Revisionsrapport om regnskab og fakturapulje 2020 og Socialforvaltningens handleplaner hertil

Revisionsbemærkning

Handleplan

Det henstilles i lighed med 2019, at forvaltningerne sikrer, at håndteringen af fakturaer i Kvantum sker løbende, og at der sker rettidig betaling til kommunens leverandører.

Revisionen har vist, at der er sket en forbedring i forhold til den løbende fakturahåndtering i forvaltningerne i forhold til vores gennemgang i 2019.

For at sikre kommunens leverandører likviditet under covid-19, har Økonomiudvalget besluttet at fremrykke betaling til leverandører for leverede varer og tjenesteydelser frem til 31. december 2020.

Det betyder, at betalingsprincippet er ændret således, at fakturaer betales, så snart de er godkendt jf. kommunens regler for fakturagodkendelse. For at sikre, at den fremrykkede betalingsfrist får så stor effekt som muligt, er målet at forfaldne fakturaer elimineres, og antallet af fakturaer i intervallet fra 13 til 30 dage bringes ned til et minimum.

Målsætningen er ikke nået og effekten af den fremrykkede betaling til private leverandører kunne være øget med ca. 186 mio.kr. Det er væsentligst Økonomiforvaltningen, der ikke har levet op til målsætningen, og det henstilles, at forvaltningen skærper ledelsestilsynet således, at effekten af Økonomiudvalgets beslutning øges.

Det skal bemærkes, at der er fakturaer for 50 mio.kr., der er forfaldne, dvs. mere end 30 dage gamle.

Indenrigs- og økonomiministeren har i brev af den 4. februar 2019, til alle landets kommuner, understreget vigtigheden af, at det offentlige etablerer en god forretningsgang for betaling af regninger – "Kommuner og regioner bør derfor have stor fokus på at sikre en effektiv håndtering af regninger og løbende holde øje med, at regninger faktisk betales rettidigt”.

Der henvises til

forvaltningsspecifik information i bilag 1-4.

Forvaltningen har målrettet sit fokus på rettidig og korrekt håndtering af fakturaer ved implementering af administrative fællesskaber. Økonomien, og hermed også fakturahåndteringen, er nu samlet på 4 administrative fællesskaber.

Der er udarbejdet arbejdsgange i 2020, der skal understøtte rettidig og korrekt håndtering af fakturaer. Den fulde effekt af implementeringen af arbejdsgangene forventes at slå igennem i 2021.

På dialogmøder med de administrative fællesskaber, følges der månedligt op på konkrete problemstillinger om fakturabehandling, som afklares og håndteres. Dette bidrager til vurdering af i hvilket omfang, der er behov for supplerende forretningsgange eller supplerende vejledninger på området.

Socialforvaltningen vil frem mod regnskabsafslutning 2020 øge frekvensen af dialogmøder til 14 dages møder, specifikt møntet på fakturabehandlingsudfordringer.

I 2021 følges der op med månedlige møder.

Økonomiforvaltningen har herudover igangsat projektet "Betaling til tiden 3". Socialforvaltningen har med udspring i dette projekt implementeret særskilte måltal til hvert enkelt administrativt fællesskab for udløbne fakturaer over 30 dage, samt for fakturaer der har ventet på behandling i 13 til 30 dage.

Som nævnt ovenfor indgår opfølgning på måltal i dialogmøderne, hvor der bliver fulgt op på afvigelser.

Målet er, at antallet af fakturaer bringes ned til et minimum.

Revisionsbemærkning

Socialforvaltningens handleplan

Det henstilles til, at forvaltningerne sikrer, at fakturaer uden tydelig agent håndteres løbende, og at de ophobede fakturaer håndteres snarest muligt.

Økonomiforvaltningen har siden august 2020 indarbejdet fakturaer uden tydelig agent i den løbende ledelsesinformation til forvaltningerne.

Desuden bør der snarest muligt foretages en oprydning i gamle indkøbsordrer og indkøbsvogne og tilrettelægges en proces, der sikrer, at der løbende foretages oprydning/berigtigelser.

Endeligt skal vi anbefale, at bilag 1 bliver ajourført med den praksis, der bliver anvendt ved fakturaer uden tydelig agent såvel som indkøbsordrer og indkøbsvogne, så det bliver tydeligt, hvor det reelle ansvar for udførelsen ligger.

For at understøtte at forvaltningen sikrer, at fakturaer uden tydelig agent og ophobede fakturaer håndteres løbende, er disse indeholdt i de detaljerede oversigter som Socialforvaltningen sender ud til de administrative fællesskabers økonomichefer og økonomimedarbejdere to gange om ugen.

Herudover følger Socialforvaltningen løbende op på gamle indkøbsordrer og indkøbsvogne, som en del af de månedlige kontroller.

Socialforvaltningen vil intensivere opfølgningen på fakturaer og indkøbsordre/vogne op mod de enkelte periodeluk, så oprydning/berigtigelser foretages rettidigt.