Fremtidig organisering af driften i Socialforvaltningen

Resumé

Socialudvalget orienteres med denne sag om en bredere omorganisering af driften, som Socialforvaltningen påtænker at gennemføre pr. 1. januar 2025. Organisationsændringen gennemføres for bedst muligt at gøre Socialforvaltningen i stand til at håndtere den faglige og økonomiske udvikling på socialområdet. Den nye organisering har klare faglige ambitioner om, hvad forvaltningen skal lykkes med. Kernen er, at vi skal hjælpe borgerne fremad – mod øget livsmestring. 

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller:

1. at Socialudvalget tager orienteringen om forvaltningens påtænkte omorganisering af driften til efterretning.

Problemstilling

Den 14. august 2024 godkendte Socialudvalget det investeringsforslag, der ligger til grund for organisationsændringen af de administrative funktioner i Socialforvaltningen. [Investeringsforslaget opnåede finansiering i Budget 2025.] Ændringen betyder en samling af de administrative funktioner i en mere enstrenget organisering, så ressourcerne samles i fire tværgående administrative centre, der skal understøtte hele forvaltningen ift. HR, økonomi, digitalisering, mens opgaver vedr. faglig udvikling og understøttelse dels samles i et tværgående center og dels placeres i driften – med hovedvægten på sidstnævnte. Derudover fastholdes Ledelsessekretariatet i sin nuværende form.

Organisationsændringen af de administrative områder er forbundet med en besparelse på 53 mio. kr. årligt fuldt indfaset. Forslaget skal derfor ses i sammenhæng med Økonomiudvalgets sparekrav på administration frem mod 2030, som med forslaget er mere end opfyldt.

Arbejdet med reorganisering af det administrative område har – sammenholdt med den faglige og økonomiske udvikling på socialområdet generelt – givet anledning til en grundlæggende overvejelse om, hvordan Socialforvaltningen skal se ud i fremtiden.

Som en del af forvaltningens igangværende koncernanalyse er der derfor også blevet kigget på, hvordan Socialforvaltningen samlet set fremadrettet kan organiseres for at være en stærkere og mere fagligt og økonomisk bæredygtig organisation, som kan modstå de strukturelle forandringer, forvaltningen står over for. Men også en organisering, der er mindre kompleks og understøtter én samlet og sammenhængende socialforvaltning.

Løsning

Socialområdet gennemgår i disse år store forandringer, og der er pres på området. Forvaltningen skal hjælpe flere borgere, og nye målgrupper og hjælpebehov opstår. Borgerne i København får mere komplekse og sammensatte behov, der går på tværs af områderne i Socialforvaltningen og på tværs af den måde, forvaltningen har valgt at organisere sig på i dag.

Socialområdet er komplekst – men oplevelsen er, at den nuværende organisering i sig selv bidrager til at øge denne kompleksitet. Forvaltningen er decentralt organiseret, og der er meget faglig viden rundt omkring i forvaltningen, som bor flere steder, og som for få borgere får gavn af. De nuværende tre borgercentre blev designet og etableret som tre selvbærende enheder, der skulle løse den samlede opgave på deres respektive område selv. Det betyder dog også, at borgercentrene kan opleves som ’forvaltninger i forvaltningen’, og der bliver i dag ikke skabt tilstrækkelig synergi mellem ensartede og relaterede områder, da organiseringen tager udgangspunkt i målgrupper og delmålgrupper og dermed bliver fragmenteret

Med afsæt i ovenstående vil Socialforvaltningen gennemføre en organisationsændring af driften pr. 1. januar 2025. En organisationsændring som skal bidrage til: 

• Et SOF, som er enklere og lettere at finde rundt i for borgere og samarbejdspartnere.
• Et SOF, hvor borgerne bliver hjulpet hurtigt og mindst indgribende.
• Et SOF, hvor vi er bevidste om, at vi ikke kan lykkes med kerneopgaven alene.
• Et SOF, hvor der investeres i vores medarbejdere og ledere, så vi også fremover er en god og attraktiv arbejdsplads med høj faglighed, tillidsfuld ledelse samt engagerede og stolte medarbejdere.

