsen med ca. 130 kr. i 2013 og ca. 140 kr. i 2014 og frem. Provenuet bidrager til at håndtere manglende provenu som følge af annullering af KØR-snitflader.

Citizen.2015 Fra fysisk til digital post

Med den fællesoffentlige og den kommunale digitaliseringsstrategi indføres ved lov obligatorisk digital post og selvbetjening, som alle danskere berøres af. Loven om offentlig digital post forventes at træde i kraft 1. juli 2012, og fra 1. november 2014 er der obligatorisk tilslutning for borgere. På baggrund af de to love har KL og staten beregnet en række økonomisk potentialer, som der med dette forslag lægges op til at realisere dele af. Forslaget indebærer blandt andet fokus på øget anvendelse af digital post, en centralisering af ansvar for håndtering af ind- og udgående fysisk post, samt en konsolidering af leverandørkontrakter på området. Endelig indeholder forslaget initiativer målrettet mod at hjælpe de borgere, der ikke umiddelbart kan håndtere de nye digitale kommunikationskanaler.

Citizen.2015 Bedre formidling på Københavns Kommunes hjemmeside kk.dk

Forslaget har til formål at styrke den digitale borgerbetjening på kk.dk og effektivisere den nuværende organisering af arbejdet med kk.dk

Citizen.2015 Anvendelse af talegenkendelsesteknologi

Anvendelse af talegenkendelsesteknologi sker ved, at sagsbehandleren dikterer teksten i stedet for at skrive den. Et computerprogram transformerer talen til tekst i et højere tempo end sagsbehandleren selv kan skrive teksten. Med dette effektiviseringsforslag ønskes der at skabe et grundlag for flere og større fremtidige effektiviseringsforslag på området.

Citizen 2015: Fælles vidensstøttesystem

Forslaget indebærer, at Implementering af vidensstøtteløsning og integration af vidensbasen med kk.dk og KKnet, så såvel ekstern som intern rettet viden opdateres ét sted mhp. at smidiggøre straksafklaring og effektiv intern vidensdeling om fx regelfortolkning.

Citizen.2015 Tværgående skærmteknologi

Igennem anvendelsen af skærmteknologi skabes mere hensigtsmæssige arbejdsgange. Blandt andet ved et mindskes behovet for fysisk fremmøde til flere slags møder – også med borgerne. Med dette effektiviseringsforslag ønskes det at skabe et grundlag for større fremtidige effektiviseringsforslag på området.

Styrket borgerkontakt

Projektets formål er at styrke kommunikationen og kontakten mellem borger og kommune og derved effektivisere forebyggelsen og håndteringen af klager i fire af KK’s forvaltninger. Dette sker ved at uddanne udvalgte medarbejdere i både back- og front office i nye metoder, der skaber styrket borgerkontakt.

Kvalitetsmodellen

Udover de tværgående effektiviseringer, er også forslag i regi af kvalitetsmodellen blevet behandlet af styregruppen på tværs af forvaltninger. Kvalitetspakken sætter fokus på kvaliteten i kommunens kerneydelser og på mulighederne for at forbedre kvaliteten indenfor den eksisterende budgetramme. Socialudvalget har hertil indmeldt et forslag om botilbud til borgere med massivt plejebehov. Dette forslag går videre til budgetforhandlingerne. Såfremt det godkendes, tilfalder effektiviseringsgevinsten Socialudvalgets ramme, og vil blive fratrukket i kravet om forvaltningsspecifikke effektiviseringer i de kommende år. Socialudvalgets andel af effektiviseringen udgør 600 t. kr. fra 2014 og frem.

Integrerbare digitale blanketter

Forslaget indebærer udvikling af almindelige pdf-blanketter til fuld intergrerbare selvbetjeningsløsninger, hvor borgerens indtastede data lægger sig direkte ind i fagsystemet, og først dér vil kræve en subjektiv vurdering af en sagsbehandler. Forslaget indebærer investeringer på i alt 4 mio. kr. i 2013, som indgår til prioritering i budgetforhandlingerne fra den afsatte pulje til administrative effektiviseringer. Såfremt investeringsmidlerne afsættes, vil forslagets afkast fra og med 2014 indgå som en del af Socialudvalgets bidrag til de forvaltningsspecifikke effektiviseringer på lige fod med stigende profiler på øvrige effektiviseringsforslag og forslag vedtaget i regi af kvalitetsmodellen, jf. ovenfor. Socialudvalgets effektivisering udgør ca. 0,3 mio. kr. i 2014, og 1,2 mio. kr. fra 2015 og frem.

De tværgående effektiviseringsforslag er forelagt ØU den 12. juni 2012 og indgår herefter i budgetforhandlingerne for 2013. Forslag om integrerbare digitale blanketter vil ligeledes indgå i budgetforhandlingerne. Socialudvalget vil få forelagt et notat med uddybning af konsekvenserne af de enkelte forslag i august.

         Anders Kirchoff

                                                                  /Anette Laigaard

Indstillingen blev godkendt ved dagsordenens begyndelse