Evaluering af budgetprocessen for Budget 2016

Budgetaftale 2016 er indgået 11. september 2015. Socialudvalget skal evaluere og drøfte den netop afsluttede proces med henblik på at opsamle erfaringer til brug for budgetprocesserne i de kommende år.

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget drøfter budgetprocessen for budget 2016 samt ændringer til budgetprocessen for budget 2017.

Budgetproces 2016 er netop afsluttet med indgåelse af budgetaftalen. Borgerrepræsentationen 2. behandlede budgetforslag 2016 1. oktober 2015.

Socialudvalgets budgetproces 2016 har omfattet:  

• Budgetseminar med brugerorganisationer og HovedMED 20. februar
• Budgetseminar 5. og 6. marts
• 1. behandling af budgetforslaget 25. marts
• Budgetseminar 10. april
• 2. behandling 22. april med henblik på aflevering af budgetforslaget til Økonomiforvaltningen 4. maj til videre behandling i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen
• Budgetseminar 13. og 14. august forud for budgetforhandlingerne  

Budgetforhandlingerne blev afviklet ultimo august/primo september og budgetaftale 2016 blev indgået d. 11. september 2015.

I det følgende uddybes den gennemførte proces for budget 2016 med henblik på at Socialudvalget evaluerer og drøfter processen, herunder hvad der skal gentages/ikke skal gentages, og om der skal tilføjes elementer til næste år.

Socialforvaltningen lægger med indstillingen op til, at følgende ændres eller skærpes i budgetprocessen for budget 2017:

• Inddragelse af brugeorganisationer og HovedMED i 2016 ligger mellem 1. og 2. behandlingen af udvalgets budgetforslag for, hvor det i 2015 lå før 1. behandlingen
• Kommunikationen om processen for fortrolige omprioriteringsforslag tydeliggøres
• Kommunikation til borgere og medarbejdere i tilbud eller initiativer med helt eller delvist bevillingsudløb - der indgår i notat om bevillinger der udløber - skærpes

Processen i 2016
Budgetproces 2016 kan overordnet opdeles i to – en proces fra marts og frem til og med juni og en proces i august - september:

Budgetforslag i balance (marts-juni)
Budgetprocessen i foråret var tilrettelagt med fem overordnede formål:

• at inddrage medarbejder- og brugerorganisationer tidligt i Socialudvalgets budgetproces for at give mulighed for at drøfte og belyse udfordringer og muligheder på målgruppeområderne
• at øge Socialudvalgets indsigt i opbygningen af og udfordringerne i forhold til Socialforvaltningens økonomi (dvs. at give et indblik over ”butikken” og tingenes tilstand)
• at give et klart billede af den opgave, der skulle løses i udvalget for at aflevere et budgetforslag i balance den 5. maj 2015 - det var eksempelvis en bunden opgave at finde ca. 30 mio. kr. i nye omprioriteringsforslag, der gik videre til budgetforhandlingerne, samt en række bevillingsbortfald
• afklaring af udestående spørgsmål til budgetmaterialet, herunder mulige nye budgetforslag og behov for yderligere materiale i øvrigt
• at give Socialudvalget mulighed for at komme i dybden med udfordringer og omprioriteringsbehov på de enkelte målgrupper (bl.a. var der på budgetseminaret i marts 4 butikker med repræsentanter fra målgrupperne, som udvalgsmedlemmer kunne besøge)

Prioriteringer til budgetforhandlingerne (august-september)
Efter sommerferien afholdt Socialforvaltningen et 2-dages seminar med fokus på de kommende budgetforhandlinger, herunder muligheden for at finde fælles fokusområder.

Seminarets budgetprogram blev indledt med, at forvaltningen præsenterede en status på de overordnede udfordringer og de budgetnotater, der indtil videre var udarbejdet som svar herpå. Dag 2 var tilrettelagt med workshops på baggrund af udvalgets tilkendegivelser af, hvilke områder, der særligt var interesse i at få uddybet forud for budgetforhandlingerne. Disse var:

• Fremtidens psykiatri
• Socialøkonomiske virksomheder
• Tidlig indsats på børneområdet
• Ungeproblematikker 

Afslutningsvis blev formalia omkring budgetforhandlinger, herunder bestilling af notater gennemgået.

Herefter sluttede udvalgets budgetproces, og forhandlingerne i BR gik i gang ultimo august. Forvaltningen støttede under forhandlingerne de enkelte udvalgsmedlemmer med vejledning og fremsendelse af budgetnotater på baggrund af bestillinger.

Inddragelse af brugerorganisationer og HovedMED
I Budgetproces 2016 blev medarbejder- og brugerorganisationer inddraget tidligt i Socialudvalgets budgetproces på et budgetseminar den 20. februar.