Organisationsændringen af driften er ikke en spareøvelse, men gennemføres for bedst muligt at gøre Socialforvaltningen i stand til at håndtere den faglige og økonomiske udvikling på socialområdet. Det er dog i forlængelse heraf samtidig forvaltningens forventning, at den nye organisatoriske ramme vil give gode muligheder for at bidrage med investerings- og effektiviseringsforslag til det årlige omprioriteringsbidrag.

Den nye organisering af Socialforvaltningen er bygget op med udgangspunkt i indsatstrappen, som også i dag er central for forvaltningens tænkning og tilgang. Det styrende princip for organiseringen er altså ikke i samme omfang som i dag målgrupper og delmålgrupper, men i højere grad den hjælp, borgeren har brug for på det pågældende tidspunkt i sit liv. Det er dog samtidig en klar ambition at fastholde specialiseringen ift. målgrupper og få relevant viden bragt bredere i spil i organisationen.

Den nye organisering er født med nogle klare faglige ambitioner, hvor fællestrækket på tværs er, at forvaltningen skal hjælpe borgerne fremad – mod øget livsmestring. Samtidig skal den være enklere og lettere at finde rundt i for borgere og samarbejdspartnere. Derfor er den fremtidige socialforvaltning ikke tre forvaltninger i én, men seks centre med en klar opgavefordeling, men hvor samarbejde og synergi samtidig er nøgleord for, at centrene kan lykkes – hver især og i fællesskab.

Organisationsændringen betyder konkret, at de tre nuværende borgercentre med underliggende centre nedlægges, og at der i stedet etableres følgende seks centre:

• Din sociale indgang
• Center for børn og unge
• Center for aktivitet, beskæftigelse og støtte i eget bolig
• Center for midlertidige boformer
• Center for længerevarende boformer
• Center for rusmiddelbehandling

Af bilag 1 fremgår et samlet organisationsdiagram for Socialforvaltningen, som den vil se ud efter reorganiseringen af såvel administration som drift.

Af bilag 2 fremgår hvilke tilbud, der hører under hvert af de nye centre.

Centrene vil være ledelsesmæssigt forankret med hver sin niveau 2-chef og et antal niveau 3-chefer herunder, hvortil kommer tilbudsledere (niveau 4) og afdelingsledere (niveau 5). Det samlede chefhold forventes at være på plads primo oktober 2024. Centercheferne (niveau 2) vil have direkte reference til én af direktørerne i forvaltningen.

Ift. i dag vil der være fire færre niveau 2-chefer, idet en kontorchefstilling i den centrale administration og de tre vicedirektørstillinger nedlægges. Antallet af niveau 3-chefer vil være på niveau med i dag.

De seks centre
Hver af de seks centres hovedformål skitseres kort neden for.

Din sociale indgang
Din sociale indgang er en samling af alle forvaltningens borgerrettede indgange til både børn og voksne. Der er først og fremmest tale om en organisatorisk samling snarere end en fysisk. Indgangen skal gøre det lettere for københavnerne at komme i kontakt med forvaltningen – men også for forvaltningen at etablere kontakt med borgerne. Din sociale indgang er den åbne indgang for borgerne. Her skal Socialforvaltningen understøtte, at borgerne bliver mødt med hurtig afklaring og fleksible indsatser uden mange og lange forudgående undersøgelser og visitationer. I centret vil der dertil være et særligt fokus på at styrke brobygning til tilbud og rådgivning/vejledning i civilsamfundet, NGO’er og andre aktører, som alternativ til eller i samspil med indsatser i Socialforvaltningen. Det skal blandt andet ske med afsæt i strategisk udvikling af samarbejder og partnerskaber med civilsamfundsorganisationer, som kan bidrage til håndtering af det øgede pres og efterspørgsel hos Socialforvaltningen. Der skal også være et tæt samarbejde med andre forvaltninger, psykiatrien og erhvervslivet. En samling af ovennævnte funktioner vil styrke forvaltningens evne til at arbejde strategisk med lavtærskeltilbud, så borgerne hjælpes hurtigt, men på et lavere indsatsniveau. 

