Evaluering af udvalgsbetjeningen 2023

Resumé

Socialudvalget skal drøfte og evaluere udvalgsarbejdet og udvalgsbetjeningen i det forgangne år. Udvalget skal også tage stilling til forslag om, at forvaltningens notater til udvalget fremover offentliggøres på kommunens hjemmeside. Formålet er at imødekomme et medlemsforslag om øget transparens, som Borgerrepræsentationen vedtog den 3. marts 2022. Udvalget skal derfor også tage stilling til forslaget om, at fredagsmailen som konsekvens heraf nedlægges for at undgå administrativt dobbeltarbejde.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget godkender, at notater til udvalget fremover offentliggøres på kommunens hjemmeside
2. at Socialudvalget godkender, at fredagsmailen nedlægges  som konsekvens af 1. at-punkt
3. at Socialudvalget drøfter udvalgsarbejdet og forvaltningens betjening af udvalget

Problemstilling

Socialforvaltningen udarbejder én gang årligt en indstilling, hvor Socialudvalget har mulighed for at drøfte og evaluere udvalgsarbejdet og udvalgsbetjeningen. 

Borgerrepræsentationen godkendte den 3. marts 2022 medlemsforslag om ”Mere transparens i Københavns Kommunes arbejde” (se bilag 1). Medlemsforslaget indebærer, at forvaltningen skal offentliggøre forvaltningens notater til udvalget på kommunens hjemmeside. Økonomiforvaltningen har bedt kommunens forvaltninger om at beskrive, hvordan de vil implementere medlemsforslaget.

Løsning

Socialudvalget skal drøfte og evaluere udvalgsarbejdet og udvalgsbetjeningen i det forgangne år. Evalueringen kan både omhandle mødeafvikling, forplejning, sagsfremstillingen/indstillingerne, forvaltningens betjening i bredere forstand mv. Udvalget kan også drøfte antallet af temadrøftelser. Erfaringen er, at temadrøftelser typisk tager længere tid for forvaltningen at forberede samtidig med, at det kan være vanskeligt at finde tid til dem på udvalgsmøderne, da de kræver ekstra tid. Derfor går der typisk lang tid fra, at temadrøftelsen er bestilt, til den gennemføres på et udvalgsmøde.

Socialforvaltningen foreslår derudover, at udvalget drøfter og tager stilling til nedenstående justeringer af praksis for at undgå dobbeltarbejde og understøtte en hensigtsmæssig brug af administrative ressourcer:

•  Offentliggørelse af notater til udvalget og nedlæggelse af fredagsmail
  Forvaltningen foreslår, at forvaltningens notater til udvalget fremover offentliggøres på kommunens hjemmeside, så forvaltningen derved implementerer medlemsforslaget om øget transparens. Forvaltningen er ved at afklare, om det bliver en underside til beskrivelsen af Socialudvalget, eller om notaterne bliver lagt ind som bilag til detfaste dagsordenspunkt ’Meddelelser’  påde ordinære udvalgsmøder. Offentligheden vil fortsat ikke have adgang til orienteringer med fortrolige oplysninger.
  
  Forvaltningen vil fortsat lægge materialet på SUD-portalen i First Agenda, som det også sker i dag. Forvaltningen foreslår dog, at fredagsmailen nedlægges, da der ellers vil være tale om dobbeltarbejde for forvaltningen, og ekstra brug af administrative ressourcer, da det samme materiale skal lægges tre forskellige steder. Forvaltningen vil i stedet notificere udvalget hver fredag, når materialet er tilgængeligt på SUD-portalen.
  
  Baggrund
  Borgerrepræsentationen godkendte den 3. marts 2022 medlemsforslag om ”Mere transparens i Københavns Kommunes arbejde” (se bilag 1).Det indebærer, at forvaltningens notater til Socialudvalget fremover skal være offentligt tilgængelige på kommunens hjemmeside. Konkret drejer det sig om de notater, som forvaltningen i dag sender med e-mail til udvalget – den såkaldte fredagsmail.
  
  
•  Evaluering af budgetproces
  Forvaltningen foreslår, at udvalget drøfter og evaluerer udvalgets budgetproces frem mod Budget 2024
  
  Baggrund: Udvalget har et budgetseminar over to dage primo februar og et endags budgetseminar i august. Forvaltningens bruger- og organisationsråd og HovedMED mødes med Socialudvalget i februar (uge 8), hvor de også kan afgive skriftlige høringssvar. Derudoverdeltager de også med oplæg på budgetseminaret i august. så forvaltningen kan bruge erfaringerne ifm. tilrettelæggelsen af de kommende års budgetprocesser.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Administrative konsekvenser

Hvis Socialudvalget godkender indstillingens 1. og 2. at-punkt, vil det samlet set betyde, at forvaltningen undgår at skulle lægge det samme materiale tre steder og dermed mindske den administrative byrde.

Videre proces

Socialforvaltningen vil arbejde videre med udvalgsbetjeningen på baggrund af udvalgets beslutninger. Derudover vil udvalgets beslutninger også ligge til grund for forvaltningens tilbagemelding til Økonomiforvaltningen ift. at imødekomme medlemsforslaget om øget transparens.

Mikkel Boje

/ Lisbeth Damgaard Gøtzsche

Beslutning

Indstillingens 1. og 2. at blev godkendt.

Indstillingens 3. at blev drøftet.

Sekretariatschef Lisbeth Gøtzsche fra Socialforvaltningen deltog under punktets behandling.