Fælles budgetstyring vedr. dagbehandling og fleksible indsatser mm. fra 2015 - FÆLLESINDSTILLING SOF, BUF

Udvalgene skal tage stilling til etablering af en fælles budgetstyring mellem Børne- og Ungdomsudvalget (BUU) og Socialudvalget (SUD) vedr. dagbehandling og fleksible tilbud fra budget 2015.  

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Socialforvaltningen indstiller at Børne- og Ungdomsudvalget og Socialudvalget godkender,

1. at der fra 2015 etableres fælles budgetstyring for dagbehandling og fleksible indsatser som alternativ til dagbehandling, mellem BUF og SOF
2. at der indgås aftale om, at der hæftes solidarisk for evt. merforbrug mellem forvaltningerne, efter en 50/50 nøgle
3. at der i budget 2015 afsættes i alt 284,9 mio.kr. fordelt med 132,7 mio. kr. fra BUF og 152,2 mio. kr. fra SOF
4. at den fælles opfølgning på området fremadrettet vil følge de nedenfor beskrevne kadencer og forretningsgange

Med denne fælles udvalgsindstilling etableres en fælles budgetstyring mellem Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) og Socialforvaltningen (SOF) for dagbehandling, og fleksible indsatser som alternativ til dagbehandling. Den fælles budgetstyring indebærer, at styringen og opfølgning ift. dette område, nu samles i et forpligtende fællesskab med et samlet økonomisk ansvar.

Det forventes, at den fælles budgetstyring og de medfølgende forpligtende aftaler, fremadrettet vil bidrage til et bedre fælles overblik og en effektiv fælles styring, af aktiviteten og udgiftsudviklingen på området.

Den bedre styring og overblik skal desuden bidrage til en øget implementering af fleksible indsatser. En omlægning, der hvis den forløber som planlagt, over tid vil medføre et mindreforbrug på området. Fleksible tilbud dækker over en gruppe særlige tilbud, hvor børn som er visiteret til socialpædagogisk bistand i over 12 timer ugentligt (BUF) og en social foranstaltning (SOF), efter aftale med forældre, skole og forvaltninger, kan modtage et tilbud indenfor almenområdet.

Baggrund
Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) og Socialforvaltningen (SOF) har i perioden 2012-13 gennemført Program for bedre samarbejde, der har adresseret snitfladeproblematikker mellem forvaltningerne.

Programmet har medført et tæt samarbejde mellem forvaltningerne omkring børn og unge, der har brug for koordinerede indsatser fra begge forvaltninger. Samtidig er der etableret fælles samarbejdsfora mellem forvaltningerne, barnet og familien med henblik på at finde det tilbud og de indsatser, der bedst støtter barnet eller den unges behov.

Der er imidlertid fortsat behov og potentialer for at udvikle kvaliteten i de fælles tilbud, herunder dagbehandling. Dagbehandling er et heldagstilbud til børn og unge med særlige behov eller handicap, som bedst imødekommes ved en integreret behandlingsmæssig og undervisningsmæssig indsats.

Forvaltningerne har i dag forskellige modeller for kvalitetsudvikling, opfølgning og styring i forhold til de tilbud, der ligger indenfor eget ressortområde, og der er brug for at udvikle en fælles model for området, på tværs af forvaltningerne. Der har gennem en årrække været en stigning i antallet af børn i dagbehandling, og der har manglet en samlet styring og fælles strategi ift. at kunne håndtere denne udvikling.

På denne baggrund, blev det på et fælles udvalgsmøde mellem Børne- og Ungdomsudvalget (BUU) og Socialudvalget (SUD) d. 12. marts 2014 besluttet, at forvaltningerne skulle oprette fælles budgetstyring for dagbehandling og fleksible indsatser, gældende fra 2015.

I denne indstilling er det afsatte budget og dets forudsætninger opgjort, og der er beskrevet de politiske og administrative forretningsgange for den fælles fremadrettede opfølgning.

1. Hvad indebærer en fælles budgetstyring?

Udvalgene indgår med denne indstilling, aftale om en række begrænsninger i deres almindelige bevillingsmæssige handlefrihed, ift. deres håndtering af budgettet til dagbehandling og fleksible indsatser.

Budgetforudsætningerne (aktivitet og enhedspriser) skal afstemmes af begge forvaltninger, og godkendes på udvalgsniveau. Der skal i løbet af budgetåret ske en fælles opfølgning, og det er forvaltningernes fælles ansvar at træffe de nødvendige beslutninger ift. at agere på eventuelle ubalancer (mer- eller mindreforbrug). Dette kan både indebære omplacering af budget samt styringsmæssige tiltag.

