Status på handleplan for sikker økonomistyring og kvalitet i sagsbehandlingen (fase 2)

På Socialudvalgets møde i december 2012 besluttede udvalget, at forvaltningen skulle arbejde videre med handleplan for sikker økonomistyring og kvalitet i sagsbehandlingen - nu med en række nye initiativer - og aflægge kvartalsvis status på arbejdet med handleplanen for udvalget. Denne status er således den første i 2013.

Socialforvaltningen indstiller,
1. At Socialudvalget tager status på handleplan for sikker økonomistyring og kvalitet i sagsbehandlingen til efterretning, jf. bilag 1.

Handleplanen består af 26 initiativer indenfor kvalitet i sagsbehandlingen og sikker økonomistyring. 11 punkter er videreførte punkter fra den oprindelige handleplan, som udvalget senest behandlede november 2012. Der er nedsat en direktør-ledet styregruppe, hvor relevante chefer fra de områder, der indgår i handleplanen, deltager. Styregruppen følger månedsvis op på fremdriften i punkterne.

Af de videreførte punkter fra den oprindelige handleplan var der to punkter, der krævede/kræver særlig ledelsesmæssig bevågenhed. Det er: Gennemgang af ældre afgørelser (servicelovens §§ 41 og 42 - merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste vedrørende børn med nedsat funktionsevne) og IT-understøttelse af budget og prognosesystemet (SOFUS).

Vedrørende §§41 og 42: 
Socialforvaltningen skal gennemgå alle ældre afgørelser, behandle sagen på ny, herunder indhente ny dokumentation og træffe og skrive en ny afgørelser i  disse sager. Socialforvaltningen kalder denne proces ”at genoprette borgerens sag”, så borgerens samlede ydelser efter §§41 og 42 bliver bragt i overensstemmelse med lovkravene.

Socialforvaltningen skal i følge handleplanen medio 2013 være færdige med at genoprette de sager, hvor der fortsat sker en udbetaling, men hvor bevillingen ikke er baseret på en afgørelse truffet efter det nye sagsbehandlingskoncept på området. Den aktuelle status er, at der er genoprettet 955 sager og resterer 673 genopretninger. Arbejdet forløber planmæssigt, om end der er risiko for, at ferieafvikling henover sommerferien kan få mindre betydning for den samlede måloverholdelse.

Vedrørende SOFUS:

SOFUS, som er Socialforvaltningens prognosesystem til udførerområdet, har haft driftsstabilitetsproblemer henover året og særligt i forbindelse med stor brugerbelastning, hvilket har besværliggjort udarbejdelsen af prognoser i systemet.Socialforvaltningen har fået Koncernservice til at udarbejde en analyserapport vedr. udfordringerne på SOFUS. Koncernservice har vurderet, at SOF har modtaget mangelfuld rådgivning fra leverandøren i forhold til løsningens begrænsninger og i håndteringen af driftsstabilitetsproblemerne. På baggrund af rapporten er der indgået aftale med leverandøren om, at de, vederlagsfrit, leverer en række tilpasninger som KS har peget på vil hjælpe på driftsstabilitetsproblemerne. Aftalen opfylder samtidig en række ændringsønsker til SOFUS, som brugerne har haft.

I aftalen med leverandøren indgår udvikling af en række indsatser til driftsstabilisering. Indsatserne er opdelt i 5 releases, hvor release 1 blev gennemført i februar 2013. De øvrige 4 releases gennemføres i følge aftalen i løbet af året, med femte og sidste release planlagt til 4. kvartal.

SOFUS er et prognosesystem med fokus på såvel allerede afholdte som fremtidige forventede udgifter.

Samlet status:

Forvaltningens realisering af handleplanen er generelt i god gænge, med enkelte opmærksomhedspunkter. Tabellen nedenfor viser i overbliksform, hvordan forvaltningen vurderer initiativernes fremdrift. Beskrivelse af initiativerne og status på disse kan ses i bilag 1.

Fremdrift	Titel
Særlig ledelsesmæssig bevågenhed	·         Gennemgang af ældre afgørelser (§§41 og 42)·         IT-understøttelse af budget og prognoseprocessen (SOFUS)
Følger planen	Sikker økonomistyring
	·         Opkrævning og betaling af mellemkommunal refusion
	·         Forretningsgange på budget- og regnskabsområdet
	·         Videreudvikling af controlling i SOF
	·         BUF/SOF delprojekt vedrørende styring ·         Bedre brug af RUBIN ·         Principper for periodisering af budgetter ·         Status på implementering af strategi for økonomistyring i SOF ·         Udvikling af nye budgetfordelingsmodeller i SCK og RCK
	Kvalitet i sagsbehandlingen
	På tværs af målgrupper
	·         Ledelsestilsyn fase 4 ·         Bedre overholdelse af sagsbehandlingsfrister
	Voksne
	·         Handleplaner for borgere på krisecentre og herberger Børn
	·         Handleplaner i børnesager ·         Opfølgning på handleplaner i børnesager ·         Børnefaglige undersøgelser i børnesager
Afsluttede i henhold til handleplan	·         Børneområdet: afgørelser om økonomisk støtte ·         Periodisering af budgetter i KØR ·         Budgetmodel for udsatteområdet – botilbud (§§107 og 108)
Videreførte punkter fra tidligere handleplan - i god gænge men forsinkede i forhold til planen	·         Ledelsestilsyn fase 3 ·         Bedre ledelsesinformation fase 2 ·         Kvalitetsstandarder udsatteområdet ·         Min lederside i SOF ·         Opfølgning overfor eksterne parter (Social-og Integrationsministeriet

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Socialforvaltningen vil arbejde videre med handleplanen og næste status forelægges Socialudvalget i august 2013.

                                                                                Anette Laigaard/
                                                                                                            Kasper Håkansson

Kontorchef Kasper Håkansson overværer punktets behandling.

Indstillingen blev godkendt