Indkøbspolitik for Socialforvaltningen

Ifølge Københavns Kommunes fælles indkøbspolitik skal hvert fagudvalg/forvaltning udforme sin egen indkøbspolitik, som udmønter den fælles indkøbspolitik på udvalgets område.

Socialforvaltningen indstiller,
1) at Socialudvalget godkender udkast til indkøbspolitik for Socialforvaltningen (bilag 1)

Borgerrepræsentationen har den 10. marts 2011 vedtaget en fælles indkøbspolitik for Københavns Kommune for 2011-2014. Det indgår i indkøbspolitikken, at hver af de enkelte forvaltning/fagudvalg også skal vedtage en indkøbspolitik for deres eget område.

Grundlaget for Socialforvaltningens indløbspolitik udgøres af den fælles indkøbspolitik. Hovedpunkterne i udkastet til Socialforvaltningens indkøbspolitik (jf. bilag 1) er herudover følgende:

Udbud og genudbud af indkøbsaftaler

Den fælles indkøbspolitik indebærer bl.a., at fagforvaltningerne har fået ansvaret for vedligeholdelse af en række eksisterende indkøbsaftaler samt for udbud og indgåelse af nye aftaler på områder, hvor der tidligere blev indgået centrale aftaler.

Med henblik på at opnå mere fordelagtige aftaler og at reducere de administrative omkostninger forbundet med udbud og aftalevedligeholdelse, vil Socialforvaltningen i forbindelse med udbud og genudbud af indkøbsaftaler i videst mulige omfang søge samarbejde med andre forvaltninger med lignende behov. Socialforvaltningen indgår således allerede på flere indkøbsområder i samarbejde om udbud med Børne- og Ungdomsforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, der ligesom Socialforvaltningen er kendetegnet ved mange institutioner og deraf følgende overlap i nogle behov.

Udgangspunktet for vurdering af, om et indkøbsområde skal sættes i udbud, er tærskelværdierne herfor i EU's udbudsdirektiv og tilbudsloven. Herudover vil Socialforvaltningen løbende overvåge indkøbsmønstre i hele forvaltningen med henblik på at vurdere, om der er indkøbsområder, som ikke allerede er aftalebelagte, og hvor forvaltningen ikke nødvendigvis er lovmæssigt forpligtet til at lave udbud, men hvor der alligevel med fordel kunne igangsættes et udbud - med henblik på at opnå bedre kvalitet til samme pris eller samme kvalitet til lavere priser.

Krav til indkøb

Den fælles indkøbspolitik for Københavns Kommune omfatter en række politiske besluttede krav til indkøb i kommunen, herunder krav om økologi, miljøhensyn, sociale og etiske krav mv., jf. bilag 2.  Med henblik på at sikre, at alle indkøb i Socialforvaltningen overholder Københavns Kommunes krav til indkøb, skal alle indkøb i Socialforvaltningen så vidt muligt ske via Københavns Kommunes elektroniske indkøbsværktøj.

Undtagelser herfra kan være såkaldte socialpædagogiske indkøb, som foretages sammen med brugerne af dag- og botilbud, samt mindre daglige indkøb af hensyn til at sikre fleksibiliten i dagligdagen for institutioner og botilbud. Sådanne indkøb forudsættes fremover at kunne foretages i nærområdet ved hjælp af institutionens firmadankort. Københavns Kommunes fælles krav til indkøb gælder dog altid, uanset hvordan kommunale indkøb foretages. 
 

Implementering af indkøbspolitik

Implementeringen af indkøbspolitikken i Socialforvaltningen omfatter dels en kommunikationsindsats overfor indkøbere og ledere med budgetansvar på alle niveauer i forvaltningen. En succesfuld implementering hviler således blandt andet på, at både indkøbsaftaler og de tilhørende redskaber i form af elektronisk netbutik mv. opleves som fornuftige og anvendelige.

Herudover arbejder Socialforvaltningen med løbende controlling af indkøbsområdet, dels

• ekstern controlling af eksterne leverandører under indkøbsaftalerne med henblik på at sikre overholdelse af den aftalte kvalitet, pris og andre vilkår, og dels
• intern controlling af indkøbene i forvaltningen med henblik på at sikre, at forvaltningen overholder alle indgåede indkøbsaftaler.

 

 

 

 

 

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Indkøbspolitikken for Socialforvaltningen træder i kraft umiddelbart efter vedtagelse i Socialudvalget, og Socialforvaltningen vil herefter sørge for implementering.

Anette Laigaard 
                                                /Kasper Håkansson

Indstillingen blev godkendt ved mødets start