To revisionsrapporter om løbende revision 2020 på Regnskabets interne kontroller og bogføring og Løn og personaleområdet

Revisionsbemærkning

Handleplan

Revisionens genudførelse af kontrollen og supplerende stikprøvevise gennemgang af bilag viser, i lighed med den af KS udførte kontrol, at der er flere fejl og mangler i bilagshåndteringen i bogføringen, som kan henføres til:

• Manglende regnskabsmæssig dokumentation

• Konteringsfejl med momsmæssig betydning

En forudsætning for at 2.-godkendelsen fungerer effektivt, er at 2.-godkender har adgang til et fyldestgørende regnskabsmateriale. Vi har vurderet den regnskabsmæssige dokumentation i en stikprøve på 105 bilag. Den regnskabsmæssige dokumentation var utilstrækkelig i 4% af kreditorfakturaerne, 35% af finansbilagene og ca. 40% af udlægsbilagene.

Manglende dokumentation øger risikoen for, at besvigelser kan holdes skjult, såfremt det ikke er muligt at påse, hvilke ydelser m.v. fakturaen reelt dækker.

Herudover har vores gennemgang vist konteringsfejl i forhold til de af Økonomi- og Indenrigsministeriet udmeldte autoriserede konteringsregler, og vi har i forbindelse med vores gennemgang konstateret og forhindret økonomiske tab på grund af forkert momsbehandling. Der henvises endvidere til vores observation vedrørende Momsrefusion under afsnit 3.4.2.

I lighed med tidligere år skal henstilles, at forvaltningerne skærper tilsynet med, at:

• der i forbindelse med registreringen i

økonomisystemet vedlægges tilstrækkelig

dokumentation der sikrer, at det i forbindelse med 2.-godkendelsen kan påses, at betalingen/omposteringen er foretaget på et validt grundlag.

• Økonomi- og indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler efterleves.

Til bemærkningen om manglende regnskabsmæssig dokumentation vil Socialforvaltningen etablere et tilsyn med, at der vedlægges tilstrækkelig dokumentation ved registreringerne i Kvantum. Tilsynet vil tage udgangspunkt i den af KS foretagne stikprøvekontrol. Det betyder, at der vil blive fulgt op på de enheder og medarbejdere, der ikke har vedhæftet tilstrækkelig dokumentation, så det sikres, at de har kendskab til kravene om vedhæftning. Socialforvaltningen vil løbende vurdere, om der, udover stikprøvekontrol fra KS, er behov for yderligere tilsynsaktiviteter.

Ultimo 2020 blev Forretningscirkulære for indkøb opdateret med en præcisering af, hvilke forhold, der skal afdækkes inden der foretages 1. og 2 godkendelse af bilag i økonomisystemet. Socialforvaltningen opdaterer forretningsgange og vejledninger, så det sikres, at der leves op til kravene i forhold til 2. godkendelse.

Socialforvaltningen vil i løbet af 2. kvartal informere relevante medarbejdere og ledere om de opdaterede krav til godkendelse – herunder hvilke krav der er til 1. og 2. godkender i forbindelse med godkendelse af de forskellige bilagstyper i Kvantum.

I forhold til bemærkningen om konteringsfejl med momsmæssig betydning overvåger Socialforvaltningen løbende kritiske områder, og har i den forbindelse ikke fundet systematiske fejl i bogføringen af momsbelagte ydelser, herunder momspositivlisten.

I 1. halvår 2021 vil Socialforvaltningen etablere en mere systematisk opfølgning på konkrete fejl, så en god regnskabspraksis kan etableres i forvaltningens administrative fællesskaber.