Forslag til revideret koncept for ledelsestilsyn i Borgercenter Børn og Unge

Resumé

Socialudvalget har bedt om et oplæg til et revideret koncept for det igangvæ­rende ledelsestilsyn med myndighedsindsatsen i Borgercenter Børn og Unge. Socialudvalget præsenteres i det følgende for tre modeller. Forvaltningen anbefaler, at Socialudvalget godkender model 1 som den fremtidige model for ledelsestilsyn i Borgercenter Børn og Unge. 

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget godkender den anbefalede model 1 som den fremtidige model for ledelsestilsynet med myndighedsindsatsen i Borgercenter Børn og Unge.

Problemstilling

Borgercenter Børn og Unge udarbejdede i forbindelse med ”Handleplan for styrket myndighedsindsats 2.0” i juni 2017 et udvidet ledelses­tilsynskoncept. Formålet med ledelsestilsynet er at styrke kvaliteten i sagsarbejdet og give mulighed for at måle progression for at opnå en bedre kvalitet og lovmedholdelighed i sagsarbejdet.

Den 29. august 2018 besluttede Socialudvalget et nyt koncept for ledelsestilsynet. Tilsynet gik således fra at udtrække én sag om måneden pr. sagsbehandler til at udtrække én sag i kvartalet. Samtidig blev der skruet op for læringsprocessen i ledelsestilsynet.

På Socialudvalgets møde den 31. oktober 2018 blev mulighederne for en yderligere reduktion i ledelsestilsynet drøftet, og udvalget bad om et oplæg til yderligere justering af ledelsestilsynet med henblik på at reducere tidsforbruget og dermed frigøre mere tid til læring og faglig sparring med medarbejderne.

Løsning

Socialforvaltningen foreslår en revision af konceptet for ledelsestilsyn, således at der frigives yderligere tid til feedback og læring, og således at ressourcetrækket på organisationen mindskes.

Socialforvaltningen ønsker samtidig at fortsætte med det systematiske koncept for læring, der blev besluttet af udvalget den 29. august 2018, og som implementeres ved årsskiftet. Der er udarbejdet fælles arbejdsgangsbeskrivelser for læringskonceptet. Med konceptet gives der individuel feedback til de ansvarlige sagsbehandlere på de sager, der er udvalgt til tilsyn. Derudover udvælger den lokale ledelse på baggrund af fundene to-tre temaer, som enheden skal skabe læring over. Endelig vil der blive gennemført månedlige dialogbaserede sagsgennemgange med fokus på faglige drøftelser af sagsbehandlingen, sagsbehandlers sagslister, overholdelse af tidsfrister og gode socialfaglige løsninger.

På baggrund af erfaringerne fra de tidligere ledelsestilsyn er det vurderingen fra områdecheferne på tværs af byen, at ledelsestilsynet lettes mest ved at ændre i kadencen fremfor i antallet af spørgsmål. Ledelsestilsynet består i dag af 140 spørgsmål. Spørgsmålene er fordelt på typer af sager således, at hver enkelt sagsbehandler ikke får gennemgået alle 140 spørgsmål, men kun de spørgsmål, der berører den type af sag, der er udtrukket til ledelsestilsyn. Forvaltningen foreslår, at denne model fortsættes med en mindre justering i antallet af spørgsmål.    

Modellerne for ledelsestilsyn blev drøftet i Lokal-MED den 4. december og er desuden drøftet med Dansk Socialrådgiverforening (DS) den 3. december. DS bakker op om den indstillede model 1, der præsenteres nedenfor – herunder både den halvårlige kadence samt reduktionen i antallet af spørgsmål.

Nedenfor præsenterer forvaltningen tre modeller for et fremtidigt ledelsestilsyn:

Model 1: Tilsynet gennemføres hvert halve år

Antallet af sager, der udtrækkes til hvert tilsyn, fastholdes. Det betyder, at:

• Niveau 1: Der udtrækkes én sag pr. sagsbehandler om året til tilsyn ved koordinator eller afdelingsleder svarende til ca. 220 sager.

• Niveau 2: Der udtrækkes 15 sager fra hver enhed til det lokale ledelsestilsyn ved områdechef og områdejurist. Dvs. 90 sager i alt pr. år.

• Niveau 3: Der udtrækkes 40 sager om året til ledelsestilsynet ved jurister i Borgercenter Børn og Unge, Staben.

• Niveau 4: Der udtrækkes 20 sager om året til ledelsestilsynet ved jurister centralt i Center for Socialpolitik og Udvikling.

Model 1 vil to gange årligt måle på 115 spørgsmål mod i dag 140.

De 115 spørgsmål er udvalgt som centrale sagsbehandlingskrav i serviceloven, forvaltningsloven, retssikkerhedsloven og offentlighedsloven.

Spørgsmålene vil, ligesom tilfældet er i dag, koncentrere sig om forskellige sagsskridt, og der vil som i dag blive udtrukket følgende sager: underretningssager, undersøgelsessager, handleplanssager og opfølgningssager.