Din sociale indgang rummer også en samling af de store myndighedsområder for børn og voksne, der i dag er delt i de tre borgercentre. Områderne er tænkt sammen for at sikre større sammenhæng i borgerens forløb. Forventningen er, at ét center med fælles myndighedsområde for børn og voksne vil styrke den faglige kvalitet i sagsbehandlingen. 

Mange borgere oplever i dag de interne overgange, der er i Socialforvaltningen, som udfordrende. Nogle af udfordringerne har sit afsæt i lovgivningen, og overgange og snitflader kan derfor aldrig helt ophæves – men ambitionen er at skabe en organisatorisk ramme, som sikrer en mere helhedsorienteret tilgang til borgerne. Når Socialforvaltningen vælger at lægge myndighedsområderne sammen, er det derfor også med en hensigt om at blive endnu bedre til at sikre sammenhæng i overgangene for borgerne. 

Center for børn og unge
I Center for børn og unge samles forebyggelse og indsatser i hjemmet med midlertidige boformer uden for hjemmet. Centeret vil have et stærkt fokus på skolegang og uddannelse som en væsentlig forudsætning for et godt børne-, ungdoms- og voksenliv.

Socialforvaltningen råder i forvejen over mange højt kvalificerede og specialiserede indsatser til udsatte børn og unge, og hensigten er, at de skal arbejde endnu mere systematisk sammen for at sikre sammenhæng hele vejen gennem et forløb.  

I centeret skal der være et tæt samarbejde mellem familien, myndighed, tilbud og øvrige relevante aktører, og der skal være et kontinuerligt fokus på at styrke ressourcerne hos barnet og familien, sådan at den enkelte indsats løbende justeres i takt med barnets og familiens udvikling.  

Center for aktivitet, beskæftigelse og støtte i eget bolig
I Center for aktivitet, beskæftigelse og støtte i egen bolig samles en række tilbud, som har fællesnævneren, at de skal understøtte, at københavnere får og fastholder et godt og aktivt liv i egen bolig. 

Indsatserne i centeret skal bidrage til, at borgerne kan mestre deres hverdag med forskellige, rettidige indsatser, og med et stærkt fokus på et sundt liv. Dermed kan forvaltningen være med til at forebygge et behov for botilbud. 

I centeret vil der være et stærkt fokus på at få og fastholde borgerne i uddannelse, beskæftigelse og deltagelse i sociale aktiviteter og civilsamfundsaktiviteter. Dermed vil der også i centeret være et stærkt fokus på samarbejder med civilsamfundet, andre forvaltninger, skole og erhvervsliv. 

Center for midlertidige boformer
Center for midlertidige boformer skal hjælpe flere københavnere ud i eget hjem og understøtte, at flere fastholder et liv i egen bolig. 

I centeret vil der være et særligt fokus på borgerens progression, og den enkelte indsats skal løbende justeres i takt med borgerens udvikling. Her er et vigtigt fokus, at indsatsen ikke løber længere – eller kortere – end nødvendigt. 

I centeret skal der være stor fleksibilitet, så forvaltningen løbende hjælper flere borgere ned ad indsatstrappen, blandt andet ved at indsatser, der ikke har den ønskede effekt, hurtigere afsluttes eller ændres, ligesom vi skal sætte stærkt ind for at forebygge, at borgere havner i længerevarende botilbud. 

Center for længerevarende boformer
Botilbudsdrift i 2024 handler ikke kun om faglig specialisering. Det handler også om overhovedet at få grundlaget for en stabil drift på plads. Fastholdelse og rekruttering som et åbenlyst eksempel. God vagtplanlægning som et andet. Samlingen af tilbuddene i ét center giver en bedre strategisk ramme for det arbejde. Det samme gælder på den faglige bane. 

