Evaluering af betjeningen af Socialudvalget

Socialforvaltningen har gennemført en tilfredshedsundersøgelse blandt Socialudvalgets medlemmer i forhold til Socialforvaltningens betjening af udvalget. Socialudvalget skal nu drøfte undersøgelsens resultater.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget drøfter undersøgelsens resultater og forventninger til den fremadrettede udvalgsbetjening

Problemstilling

Socialforvaltningen gennemførte i 2014 en undersøgelse af den udvalgsbetjening, Socialforvaltningen yder overfor Socialudvalget. Formålet med undersøgelsen er at give Socialudvalget de bedst mulige arbejdsbetingelser.

Socialforvaltningen udsendte på den baggrund en opfølgende tilfredshedsundersøgelse i december 2015, der bestod af et spørgeskema med 30 spørgsmål fordelt over 5 temaer.

Af udvalgets 11 medlemmer har 8 medlemmer besvaret spørgeskemaet. Udvalgets formand har, som øverste administrative chef for forvaltningen, ikke deltaget i undersøgelsen.

Undersøgelsen er anonym.

Løsning

Socialforvaltningen har på baggrund af udvalgsmedlemmernes besvarelse udarbejdet et covernotat (bilag 1), der opsummerer resultaterne af undersøgelsen.

Af undersøgelsens resultater fremgår det, at udvalgsmedlemmerne generelt er tilfredse med afviklingen af udvalgsmøderne. Undersøgelsen viser også, at udvalgsmedlemmerne er tilfredse med den rådgivning og betjening der modtages af direktionen, sekretariatet og forvaltningens øvrige medarbejdere.

Socialudvalget er også samlet set er tilfreds med pressedækningen af udvalgets beslutninger og informationer om aktuelle pressesager. Udvalgets besvarelser viser dog også, at der er behov for, at Socialforvaltningen arbejder videre at forbedre kommunikations- og pressedækningen.

Sammenlignet med undersøgelsen foretaget i 2014 viser undersøgelsen i 2015, at udvalgsmedlemmerne fortsæt samlet set er tilfredse med den betjening, som udvalget modtager af Socialforvaltningen.  

Undersøgelsen gav også mulighed for, at det enkelte udvalgsmedlem kunne kommentere mere uddybende og konkret på, hvilke ønsker der var til den betjening, udvalget modtager. Her var det angivet, at der var et ønske om:

• at der arbejdes med informationerne i indstillingerne, sådan de rette oplysninger fremgår af indstillingerne
• at indstillingen ikke var så juridisk tunge
• at det tydeligere angives, hvad der er det politiske spillerum, og hvad der konkret kræves af lovgivningen
• at der i indstillingerne opstilles alternativer, sådan det tydeliggøres, hvilke handlemuligheder der er i den enkelte sag
• at der er flere muligheder for, at udvalget mødes uden deltagelse af embedsmænd

Socialforvaltningen har allerede igangsat et forløb vedrørende de indstillinger, som Socialudvalget får forelagt. Arbejdet omfatter blandt andet informationsmængden i indstillingerne, indstillingernes læsevenlighed og sprog. Socialforvaltningen har også afholdt skrive- og sprogkursus for forvaltningens medarbejdere, og Socialforvaltningen introducerede blandt andet i starten af 2015 en sparringsgruppe, som kunne give en faglig sparring på indstillingerne. Sparringsgruppen består af faglige medarbejdere fra Socialforvaltningen. Flere af de konkrete ønsker til indstillingerne, vil sparringsgruppen tage med i det videre arbejde.

Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget drøfter undersøgelsens resultater, herunder hvilke ønsker udvalgsmedlemmerne har fremadrettet til udvalgsarbejdet og –betjeningen.

En drøftelse af undersøgelsens resultater kunne tage udgangspunkt i en konkretisering af de ting, udvalget ønsker ændret i f.eks. processen for pressedækning, hvilke temaer og evt. indbudte gæster, de kunne tænke sig for/på møderne i 2016, samt den konkrete udformning af indstillingerne m.v.

Endvidere indstiller Socialforvaltningen, at Socialudvalget godkender, at forvaltningen foretager en ny tilfredshedsundersøgelse igen ultimo 2016.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

På baggrund af undersøgelsen og udvalgets drøftelser, vil forvaltningen efterfølgende implementere de ønskede forbedringer og/eller ændringer i praksis for udvalgsbetjeningen. Socialforvaltningen vil ligeledes gennemføre en ny tilfredshedsundersøgelse ultimo 2016, såfremt Socialudvalget godkender dette.

Anette Laigaard

/ Ane K. Christensen

Indstillingen blev drøftet.