Udover de spørgsmål, der udspringer fra ovenstående lovgivninger, vil der også indgå huske-spørgsmål til faglig dialog, som niveau 1 og 2 vil tage udgangspunkt i, når de giver sagsbehandleren feedback på den konkrete sag. Huske-spørgsmålene vil fokusere på barnets aktuelle situation og på, om der er bekymringer, der giver anledning til at revidere den igangsatte indsats. Formålet med den faglige dialog som led i feedback på den konkrete sag er dels at sikre et fokus på barnets trivsel og dels at sikre en socialfaglig læring med udgangspunkt i den konkrete gennemgang af sagen.

Der henvises til bilag 1 for en oversigt over de spørgsmål, der vil indgå i tilsynet.

Med model 1 fastholdes den kendte systematik, og der frigives ressourcer til læring og øvrige aktiviteter. Samtidig er det Borgercenter Børn og Unges vurdering, at formen på ledelsestilsynet bidrager til oplæring af nye sagsbehandlere.

Ved at nedjustere tilsynet fra én gang i kvartalet til én gang hvert halve år understøttes den systematiske feedback fra tilsynet til sagsbehandlerne. Endelig er det forvaltningens vurdering, at to årlige tilsyn vil være tilstrækkeligt til inden for en fornuftig tidsramme at opdage og reagere, hvis arbejdet med styrket sagsbehandling ikke er på rette vej.

I model 2 måles der én gang årligt i stedet for fire gange årligt på 115 spørgsmål mod i dag 140 spørgsmål. Dette betyder samtidig, at Socialudvalget én gang årligt får en afrapportering på ledelsestilsynet.

Spørgsmålene og antallet af sager er de samme som i model 1.

Fordelen ved model 2 er - ligesom ved model 1 - at systematikken fra det nuværende tilsyn fastholdes, og at der samtidig frigives ressourcer i forhold til det nuværende tilsyn, ligesom tilsynet bidrager til oplæring af nye sagsbehandlere.

Ulempen ved modellen er, at tilsynet kun gennemføres én gang årligt, og der dermed går længere tid mellem afrapporteringerne, hvilket gør det vanskeligere at opdage og rette op på en uhensigtsmæssig udvikling.

Model 3: Et tilsyn bestående af få, men varierende antal spørgsmål og en gennemgang af i alt ca. 40 sager årligt (svarende til Task Forcens modelforslag).

Socialforvaltningen indgik i september 2017 et forløb med Socialstyrelsens Task Force på området for udsatte børn og unge. I den for­bindelse anmodede Socialforvaltningen Task Forcen om sparring på Borgercenter Børn og Unges ledelsestilsynskoncept.

Task Forcen anbefalede, at man tilpasser ledelsestilsynet således, at:

• Der udtrækkes et passende antal sager, fx 30-40 sager i alt.
• Det udtrukne antal sager gennemgås på samme tid af alle afdelingsledere, områdechefer, lokale jurister og stabsjurister.
• I stedet for den brede sagsgennemgang udvælges en ”base” af lovkrav, som tjekkes og gennemgås ved hver sagsgennemgang på tværs af enhederne. Derud­over sættes der særligt fokus på 1-2 lokalt udvalgte temaer afhængigt af hvilke udfordringer, der fylder mest i enhederne.
• Der tilrettelægges på baggrund af sagsgennemgangen en fælles struktureret dialog – ”dialogbaseret ledelsestilsyn” om fejltyper og god praksis, som udmunder i konkrete fokuspunkter og udviklingsområder.
• Kadencen sættes til tre årlige sagsgennemgange og to run­der dialogbaseret ledelsestilsyn. Med afsæt i 30-40 sager ved hvert ledelsestilsyn betyder det et samlet ledelsestilsyn af 90-120 sager årligt.

En fordel ved denne model er, at den lavere kadence og det lavere sagsantal betyder, at læringsperspektivet bliver frem­trædende.

Samtidig vil et tilsyn på alle fire niveauer dog gøre det vanskeligt for niveauerne at kvalitetssikre hinanden. Dette har været et grundlæggende ønske fra forvaltningens side i forhold til at skabe læring og skabe en fælles forståelse af god sagsbehand­ling. Derudover er det vanskeligere for nye medarbejdere at blive oplært i bredden og systematikken i det samlede sagsforløb, eftersom modellen går mere i dybden med udvalgte temaer, hvilket vil ske på bekostning af den brede sagsgennemgang.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Videre proces

På baggrund af Socialudvalgets beslutning vil Socialforvaltningen igangsætte revideringen af det eksisterende ledelsestilsyn.

Godkendes model 1, vil Socialudvalget modtage en afrapportering på femte ledelsestilsyn til marts 2019 og sjette ledelsestilsyn til september 2019.

Godkendes model 2, vil Socialudvalget modtage en afrapportering på femte ledelsestilsyn medio 2019.

Godkendes model 3, vil Socialudvalget modtage en afrapportering på femte ledelsestilsyn medio 2019.

Nina Eg Hansen                   

                                     / Lise Stidsen Vandahl

Kontorchef Lise Stidsen Vandahl deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev godkendt.