Socialudvalgets evaluering af omprioriteringsprocessen 2023

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget drøfter størrelsen af det samlede provenu i investerings- og effektiviseringskataloget i forhold til det forventede effektiviseringsbidrag,
2. at Socialudvalget drøfter definitionen af kriterier for fortrolighed for investerings- og effektiviseringsforslag, og
3. at Socialudvalget drøfter tidsplanen for omprioriteringsprocessen 2024.

Problemstilling

Omprioriteringsprocessen for budget 2023 – dvs. beslutning om effektiviseringer og besparelser for at levere et budgetbidrag i balance – er netop afsluttet. Forvaltningen vil gerne samle op på udvalgets erfaringer med processen for at sikre, at udvalgets ønsker tilgodeses forud i omprioriteringsprocessen for budget 2024.

Løsning

Socialforvaltningen foreslår, at udvalgets drøftelser kan tage udgangspunkt i nedenstående temaer.

Det interne måltals størrelse

Økonomiudvalget fastlægger normalt effektiviseringskravene i januar.

Det kræver imidlertid en del forberedelse for forvaltningen at udarbejde investerings- og effektiviseringsforslag til udvalget, og derfor indleder forvaltningen processen allerede inden sommerferien året før. Forvaltningen arbejder ud fra et internt måltal, som er baseret på en forventning til det effektiviseringskrav, som Økonomiudvalget beslutter. Derudover er det interne måltal fastlagt på baggrund af stigende profiler fra tidligere års effektiviseringer samt en begrundet forventning til tværgående forslag i kommunen, der godkendes i Økonomiudvalget.

I forhold til forventningen til effektiviseringskravet foreslår forvaltningen, at det lægges til grund for udarbejdelsen af næste års investerings- og effektiviseringskatalog, at effektiviseringskravet for budget 2024 er på niveau med kravet til budget 2023. Det endelige måltal, som fastsættes af Økonomiudvalget i januar, er de seneste to år blevet sænket markant ift. udgangspunktet (100 mio. kr. begge år, svarende til ca. 22-23 mio. kr. for Socialforvaltningen). Udarbejdelsen af forslag til et betydeligt højere provenu, end der typisk har været brug for, indebærer imidlertid et ressourcetræk i hele organisationen, ligesom forslagene potentielt kan skabe usikkerhed på tilbud mv., som viser sig unødig, fordi forslaget senere udgår.  

Hvis Økonomiudvalget i januar 2023 beslutter et lavere effektiviseringsmåltal end i januar 2022, vil forvaltningen have et overskud af forslag. Beslutter Økonomiudvalget derimod et højere effektiviseringskrav, vil forvaltningens forslag til udvalget måske ikke række, og der vil derfor skulle udarbejdes yderligere forslag, som i sagens natur vil være knap så kvalificerede.

Det bemærkes, at der kommer en drøftelse i Økonomiudvalget i oktober 2022 om ”Evaluering af budget 2023”, som kan få betydning for processen for budget 2024.

Forvaltningen har på baggrund af dialog med Socialudvalget hidtil lagt til grund, at udvalget skal have mulighed for at prioritere mellem forslag og finansiere interne udfordringer og udløb. Derfor har forvaltningens interne måltal for forslagskataloget klart oversteget det forventede med henblik på at give udvalget valgmuligheder.

Det foreslås, at udvalget drøfter, i hvilket omfang det samlede provenu i investerings- og effektiviseringskataloget skal overstige det ventede effektiviseringskrav.

Definitionen af fortrolighed

Forvaltningen har praksis for at holde visse budgetnotater fortrolige helt frem til vedtagelsen af dem. Det er sket af hensyn til de involverede borgere og/eller af hensyn til kommunens økonomiske interesser, herunder kommunens mulighed for at forhandle i forbindelse med anlægsprojekter.

Forvaltningen har haft en relativ restriktiv praksis for fortrolighed, hvor det fx kun er forslag omhandlende døgntilbud – dvs. borgernes hjem – der har været holdt fortrolige frem til endelig beslutning af hensyn til borgernes tryghed.

Dertil kommer forslag, hvor der i forslagene blev afsløret information, der ville stille Københavns Kommune i en ugunstig forhandlingssituation, fx i forhold til forhandling af lejeaftaler eller køb af en byggegrund.  

Som noget nyt for omprioriteringsprocessen 2023 blev forslag, der havde betydning for enten konkrete medarbejdergruppers ansættelse (fx lukning af navngivne tilbud) og/eller midler til eksterne samarbejder, desuden underlagt fortrolighed indtil udsendelsen i forbindelse med budgetseminariet og Socialudvalgets første behandling af budgettet i februar. Forslagene var fortrolige for at undgå at skabe unødvendig bekymring hos medarbejderne og eksterne parter. Linjen skulle bl.a. ses i sammenhæng med erfaringen fra omprioriteringsprocessen 2022, hvor det endeligt fastsatte måltal blev reduceret markant relativt sent i processen, hvorfor mange forslag udgik i processen.

Der er således hensyn, som tilgodeses ved at holde forslag fortrolige indtil budgetseminariet og førstebehandlingen, men der kan fx være en ulempe i forhold til borgere- og medarbejderinddragelse, da forslagene derfor ikke bliver behandlet af råd eller MED-systemet før sidst i processen.

Forvaltningen foreslår at fastholde den linje for fortrolighed, som der har været lagt i forbindelse med Budget 2023.

Evaluering af tidsplanen for 2023 og planlægning af tidsplanen for 2024

Socialudvalget havde budgetseminar den 9. og 10. februar 2022. 1. behandlingen af budget 2023 lå den 10. februar. Herefter havde udvalget et fællesmøde med HovedMED og et fællesmøde med bruger- og organisationsråd. Socialudvalget vedtog investeringsforslagene den 2. marts, mens udvalgets effektiviseringsbidrag blev vedtaget ifm. 2. behandlingen af budget 2023 den 20. april 2022.

Investeringsforslagene vedtages endeligt i forbindelse med Overførselssagen. Overførselssagen har i de tidligere år ligget ultimo marts, men datoerne er afhængige af Økonomiforvaltningens frist.

Socialforvaltningen arbejder på at optimere processen med investeringsforslagene, så de er nået længere i processen ved budgetseminaret i februar, end det var tilfældet i år. Forvaltningen forventer dog fortsat, at der skal tages visse forbehold for dialogen med Økonomiforvaltningen.

Det foreslås, at udvalget drøfter, om der ønskes andre ændringer ift. tidsplanen eller møderne med råd mv.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Evalueringen af omprioriteringsprocessen 2023 vil danne grundlag for forvaltningens videre arbejde med planlægningen af processen for budget 2024.