Centeret skal med udgangspunkt i et fælles fagligt fundament styrke, at den recovery-orienterede rehabilitering omsættes i praksis i alle indsatser på botilbudsområdet, så borgerne bliver i stand til at leve et mere selvstændigt liv og så mange som muligt på sigt bliver i stand til at flytte i egen bolig eller i en bolig med mindre støtte.  

Samtidig skal der i centeret være fokus på at højne livskvaliteten for borgerne, mens de bor på botilbuddene. Det skal ske gennem høj kvalitet og specialisering i plejen.

Botilbudsområdet er et af de mest udgiftstunge områder i Socialforvaltningen, fordi der købes mange pladser eksternt. Med etableringen af centret får forvaltningen en stærk ramme til at se på, om forvaltningen har de rigtige tilbud til de borgere, der skal hjælpes og samlet set bruger pengene på området fornuftigt.  

Center for rusmiddelbehandling
I Center for rusmiddelbehandling samles alle forvaltningens tilbud målrettet københavnere uanset alder, der ønsker at ændre deres forbrug af alkohol eller stoffer. 

Tilgangen til arbejdet i centeret bygger videre på det helhedsorienterede arbejde, der i forvejen eksisterer i de forskellige tilbud, hvor udgangspunktet er den enkelte borgers behandlingsbehov og ønsker. 

Der vil dog være et øget fokus på uddannelse og beskæftigelse i det nye center. 

Og derudover vil der i centeret være et nyt strategisk fokus på unge, herunder ift. nye udfordringer ift. fx opioider, ligesom der vil være fokus på i højere grad at understøtte borgere på botilbud i rusmiddelbehandling. 

Risici og opmærksomhedspunkter ved ny organisering
Alle organisationsændringer indbefatter risici og væsentlige opmærksomhedspunkter - det gælder også denne. En åbenlys væsentlig opmærksomhed i den nye organisering af Socialforvaltningen er, at et særskilt – og stort - myndighedscenter ikke resulterer i en hård opdeling mellem myndighed og udfører. Det gode og fleksible samarbejde skal sikres ledelsesmæssigt og kulturelt, men også understøttes af en hensigtsmæssig økonomistyring. Derudover er det vigtigt, at forvaltningen ikke mister den specialisering, der er opnået inden for målgrupperne, men i stedet får bragt den specialiserede viden bredere og mere aktivt i spil, end det er tilfældet i dag, fx på autismeområdet. Endelig er det afgørende, at de nye administrative centre fastholder nærhed til driften i sin opgavevaretagelse.

Afslutningsvis skal det bemærkes, at store organisationsændringer som denne alt andet lige vil være forbundet med et produktionstab i overgangen fra det eksisterende til det nye, fx ifm. etablering af nye arbejdspladser, overflytning af sager mellem enheder mv. Der vil naturligvis være fokus på at reducere produktionstabet, men det vurderes ikke muligt at undgå påvirkning af sagsbehandlingsfrister mv.

Høring af HovedMED
HovedMED har drøftet sagen den 24. september 2024. Referat fra mødet i HovedMED eftersendes.

Økonomi

Mindre flytteudgifter kan forekomme – særligt ifm. samlokaliseringer. Som udgangspunkt vil udgifter hertil blive afholdt inden for forvaltningens nuværende budget.

Videre proces

Frem mod 1. januar 2025 foregår arbejdet med etablering af de nye centre, herunder fx konkret underorganisering af centrene, etablering af chef- og ledergrupper, håndtering af budget og bevillingsområder og afklaring af evt. ændring i fysisk placering for enheder.

Mikkel Boje

                                           / Tine Kock Nielsen

Indstillingen blev taget til efterretning. 

Kontorchef Tine Kock Nielsen deltog under punktets behandling.