Der ændres ikke ved de eksisterende snit, ift. hvad der betragtes som undervisning, og hvad der betragtes som socialfaglig indsats. Der røres heller eller ikke ved det grundlæggende princip om, at BUF afholder udgifterne vedr. undervisning, og SOF afholder udgifterne vedr. socialfaglig indsats.

 2. Solidarisk hæftelse for merforbrug 50/50

Det foreslås, at de to udvalg hæfter solidarisk for et eventuelt samlet merforbrug, efter en 50/50 nøgle.

Dette er en helt central del af aftalen om den fælles budgetstyring. At der hæftes solidarisk indebærer, at det samlede merforbrug bliver delt 50/50 mellem forvaltningerne, og at hvert udvalg skal finde en måde at dække deres andel på, indenfor resten af deres ramme. I forhold til mindreforbrug bliver beløbet også delt 50/50, men udvalgene kan enten beslutte at lade mindreforbruget blive på området til nye aktiviteter/investeringer eller at tage hver sin andel og bruge det til andet formål.

Ved hver prognose opgøres de samlede forventninger til forbruget på området, og  i den efterfølgende sag om bevillingsmæssige ændringer tilrettes budgettet, så forvaltningerne deler mer- eller mindreforbrug (som en budgettilpasning). På denne måde har udvalgene mulighed for at finde merforbruget på deres egen ramme i løbet af året eller anvende mindreforbruget til andre eller samme formål. Den endelige afregning sker i overførselssagen.

3. Opgørelse af samlede budgetramme ift. fælles BUF-SOF budgetstyring for 2015

Hver forvaltning vil bidrage med en budgetandel, der dækker den pågældende forvaltnings andel af udgifterne på området.

Forvaltningerne anbefaler, at det samlede budget til dagbehandling og fleksible indsatser, fastsættes ud fra det forventede forbrug til 2015. Budgettet er beregnet med udgangspunkt i forventet forbrug for 2014 inklusiv den forventede aktivitetsudvikling i 2015. Der er internt blevet omplaceret midler fra øvrige områder til håndtering af en del af den samlede finansiering på specialområdet i BUF.

Det samlede budget ses for budget 2015 at udgøre 284,9 mio. kr., hvoraf SOF bidrager med 152,2 mio. kr. og BUF med 132,7 mio. kr. Fordelingen på hovedtyper af ydelser og tilbud, kan ses i oversigten nedenfor.

Oversigt 1. Samlede afsatte budget til dagbehandling og fleksible indsatser, budget 2015, fordelt på typer af tilbud og forvaltninger, mio.kr. (2015 P/L).

*Børn indskrevet i fleksible ordninger kan også være indskrevet på dagbehandlingstilbud, hvorfor den samlede sum af helårsbørn angivet, er inkl. disse gengangere.

 4. Proces for den fremtidige opfølgning.

Med denne indstilling forpligter begge udvalg sig til at indgå i en fælles budgettering, opfølgning og handling ift. dagbehandling og fleksible indsatser. Ved. 1. prognose 2015 vil forvaltningerne vurdere det afsatte budget og underliggende budgetforudsætninger i forhold til regnskab 2014 og forventet regnskab 2015 for at vurdere, hvorvidt det afsatte budget er korrekt fastsat jf. ovenstående. Hvis regnskabet afviger markant fra ovenstående skal puljen opgøres på ny.

Den løbende opfølgning skal foretages på de fælles direktionsmøder mellem BUF og SOF, der afholdes fire gange årligt. Forvaltningerne skal ved hvert fælles møde beslutte, hvorvidt der er behov for en særskilt afrapportering til et fælles udvalgsmøde, fx hvis aktiviteten på området udvikler sig anderledes end budgetteret og forventet.

Hver forvaltnings andel af det afsatte budget, vil uanset evt. særskilt fælles afrapportering, fortsat indgå under udvalgenes separate kvartalsvise regnskabsprognoser.

Udover direktionerne og evt. udvalgenes fælles drøftelser og beslutninger, forventes det at forvaltningerne laver en tæt og løbende opfølgning, ift. udviklingen og evt. ubalancer på området.

Indstillingen har som udgangspunkt ingen økonomiske konsekvenser, men forventes at udmønte sig i bedre styring af området.

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Socialforvaltningen vil indarbejde den afsatte budgetramme i deres respektive budgetter for 2015, og implementere den beskrevne opfølgning.

BUU og SUD vil ved deres fælles møde i efteråret 2015 få forelagt en evaluering af erfaringerne med etableringen af den fælles budgetstyring, samt eventuelle forslag til justeringer.

                          Else Sommer                                  Anette Laigaard