Præsentation af Regnskab og kontrakt

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager Socialforvaltningens arbejde med regnskab, kontrakter og indkøb til efterretning.

Problemstilling

Opgaverne i Kontoret for Regnskab og Kontrakt spænder fra regnskabsområdet over driftsoverenskomster og samarbejdsaftaler til effektiviseringer via indkøbsbesparelser. Desuden er kontoret tværgående ansvarlig for revisionsmæssige spørgsmål og en række tværgående administrativ-økonomiske processer. En stor del af arbejdet tager afsæt i statslig lovgivning og kommunens interne retningslinjer, hvor formålet er at sikre både korrekt og smidig implementering i forvaltningen.

Løsning

Opgaver om regnskab og revision
Kontoret for Regnskab og Kontrakt understøtter Socialforvaltningens arbejde med god økonomistyring og opfølgning i Socialforvaltningen. Herunder ligger arbejdet med regnskabets registreringsdel med udgangspunkt i ministeriets bekendtgørelser og vejledninger, samt Københavns Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ og cirkulærer. Kontoret udarbejder praksisnære arbejdsgange, så det bliver lettere for de udførende enheder at overholde love og regler, og som understøtter en detaljeret og analytisk økonomistyring, både på de decentrale enheder, centralt i borgercentrene og i Socialforvaltningen som en helhed.

Kontoret for Regnskab og Kontrakt vedligeholder registrerings-rammen/kontoplanen for Socialforvaltningen. Dette sker i tæt samarbejde med de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune og forvaltningens borgercentre. Kontoret arbejder på at gøre det så let som muligt at bogføre rigtigt første gang for at undgå fejlregistreringer, der medfører fejl i regnskabet, og for at skabe grundlag for god økonomistyring. Kontoret har reduceret antallet af konteringselementer og er gået fra ca. 20.000 til under 10.000 konteringselementer. Samtidig er der udarbejdet en konteringsvejledning, der sammen med den smallere konteringsramme skal være med til, at bogføringen sker på et korrekt grundlag.

Forvaltningen skal behandle og betale regninger til tiden. Samtidigt er det hensigtsmæssigt for økonomistyringen, at afregninger med eksterne parter sker kontinuerligt. Kontoret har det centrale ansvar for at følge op på, om dette sker. I forbindelse med implementering af administrative fællesskaber i Socialforvaltningen, har kontoret udarbejdet arbejdsgange og vejledninger og ledelsesinformation til håndtering af forvaltningens fakturapulje og opfølgning på indtægter. Konkret har antallet af ubehandlede fakturaer været nedadgående over de sidste par år.

Tabel 1. Udvikling i fakturapulje 2018-2020

	April 18	Sep. 18	April 19	Sep. 19	April 20	Sep. 20
Antal	1603	1039	1109	578	420	309
Beløb mio. kr.	23,1	21,8	12,0	6,0	3,1	3,2

 

Kontoret håndterer koordinationen med ekstern og intern revision. Kontoret følger op på revisionsrapporter og revisionsbemærkninger, og iværksætter nødvendige tiltag, for at forvaltningens arbejdsgange er lovmedholdelige og kontrolmiljøet er tilstrækkeligt for at undgå svig eller fejl.

Opgaver om kontrakter – driftsoverenskomster, samarbejdsaftaler og lejemål
Socialforvaltningens arbejde med driftsoverenskomster, samarbejdsaftaler og lejeaftaler tager udgangspunkt i diverse ministeriers bekendtgørelser og KL’s vejledninger. Forvaltningen sparrer med de øvrige forvaltninger på området, herunder især Økonomiforvaltningen.

Forvaltningen har en række aftaler med selvejende institutioner, som varetager opgaver med borgere indenfor Socialforvaltningens områder. Nogle af aftalerne er af ældre dato, og derfor er de ved at blive opdateret, så de bliver mere tidssvarende og afspejler de aktuelle aktiviteter og forhold. Socialforvaltningen har indgået driftsoverenskomster med 26 tilbud og har i 2020 samarbejdsaftaler med 32 leverandører. Der arbejdes med en udbudsplan, hvor nogle af ydelserne skal i udbud efter light regimet (Sociale ydelser) i udbudsloven i 2020-2021.
Indkøbsfunktionen
Københavns Kommune er en af Danmarks største offentlige indkøbere, der årligt køber varer og tjenesteydelser for 8,2 mia. kr. Over 25 pct. af det samlede indkøb i Københavns Kommune foretages af Socialforvaltningen, der årligt køber ind for ca. 2,1 mia. kr. Over halvdelen af dette (ca. 1,2 mia. kr.) er på faglige indkøb.

Socialforvaltningens arbejde med indkøb tager konkret udgangspunkt i investeringstiltaget fra budget 2019, hvor der blev etableret en indkøbsfunktion i Socialforvaltningen. Indkøbsfunktionen har som en af sine hovedopgaver at sikre effektiviseringer på faglige indkøb, herunder køb af pladser, på en måde, så det går hånd-i-hånd med de socialfaglige behov. På baggrund af bl.a. databaserede analyser, iværksættes forhandlinger med leverandører og udbud af kontrakter. Analyserne anvendes også til at kontrollere, at aftalerne bliver overholdt, ligesom der udarbejdes vejledninger til det gode indkøb.

I forbindelse med godkendelsen af investeringsforslag i budget 2019, er der vedtaget indkøbsbesparelser for 10,5 mio. kr. i 2020 stigende til 20 mio. kr. i 2024.

Socialforvaltningens centrale Indkøbsenhed har bl.a. ansvar for og til formål at sikre gode indkøbsprocesser og overblik over indkøbsadfærd, leverandørlandskabet, vilkår, kontrakter og priser på tværs af Socialforvaltningens centre og enheder. Og at sikre udbud og/eller rammekøb, når det skønnes muligt, og at sikre oplyste grundlag for de bedste faglige match og køb.

Generelt er det Indkøbsenhedens opgave og ansvar at reducere de decentrale udgifter med afsæt i social- og indkøbsfaglighed. Dette sker via fokus på;