Formålet med at inddrage medarbejder- og brugerorganisationerne var at give dem mulighed for at drøfte udfordringer og muligheder på målgruppeområderne med Socialudvalget. Ønsket fra medarbejder- og brugerorganisationen var, at blive inddraget tidligt i processen for at have mulighed for at drøfte de overordnede linjer i omprioriteringsforslagene.

Om end medarbejder- og brugerorganisationerne var glade for, at blive inddraget tidligt i Socialudvalgets budgetproces, har tilbagemeldingen også været, at de savnede adgang til de konkrete omprioriteringsforslag, Socialforvaltningen arbejdede med. Den tidlige inddragelse allerede i uge 8 betød dog, at Socialudvalget ikke havde haft mulighed for at se og drøfte omprioriteringskataloget inden mødet med medarbejder- og brugerorganisationerne.

For at imødekomme medarbejder- og brugerorganisationernes ønske om, at have mulighed for at forholde sig konkret til forvaltningens omprioriteringsforslag, vil budgetmødet mellem Socialudvalget og bruger- og medarbejderorganisationer næste år tidsmæssigt ligge mellem Socialudvalgets 1. og 2. behandling af budgetforslag 2017. Dermed vil det give bruger- og medarbejderorganisationerne mulighed for at have en konkret drøftelse af omprioriteringsforslagene med Socialudvalget. Brugerorganisationerne og HovedMED vil blive inddraget særskilt.

Erfaringer ift. fortrolige forslag
I omprioriteringskataloget for Budget 2016, havde Socialforvaltningen valgt at gøre en række forslag, der vedrørte lukning eller flytning af konkrete tilbud og institutioner, fortrolige.

Når Socialforvaltningen forelægger budgetmateriale for Socialudvalget vurderes det for hvert forslag, om materialet kan være offentligt, eller om der er grunde, der kræver, at materialet skal være fortroligt.

Socialforvaltningen vurderer tidligt i forløbet fortroligheden ud fra, om der er juridiske grunde til, at materialet ikke kan være offentligt, så som hensyn til privates økonomiske interesser eller lignende. Derudover kan der være en socialfaglig grund til at fortroliggøre materialet. Det kan fx være, når det vil have skadelige konsekvenser hos en særlig sårbar gruppe, at materialet er offentligt, og at forvaltningen ønsker en mere omsorgsfuld og styret orientering af borgerne.

Eksempler på fordele og ulemper ved fortrolighed er opstillet nedenfor:

Anvendelse af fortrolighed
Fordele	Ulemper
Forslag skaber ikke unødig utryghed og bekymring blandt borgerne hvis forslaget ender med at blive forkastet. For socialforvaltningens målgrupper har det socialfaglige hensyn en særlig vægtning, da der for dele af målgruppens vedkommende er tale om borgere med sindslidelse eller særligt behov for trygge rammer, som kan blive meget påvirket af usikkerheden	Giver ikke mulighed for, at inddrage borgere og pårørende i overvejelser omkring konsekvenser ved forslaget. Giver borgere og pårørende kortere tid, at forholde sig til konsekvenserne ved forslaget, såfremt det vedtages.

I forbindelse med budget 2017 vil Socialforvaltningen fortsat foretage en individuel og konkret vurdering i de enkelte sager, hvor bl.a. ovenstående fordele og ulemper vægtes.                  

Erfaringer ift. bevillinger der udløber
Socialforvaltningen udarbejder hvert år et notat om bevillinger der udløber, som indgår som en del af budgetforhandlingerne og i processen op til forhandlingerne.

Notatet om bevillinger der udløber er ikke fortroligt. Notatet er en del af Socialudvalgets 1. og 2. behandling af udvalgets budgetforslag, og er derfor tilgængeligt på Københavns kommunes hjemmeside under udvalgenes dagsordner og referater.  Notatet gennemgås endvidere for forvaltningens HovedMED.

Forvaltningen vil udarbejde en fast procedure for kommunikation til borgere og medarbejdere i tilbud eller initiativer med helt eller delvist bevillingsudløb. Det gøres for at sikre, at alle er orienteret om, at tilbuddet eller initiativet har bevillingsudløb, og at det forelægges politisk i notatet om bevillinger der udløber. 

På baggrund af drøftelsen vil Socialforvaltningen følge op på eventuelle ønsker til udvikling og/eller ændringer, som udvalget måtte have til kommende års budgetproces. Forvaltningen vil primo 2016 udarbejde en plan for budgetproces 2017, hvori udvalgets ønsker er indarbejdet.

Anette Laigaard

                              / Katrine Bagge Thorball

Kontorchef Katrine Bagge Thorball deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev godkendt.