Revisionsprotokollat 2/2005 Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau (Bilag)

Socialudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 8. februar 2006

 

 

3.      Revisionsprotokollat 2/2005 Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau (Bilag)

 

SUD  40/2006  J.nr. 40/2006

 

 

INDSTILLING

Socialforvaltningen indstiller,

at Socialudvalget tager Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 2/2005 af 16. december 2005, om kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau til efterretning,

at Socialudvalget tager Socialforvaltningens bemærkninger og opfølgning til revisionsprotokollatet til efterretning,

at Socialudvalget godkender, at nærværende indstilling fremsendes til Økonomiforvaltningen som udvalgets høringssvar.

at Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen tager skridt til at styrke rådgivningsfunktionen i forbindelse med udformningen af kontrakterne samt indgåelse af EU-udbud.

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har efter anmodning fra Revisionsudvalget gennemført en større undersøgelse af kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau.  Ved afgivelsen har direktoratet anmodet Økonomiforvaltningen om at indhente høringssvar fra de stående udvalg, således at disses svar kan indgå i Økonomiforvaltningens sagsfremstilling til Økonomiudvalget.

 

Det er Socialforvaltningens opfattelse, at revisionsprotokollatet er meget velegnet til praktisk anvendelse i et fremadrettet perspektiv. Der er i revisionsprotokollatet en god og overskuelig gennemgang af de gældende regler opdelt i udbudsregler, andre regler og kommunens interne regler. Der er også beskrevet en række støttematerialer, der med fordel kan anvendes i det fremadrettede arbejde med forbedring af kontrakter i Socialforvaltningen.

 

Socialforvaltningen er enig i Revisionsdirektoratet anbefalinger om tværgående tiltag i kommunen, der kan forbedre legaliteten i kommunens kontrakter, herunder udbygning af kommunens indkøbsordning, ajourføring af Økonomiforvaltningens vejledning om udbud og udlicitering og en udbygning af kommunens erfaringsnetværk.

Forvaltningen vil i forbindelse med fornyelse af driftsoverenskomster med selvejende institutioner søge at indarbejde krav om, at også de selvejende institutioner skal benytte kommunens indkøbsordning og skal overholde udbudsreglerne.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler også forvaltningerne at sætte øget fokus på en række væsentlige forhold ved kontraktindgåelser og anbefaler til brug herfor, at forvaltningerne gør øget brug af en række vejledninger, standardkontrakter og andet støttemateriale. 

Socialforvaltningen er enig heri og vil have fokus på anbefalingerne ved fremtidige kontraktindgåelser.

 

Revisionsdirektoratet foreslår, at det i den enkelte forvaltning overvejes, om det er hensigtsmæssigt at etablere en formel juridisk funktion, der proaktivt skal identificere potentielle juridiske problemer og muligheder og agere herpå, før det er for sent.

 

Socialforvaltningens skal hertil bemærke, at Økonomiforvaltningens kontor Strategisk Indkøb forestår gennemførelsen af udbud, herunder EU-udbud, med henblik på at indgå indkøbsaftaler, der herefter anvendes af forvaltningerne. Disse udbud tilrettelægges og gennemføres af arbejdsgrupper, sammensat af medarbejdere i kommunens forvaltninger. 

 

På grund af den nære sammenhæng mellem indkøbsområdet, udbud og aftaleindgåelser finder Socialforvaltningen det mest hensigtsmæssigt, at de koordinerende opgaver i forvaltningen vedrørende udbud og aftaleindgåelser varetages sammen med den koordinerende varetagelse af indkøbsområdet. Socialforvaltningen vil tage skridt til at styrke rådgivningsfunktionen i forbindelse med udformningen af kontrakterne samt indgåelse af EU-udbud.  Forvaltningen vil herunder sikre, at forvaltningens disponerende enheder drager nytte dels af den opbyggede ekspertise i Strategisk Indkøb, og dels af Revisionsdirektoratets anbefalinger og beskrivelser af velegnede standardaftaler og andre redskaber til brug for udarbejdelse af økonomisk og juridisk gode kontrakter.

 

Revisionsdirektoratet finder, at det bør overvejes at fastsætte en pligt til at foretage udbud i alle tilfælde, hvor kontraktsummen overstiger en bestemt beløbsgrænse (der er under EU´s tærskelværdier), jf. det statslige udbudscirkulære fra 2002.

 

Socialforvaltningen vil gerne indgå i et arbejde på tværs i kommunen med henblik på at udarbejde forslag om indholdet i en udbudspligt, som herefter kan indarbejdes i kommunens vejledning om udbud og udlicitering.

SAGSBESKRIVELSE

Se Resumé

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af positivlisten over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

 

HØRING

Ingen

 

BILAG

·        Høringsbrev af 16. december 2005 til Økonomiforvaltningen

·        Revisionsprotokollat 2/2005 Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau

 

 

 

Grethe Munk                     /                     Sven Bjerre