Håndtering af beboermidler i Socialforvaltningen

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager orienteringen til efterretning.
2. at Socialudvalget tager etablering af et nyt ledelsestilsyn for beboerbank til efterretning.

Problemstilling

Socialforvaltningen yder hjælp til beboere på botilbud i BCH og BCV i de tilfælde, hvor beboerne ikke selv kan tage sig af egne økonomiske forhold. Håndteringen af borgerens økonomiske forhold skal dokumenteres ved løbende dokumentation på det enkelte tilbud, og tilbudslederne skal hver måned afstemme den enkelte borgers beboerkonto. Borgerens beboerkonti er borgerens egne midler, der er indbetalt på en kommunal konto, som et antal medarbejdere har adgang til.

Socialforvaltningen konstaterede ultimo 2022, at BCH har haft svært ved at afstemme kontiene. Ligeledes havde der over flere år været påtaler fra Koncernservice i forbindelse med balancegennemgang, hvor det blev påpeget, at beboerbankkontiene ikke har været afstemt korrekt.

I Københavns Kommunens Revisionsberetning for 2022 henstilledes det bl.a. (revisionsbemærkning nr. 8), at ledelsen i BCH sikrede, at forretningsgange vedrørende beboermidler blev efterlevet, at afstemningsarbejdet blev foretaget, at der i den forbindelse kun blev afregnet for udgifter på et dokumenteret grundlag, samt at ledelsestilsynet burde skærpes.

Ved afstemningsarbejdet skulle eventuelle problemstillinger i forhold til besvigelser håndteres.

Løsning

På baggrund af konstateringen af afstemningsudfordringer ultimo 2022 blev der iværksat et projekt for genopretning af beboerbank, hvor der blev foretaget afstemning af alle beboerkonti for alle botilbud under Borgercenter Handicap for perioden 2018-2023. Afstemningen vedr. ca. 500 borgere på 25 døgntilbud i BCH blev foretaget af interne årsværk samt konsulenter fra revisionsfirmaet Ernest & Young (EY).

I forlængelse af afstemningsopgaven var der dialog med Intern Revision om opfølgning på procedurer og kontrol af forvaltningen af beboermidler på BCH, og på den baggrund blev der udarbejdet en plan for genopretning af administrationen af beboermidler. Genopretningsplanen er udført i perioden 1. juni til 1. september 2023.

Følgende tiltag i forbindelse med genopretning af beboerbanken er iværksat:

• BCH og EY har afholdt informationsmøde med institutionerne vedr. beboerbank, hvor præcisering af regler for bilagsdokumentation blev italesat. Dvs. at alle borgerens transaktioner er vedhæftet som dokumentation i SmartRegnskab samt henført til den borger, som udgiften relaterer sig til, ligesom afstemning pr. borger er foretaget.

• Alle beboerregnskaberne pr. 31. december 2022 er blevet godkendt af institutionslederne
• Samtlige institutioner blev besøgt i juli 2023 både for at lære institutionerne at håndtere beboerbankløsningen og for at afstemme SmartRegnskab korrekt (modulet i DOMUS, hvor håndtering af beboermidler finder sted). BCH følger op på afstemningen for perioden ultimo september 2023
• Posteringer pr. 31. december 2022, som ikke er blevet journalført på enkelte borgere pga. manglende dokumentation, er blevet afskrevet i BCHs driftsbudget. Beløbet udgør ca. 2 mio. kr.
• Der er lagt en plan for, at medarbejdere fra det Administrative Fællesskab i BCH fra september 2023 og i en midlertidig periode frem til området er ordentligt i drift besøger institutionerne en gang om måneden.

Socialforvaltningen har modtaget information om 5 sager, hvor der er tale om besvigelser eller mistanke om besvigelser begået i 2022 eller 2023.

Intern Revision ved at afdække, om der er mulige besvigelsessager i forbindelse med den øvrige afstemning af beboerbankkonti for 2023, som Socialforvaltningen har foretaget i løbet af 2023. Dette arbejde kan muligvis afsløre flere besvigelsessager i relation til beboermidler.

Socialudvalget vil blive orienteret om den endelige status for besvigelsessager, jf. afsnittet videre proces.

Hertil er der udviklet et skærpet ledelsestilsyn, som består i, at de administrative fællesskaber gennemfører en månedlig kontrol af, om samtlige institutioner med beboerbank benytter SmartRegnskab, som det er tiltænkt, og om der indsendes korrekt afstemte regnskaber til Koncernservice, så Socialforvaltningen har et korrekt håndteret regnskab til 2023 vedr. beboerbanken.

BCH overvejer aktuelt det serviceniveau, der tilbydes borgere på tilbud mht. håndtering af beboermidler. Dels i lyset af de betydelige problemer, der har været med dokumentation og afstemning, dels på baggrund af den pressede økonomiske situation, borgercentret befinder sig i.

Økonomi

Den færdiggjorte afstemning har medført en udgift på knap 4,0 mio. kr til eksterne konsulenter fra EY til hjælp til kontrol/afstemning af borgernes kontantkasser. Herudover er der afskrevet for ca. 2,0 mio. kr., som forvaltningen ikke retmæssigt kunne placere på borgere. Disse udgifter indgår i BCHs prognose for 2023.

Administrative konsekvenser

Der vil fortsat være behov for en del ekstra administrativt arbejde for at fastholde fokus på dokumentation og kontrol af, at beboermidler er brugt korrekt, og at der er foregået en betryggende kontrol heraf.

Det forventes dog også, at denne indsats kan reduceres, når alle processerne er indarbejdet i organisationen, men der vil sandsynligvis varigt være behov for en lidt større indsats end tidligere (før problemet blev opdaget).

Videre proces

Socialforvaltningen vil fortsætte arbejdet med genopretning af beboerbanken og vil, hvis udvalget tager indstillingen til efterretning, orientere udvalget om det endelige omfang af besvigelsessager samt status på området, når håndteringen af beboerbanken er kommet ordentligt i drift., forventeligt i 1. kvartal 2024.

Socialforvaltningen forventer, at der vil ske en normalisering af håndteringen af beboermidler, så gældende retningslinjer overholdes. Retningslinjer, som tager højde for både etisk og sikker håndtering af beboermidler.