Intern Revision anbefaler, at selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med kommunen, anvender kommunens it-systemer til varetagelse af opgaver vedrørende regnskabsføring og bogføring. Socialudvalget skal beslutte, om de skal anvende systemerne.

 

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget,

1. At vælge én af følgende to modeller:

A.  at Socialforvaltningen stiller krav til alle selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med Socialforvaltningen om vederlagsfrit at anvende kommunens it-systemer til opgaver vedrørende regnskabsføring og bogføring.

eller

B. at Socialforvaltningen går i dialog med de selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med Socialforvaltningen, og tilbyder dem vederlagsfrit at anvende kommunens it-systemer til opgaver vedrørende regnskabsføring og bogføring.

2. At Socialforvaltningen går i dialog med Intern Revision og de selvejende institutioner, der tilslutter sig kommunens it-system vedrørende bogføring og regnskab, om at lade Intern Revision stå for revisionen af institutionernes regnskaber.

Problemstilling

Selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med kommunen, anvender ikke – udover tre specifikke institutioner – kommunens it-systemer til opgaver vedrørende regnskabsføring og bogføring. Herudover er der fire institutioner, der alene anvender lønsystemet, jf. bilag 2.

Intern Revision har i overensstemmelse med deres opgaveplan for 2015, der er godkendt af Revisionsudvalget, gennemført en undersøgelse af forvaltningernes håndtering af selvejende institutioner, jf. bilag 1. Formålet var at undersøge og belyse områder, hvor der er et potentiale for at optimere forvaltningernes håndtering af selvejende institutioner.

Intern Revision konkluderer sammenfattende, at der er: ”…betydelige administrative ulemper forbundet med den administrative håndtering af de selvejende institutioner, der ikke anvender kommunens it-systemer. Omvendt er der som anført betydelige fordele ved en overgang til kommunens it-systemer”. De konkluderer desuden at ”For at undgå ulemperne i forhold til den gældende revisionsordning, herunder de institutionsvalgte revisorers manglende kendskab til og overblik over samtlige processer samt kommunens servicering af mange forskellige revisionsfirmaer, vil revisionen kunne udføres som en del af den revision, der udføres af regnskabet for Københavns Kommune og arbejdet væsentligst kunne udføres af Intern Revision.”

Intern Revision anbefaler på den baggrund, at Socialudvalget drøfter og beslutter, om Socialforvaltningen skal optage forhandling med de resterende selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med kommunen, således at disse kan overgå til at anvende kommunens it-systemer til regnskabsføring og lønudbetaling.

Løsning

Socialforvaltningen vurderer, at beslutningen overvejende er en politisk afvejning af de regnskabsmæssige fordele sat op i mod de selvejende institutioners frihedsgrader.

Administrativ synsvinkel

Anvender selvejende institutioner ikke kommunens it-systemer, medfører dette i forbindelse med aflæggelse af bl.a. halvårsregnskab, årsregnskab samt revision et øget administrativt arbejde for både kommunen og den selvejende institution, da der udenfor it-systemet skal udarbejdes, fremsendes, kontrolleres og kvalitetssikres materiale til kommunen. Materiale vedrørende regnskabsføring og bogføring kunne være en integreret det af kommunale it-system og dermed mindske og kvalitetssikre administrationen forbundet med dette arbejde, såvel for institutionerne som kommunen.

Fra en regnskabsmæssig synsvinkel giver det derfor god mening, at alle selvejende institutioner skal i Kvantum (Det nye Økonomisystem).  Intern Revision anfører, at de kan udføre revisionen af de selvejende institutioner i stedet for det nuværende set-up, hvor de selvejende institutioner selv vælger revisor. En sådan model kræver dog, at:

• Rammeaftale for samarbejdet mellem Forvaltning og Selvejende tilbud af 25. februar 2015 ændres.
• Nye driftsoverenskomster indgås med de enkelte selvejende institutioner.
• Nye vedtægter udarbejdes for de enkelte selvejende institutioner.
• Selvejende institutioner accepterer de nye vilkår, jf. ovenfor, i forbindelse med indgåelse af aftale med Københavns Kommune.

De selvejende institutioners frihedsgrader

De institutioner, der ikke anvender kommunens IT systemer i dag, er administrativt organiseret under paraplyorganisationer. Hvis Socialforvaltningen pålægger institutionerne at overgå til kommunens IT systemer om bogføring og regnskab, kan det på virke moderorganisationens måde at udføre regnskab på, da det ikke er sikkert, at regnskabsprogrammerne er konvertible med kommunens.

Bestyrelserne for de enkelte selvejende institutioner kan blive kompromitteret på valg af måde at styre økonomien på. Det skal dog tilføjes, at uanset hvilket system der anvendes, skal reglerne for regnskabsaflæggelse for kommuner følges.

Ved valg af model A må det forventes, at der vil være modstand fra institutionerne, især dem der er organiseret under moderorganisationer, da de vil være bundet administrativt op på moderorganisationen.

Ved valg af model B må det forventes, at det vil være et fåtal, der vælger at gå over på kommunens økonomisystem.

Økonomi

Hvis institutionerne overgår ved implementering af Kvantum i Socialforvaltningen, kan oplæring finde sted sammen med øvrige kommunale institutioner.

I Sundheds og Omsorgsforvaltningen er systemet stillet vederlagsfrit til rådighed for institutionerne. En eventuel merudgift afholdes inden for rammen i Socialforvaltningen.

Intern Revision anbefaler, at revisionsordningen for de selvejende institutioner ændres således, at revisionen fremover udføres som en del af revisionen af kommunens regnskab og således, at arbejdet væsentligst udføres af kommunens interne revision. Dette vil ud over en besparelse på udgifterne til revision tillige medføre en lettelse af de administrative opgaver i forbindelse med gennemgang af og opfølgning på revisionsrapporteringen for de enkelte institutioner.

Videre proces

Vedtages indstillingens model A skal Rammeaftale for samarbejdet mellem Forvaltning og Selvejende tilbud af 25. februar 2015 ændres, der skal indgås nye driftsoverenskomster med de enkelte selvejende institutioner, der skal laves nye vedtægter for de enkelte selvejende institutioner og de selvejende institutioner skal acceptere de nye vilkår, jf. ovenfor, i forbindelse med indgåelse af aftale med Københavns Kommune.

Vedtages indstillingens model B skal Rammeaftalen for samarbejdet mellem Forvaltning og de selvejende tilbud af 25. februar 2015 ændres, for dem der tilslutter sig kommunens system, der skal indgås nye driftsoverenskomster med de enkelte selvejende institutioner, der skal laves nye vedtægter for de enkelte selvejende institutioner og de selvejende institutioner skal acceptere de nye vilkår, jf. ovenfor, i forbindelse med indgåelse af aftale med Københavns Kommune.

 

Nina Eg Hansen 

                                 /  Lone Berner Wolff 

Kontorchef Lone Berner Wolff deltog under behandlingen af punktet.

Der var enighed i udvalget om at godkende model B og 2. at-punkt uden afstemning.