Revisionsrapport om takster Socialforvaltningen
Resumé
Socialforvaltningen modtog den 6. maj 2022 en revisionsrapport fra Intern Revision om takster. Rapporten omhandler borgerrettede og mellemkommunale takster samt interne takster til brug for afregning mellem forvaltningerne. Socialudvalget blev i en fredagsmail den 12. maj 2022 orienteret om den særligt kritiske del af revisionens undersøgelse vedr. de valgfrie ydelser og Socialforvaltningens handlinger herpå.
Revisionen har givet en rød bemærkning vedr. de eksterne takster og en gul bemærkning vedr. de interne takster, som er afregning på tværs af forvaltningerne i Københavns Kommune. Da der er givet en rød bemærkning, skal rapport og forvaltningens handleplan forelægges udvalget på det førstkommende møde eller snarligt derefter.
Indstilling
Socialforvaltningen indstiller,
- at Socialudvalget tager revisionens rapport om takster, jf. bilag 1 til efterretning
- at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens handleplan
Problemstilling
Revisionen har gennemført en stikprøvegennemgang af takstberegningerne i Socialforvaltningen.
Revisionen har fundet fejl i alle seks stikprøver vedrørende takster på valgfrie ydelser og finder forholdene kritiske (rød bemærkning). Det betyder også, at området for de valgfrie ydelser vil blive til en revisionsbemærkning i revisionsberetningen for regnskab 2021. Fejlene drejer sig primært om manglende dokumentation.
De valgfrie ydelser er borgerrettede takster – såsom kost, toiletartikler, rengøringsartikler mv. De valgfrie ydelser opkræves for borgere på midlertidige og længerevarende botilbud i henhold til Servicelovens §§ 107 og 108 samt Almenboliglovens §105.
Socialforvaltningen beregner takster for hvert enkelt tilbud. Beregningen beror på komplekse opgørelser af diverse omkostninger. Opgaven varetages i dag af mange medarbejdere, og det kan konstateres, at området har været genstand for misforståelser både hvad angår hjemmel og regelgrundlag. Dette har antageligt ført til mange forskelligartede lokale opfattelser af, hvad man kan og må. Samlet set har der ikke været tilstrækkeligt fokus på korrekte beregninger, og de eksisterende retningslinjer i forvaltningen har ikke i tilstrækkeligt omfang været anvendt i praksis.
Det er usikkert, i hvilket omfang der er borgere, som har betalt for lidt hhv. for meget for de enkelte ydelser. Socialforvaltningen har iværksat en undersøgelse for at afdække dette.
Socialforvaltningen vil frem til sommerferien danne sig et overblik over de takster, hvor dokumentationsgrundlaget viser, at udgifterne er mindre end indtægterne, og taksten for en ydelse dermed er for høj. Socialforvaltningen vil efterse om det samme gør sig gældende tre år tilbage, da der indtræder forældelse herefter. Socialforvaltningen har forespurgt kommunens advokat – Horten - om forvaltningen lovmedholdeligt kan tilbagebetale borgerne på botilbud tre år tilbage og/eller om det skal indregnes i taksten i 2023, sådan at taksten for ydelsen bliver mindre. Horten har svaret, at begge dele er lovmedholdeligt.
Det er aktuelt usikkert, hvor mange borgere, som har betalt for meget, og hvor meget de har betalt for meget. Desuden er det en ressourcetung opgave at foretage direkte tilbagebetaling i stedet for tilbagebetaling over fremtidige takster. Derfor kan forvaltningen ikke pt. oplyse udvalget om, hvorvidt der vil være proportionalitet mellem størrelsen af tilbagebetalinger ift. de seneste to år og opgavens omgang. I august 2022 forventer forvaltningen at have opgjort, hvor stort et beløb der eventuelt skal tilbagebetales, ligesom forvaltningen kan give et estimat på, hvor mange ressourcer der skal anvendes til hhv. direkte tilbagebetaling og regulering af taksten.
Socialforvaltningen foretager ikke opkrævning i tilfælde, hvor borger har betalt for lidt.
Revisionen har for de interne takster fundet, at takstberegningerne ikke lever op til kommunens regelsæt, og at derfor er risiko for, at der ikke opkræves den omkostningsægte pris for ydelserne. Revisionen finder de konstaterede forhold for væsentlige (gul bemærkning). De interne takster omhandler konkret afregning mellem Børne- og Ungdomsforvaltningen og Socialforvaltningen for dagbehandlingsskoler.
Vedrørende de mellemkommunale takster har revisionen bemærket, at der mangler dokumentation og afstemning af de budgetter/udgifter, der skal indgå i taksterne. Området medtages ikke som en revisionsbemærkning i revisionsberetningen og er derfor ikke kritisk i samme grad som de andre takster i undersøgelsen. De mellemkommunale takster omhandler andre kommuners betaling for borgeres ophold på botilbud i Københavns Kommune.
Løsning
For de valgfrie ydelser vil Socialforvaltningen arbejde henimod at forenkle området, sådan at antallet af takster, der opkræves hos borgerne, reduceres og ensrettes på tværs af tilbud, der er sammenlignelige. Forvaltningen forventer derfor, at der er mere ens takster for samme ydelse fra 2023. Det betyder også, at arbejdet med taksterne forventes at blive mindre administrativt tungt for de involverede medarbejdere.
