Revisionsrapport om Beboermidler 2018

Resumé

Socialudvalget er tidligere orienteret om, at Borgercenter Voksne har iværksat en handleplan for botilbuddet Lindegården, da centret i forbindelse Lindegårdens overgang til Center City pr. 1. januar 2018 blev opmærksom på en række udfordringer i tilbuddet. Som led i denne handleplan har Center City arbejdet med håndtering af beboermidler.
Intern Revision har fremsendt rapport over et udført eftersyn på Lindegården. Rapporten omhandler botilbuddets håndtering af beboermidler. Intern Revision udtrykker i rapporten tilfredshed med retningslinjerne, med et enkelt ønske om tilretning. Intern Revision konstaterer, at retningslinjerne, herunder interne kontroller og ledelsestilsyn ikke er fuldt ud implementeret på Lindegården.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager Intern Revisions rapport vedrørende håndtering af beboermidler på Lindegården, jf. bilag 1, og forvaltningens tiltag på baggrund heraf til efterretning.

Problemstilling

Intern Revisions undersøgelse viser udfordringer med at overholde retningslinjerne for håndtering af beboermidler. Socialforvaltningen har pr. 1. marts 2018 revideret retningslinjerne for håndtering af beboermidler, således at botilbuddene i højere grad sikrer såvel borgerens som medarbejderens retssikkerhed, når personalet håndterer beboermidler. Dette for at modvirke tvivl om, hvorvidt økonomiske midler alene anvendes til borgeren selv. Reglerne skal ikke alene hindre misbrug af beboermidler, men også beskytte medarbejderen for eventuelle beskyldninger om misbrug.

Revisionens gennemgang af forholdene på Lindegården har vist, at retningslinjerne herunder de interne kontroller ikke fuldt ud er implementeret i organisationen. Et væsentligt element i det samlede kontrolmiljø er de månedlige kontroller, som i flere tilfælde ikke er dokumenteret med underskrift og dato. Mængden af fejl, der er konstateret i de enkelte beboerregnskaber indikerer, at kontrollen og det udførte ledelsestilsyn ikke er effektivt.

Intern Revision konstaterer, at implementeringen af retningslinjerne er mangelfuld. Det har medført, at der er foretaget en gennemgang af alle beboerregnskaber for de beboere, der helt eller delvist får hjælp til administration af sin økonomi. Gennemgangen har vist en række fejl og mangler, som samlet set indikerer, at administrationen af beboermidler har været mangelfuld.

I rapporten anfører Intern Revision, at:

• Manglende interne kontroller og ledelsestilsyn samt manglende dokumentation på, at der er udført månedlige kontroller samt ledelsestilsyn.

• Administrationsaftalerne giver i enkelte tilfælde medarbejderne adgang til borgernes bankkonti, uagtet at botilbuddet ikke fuldt ud administrer borgernes økonomi.

• Der foreligger ikke fuldstændige afstemninger af borgernes bank- og kassebeholdninger. Der er fejl og mangler i regnskabsblade. Der foreligger ikke altid dokumentation for udgifter og indtægter og i enkelte tilfælde er maksimumsgrænsen for kontantbeholdning overskredet.

• Borgerne køber på kredit i botilbuddets kiosk. Bilagene for købet opfylder ikke kravene til dokumentation.     

I rapportens afsnit 3 har Intern Revision uddybet deres observationer og anbefalinger, jf. bilag 1.

Løsning

Forvaltningen iværksætter en ny implementering af de gældende retningslinjer, og der udarbejdes retningslinjer for en central kontrol af de udførte ledelsestilsyn i hele forvaltningen, ikke kun på Lindegården.

På baggrund af rapporten udsender forvaltningen desuden en særlig indskærpelse til alle tilbudsledere og deres chefer, om at retningslinjerne skal følges med fokus på administrationsaftaler, opbevaring af bilag, afstemning af bank og kontantkasser, adskillelse mellem beboer og medarbejdernes økonomi, månedlig kontrol og ledelsestilsyn.

På Lindegården er der er iværksat en fuldstændig gennemgang af borgernes regnskaber og afstemninger med banken. Samtidig sikres det, at der ikke sker en sammenblanding mellem beboers og medarbejders økonomi ved indskærpelse af retningslinjerne.

Implementeringen af de gældende retningslinjer på Lindegården forventes afsluttet inden udgangen af 2018.

Intern Revision har på Lindegården konstateret, at de månedlige kontroller og ledelsestilsyn på området, har været mangelfuld.

På den baggrund vurderer forvaltningen, at der er behov for at udføre en central forankret kontrol til sikring af, at retningslinjernes krav om løbende kontroller og ledelsestilsyn på området bliver efterlevet.

For 2018 vil forvaltningen derfor genindføre en central forankret kontrol af det udførte ledelsestilsyn på alle tilbud, der administrerer beboernes midler. Den centrale kontrol er en skærpelse i forhold til tidligere år og den vil blive udført en gang årligt.

I 2014 blev forretningsgangen for ledelsestilsyn revideret, herunder blev den centrale opfølgning ophævet, idet det generelt blev vurderet, om der var kontroller som kunne udgå, bl.a. for at undgå dobbeltkontroller.
Samlet set vurderer forvaltningen, at der er iværksat de initiativer processuelt, kompetencemæssigt og ledelsesmæssigt, som er nødvendige for at få en sikker fremtidig håndtering af området.

Det kan nævnes, at forvaltningen aktuelt undersøger, hvordan borgerne kan blive kontantløse. Der er et projekt i gang i forvaltningens digitaliseringskontor, og der hentes inspiration fra Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. En kontantløs hverdag for borgerne vil betyde, at de administrative processer som f.eks. løbende kontroller og dokumentation for udførte handlinger vil blive minimeret.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen arbejder videre med handleplanen, som angivet i rapporten.

 

Nina Eg Hansen                                       

                                    / Lone Berner Wolff               

 

 

 

Kontorchef Lone Berner Wolff deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev taget til efterretning.