Direktionsnotater vedrørende løbende revision 2013 for områder med og uden statsrefusion

Kommunens eksterne revision Deloitte har aflagt rapport om den løbende revision i 2013 for områder med statsrefusion og områder eksklusiv statsrefusion. Borgerrepræsentationen har besluttet, at direktionsnotater vedrørende den løbende revision med forvaltningens kommentarer og tiltag skal forelægges udvalgene løbende.

Indstilling og beslutning

Socialforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget,

1. At Socialudvalget tager direktionsnotaterne om løbende revision 2013 og Socialforvaltningens svar herpå til efterretning.

Problemstilling

Revisionen har henholdsvis den 12. februar 2014 og den 26. februar 2014 fremsendt direktionsnotater for Socialforvaltningen om den løbende revision for 2013, eksklusive områder omfattet af statsrefusion, jf. bilag 1 og for områder omfattet af statsrefusion, jf. bilag 2.

Direktionsnotaterne indeholder dels revisors observationer, risikovurdering og anbefalinger vedrørende regnskabsår 2013, dels en status for observationer fra tidligere år. Socialforvaltningens kommentarer og tiltag som opfølgning på revisionens anbefalinger fremgår af direktionsnotatet under de enkelte punkter.

Løsning

Sammenlignet med tidligere år har revisionen samlet set færre og mindre kritiske observationer. Bilag 3 viser en oversigt over udviklingen i antal kritiske observationer fra 2009-2013.

Områder eksklusiv statsrefusion:

Revisionen har i den løbende revision for 2013 fundet 2 forhold som relativt betryggende med behov for forbedringer af mindre væsentlig karakter. Herudover er et forhold vurderet til ikke at give anledning til bemærkninger.

• Brugerbetaling – decentralt administreret  (pkt. 6.1): Deloitte har vurderet, at forvaltningen ikke efterlever forretningsgangen om ledelseskontrol på området for afstemninger af indtægter i økonomisystemet, der vil dermed være en risiko for fejlopkrævninger hos borgerne. Forvaltningen vil kvalitetssikre forretningsgangen på området således at de planlagte kontroller bliver gennemført.
• Forvaltningens anlægskartotek (pkt. 6.3): Deloitte har konstateret nogle fejl og mangler vedrørende enkelte institutioners anlægsoversigter, hvor der er risiko for, at anlægsaktiver ikke optages korrekt i kommunens anlægskartotek. Forvaltningen vil foretage opfølgning på de selvejende institutioners regnskaber for eventuelle mangler i anlægsoversigten. De nødvendige efterregistreringer vil herefter foretages.

Revisionen følger op på 4 ikke afsluttede observationer fra 2011 og 2012 i forbindelse med revisionen af årsregnskabet i foråret 2014. I bilag 1 fremgår en gennemgang af disse punkter.

Områder omfattet af statsrefusion:

Revisionen har i den løbende revision for 2013 fundet 1 forhold ikke betryggende, hvor der er behov for væsentlige forbedringer og 13 forhold har ikke givet anledning til bemærkninger.

• Ledelsestilsyn – Særligt dyre enkeltsager (pkt. 5.1.1): Deloitte har konstateret, at der ikke er foretaget ledelsestilsyn på området for særligt dyre enkeltsager. Forvaltningen lever dermed ikke op til kravet om interne kontroller i Kasse- og Regnskabsregulativet. Forvaltningen har udarbejdet forretningsgang for ledelsestilsyn på området, således at kravet i Kasse- og Regnskabsregulativet fremover efterleves. Ledelsestilsynet vil blive gennemført i 2014.

Herudover har Deloitte vurderet at området for genopretning af sager efter servicelovens §§ 41 og 42 (merudgifter som følge af forsørgelse af børn med nedsat funktionsevne og tabt arbejdsfortjeneste) kan give anledning til revisionsbemærkning, da forvaltningen oprindeligt havde planlagt genopretning af sagerne skulle være tilendebragt i januar 2014. Socialudvalget godkendte i december at forlænge fristen til maj 2014.

Revisionen følger op på 5 ikke afsluttede observationer fra 2010-2012 i forbindelse med revision af årsregnskabet i foråret 2014. Herudover afventer 2 observationer ministeriets decisionsskrivelse og 2 forhold er afsluttet. I bilag 2 fremgår en gennemgang af disse punkter.

Økonomi

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Direktionsnotater for det endelige regnskab 2013 forventes at foreligge i juni 2014. Socialudvalget vil herefter blive forelagt en indstilling om revisionens bemærkninger og Socialforvaltningens kommentarer hertil  inden sommerferien.

Kontorchef Kasper Håkansson samt partner ved Deloitte Lynge Skovgaard overværede punktets behandling

Indstillingen blev godkendt