Socialforvaltningen har udarbejdet nedenstående handleplaner, som også indgår i revisionsrapporten, jf. bilag 1.
Socialforvaltningens handleplan – Revisionsrapport Takster
|
Revisionsbemærkning |
Handleplan |
|
Eksterne takster Revisionen vurderer, at Socialforvaltningen har et regelsæt, som på tilfredsstillende vis beskriver roller og ansvar i processen, men ikke i tilstrækkelig grad medvirker til at forebygge utilsigtede fejl og mangler i de enkelte takstberegninger.
Revisionen finder, at taksbilaget vedr. budget 2022 ikke er fyldestgørende i forhold til information om alle de takster, der skal godkendes af Borgerrepræsentationen
I forhold til beregningerne af de valgfrie ydelser har revisionen fundet fejl i alle stikprøver og som primært drejer sig om manglende dokumentation.
Den stikprøvevise gennemgang af beregningerne af de mellemkommunale takster har vist, at der ikke er tilstrækkelig dokumentation af, at de budgetter / udgifter i økonomisystemet, der skal indgå i taksterne, svarer til summen af de udgifter, der er medtaget i taksterne
|
Eksterne takster Borgerrettede takster – valgfrie ydelser Socialforvaltningen vil sikre, at taksterne for 2023 er opgjort på et dokumenteret og beregnet grundlag og fremgår af takstbilaget, som Borgerrepræsentationen godkender.
Socialforvaltningen vil endvidere udarbejde en model for beregning af de indirekte omkostninger, som fremadrettet skal gælde for beregningen af taksten for kost. Modellen vil blive udarbejdet i dialog med Intern Revision.
Socialforvaltningen har iværksat en undersøgelse af beregningen af alle valgfrie ydelser for 2021 med henblik på at efterprøve, om borgerne har været opkrævet for meget eller for lidt. Resultatet af undersøgelsen skal indgå i en vurdering af, om der er grundlag for en regulering af taksten for 2022, og om der er grundlag for tilbagebetaling til borgere.
De foreløbige resultater af undersøgelsen viser, at der skal foretages en tilbundsgående analyse på takstområdet for valgfrie ydelser, som skal sikre, at takstberegningerne fremadrettet sker på et korrekt grundlag. Analysen skal være med til at give input til, hvordan vi afkomplicerer området, sådan at vi opnår ensartede og enkle takster på botilbudsområdet, som indarbejdes i takstberegningerne for 2024. Forretningsgangen tilpasses herefter.
Mellemkommunale takster Forretningsgangen angående de mellemkommunale takster vil blive præciseret til sikring af, at taksterne fremadrettet er dokumenteret og foreligger afstemt. Der vil endvidere blive udarbejdet ens skabeloner til brug for takstberegningen, som kan understøtte arbejdet med at sikre dokumentation og afstemning. Complianceenheden i Socialforvaltningen har igangsat et projekt vedr. takstberegning, som netop skal sikre, at der sker en fuldstændig og korrekt omkostningsopgørelse samt, at alle fordelingsnøgler er beskrevet og valideret efter ensartede retningslinjer.
|
|
Interne takster Revisionen har gennemgået de tre takster, hvor Socialforvaltningen opkræver Børne- og Ungdomsforvaltningen for takster vedrørende behandlingsskoler. Gennemgangen har vist at takstberegningerne ikke lever op til kommunens regler. |
Interne takster Socialforvaltningen vil revidere forretningsgangen for opgørelse af interne takster på de tre dagbehandlingsskoler. Socialforvaltningen vil sikre, at taksterne er korrekt opgjort forud for 2023 og at det vil fremgå af et takstbilag, som sendes til Børne- og Ungdomsforvaltningen |
Socialforvaltningen forventer, at den tilbundsgående analyse på området for valgfrie ydelser vil give et klart billede af, om der er ydelser, der er opkrævet på et forkert grundlag, og som har medført, at borgerne har betalt for meget. Resultatet heraf forventes at foreligge til oktober 2022. Socialforvaltningen forventer, at en eventuel tilbagebetaling til borgerne kan ske i slutningen af 2022.
Økonomi
Omfanget af en eventuel tilbagebetaling til borgerne kan på nuværende tidspunkt ikke opgøres, men den vil i givet fald have en økonomisk effekt for forvaltningen.
Videre proces
Økonomiforvaltningen vil forelægge revisionsrapporten for Økonomiudvalget den 14. juni 2022.
De nye beregnede takster for 2023 vil indgå i takstkataloget for 2023 ved indgåelse af budget 2023.
Socialforvaltningen vil på Socialudvalgets møde den 31. august 2022 anbefale, hvordan en evt. tilbagebetaling til borgerne skal håndteres.
Mikkel Boje
/ Lone Berner Wolff
Beslutning
1. at-punkt blev taget til efterretning.
2. at-punkt blev godkendt.
Kontorchef Lone Berner Wolff deltog under punktets behandling.