Drøftelse om kutymer og formalia
Indstilling og beslutning
1. At Socialudvalget godkender en ændring af retningslinjerne for foretræde, jf. løsningsafsnittet
2. At Socialudvalget godkender Socialforvaltningens forslag om anvendelse af A og B sager
3. At Socialudvalget drøfter brugen af bemærkninger/protokolbemærkninger.
Problemstilling
For at lette den tidsmæssige disponering af sagerne på møderne, er der fra andre udvalg gode erfaringer med opdeling af sager i A og B sager. Udvalget skal tage stilling til om opdeling i sådanne sager, giver mening for udvalget.
Det har endvidere været drøftet i udvalget, om rammerne for afgivelse af protokolbemærkninger er tilstrækkelig klare, og udvalget skal derfor drøfte brugen af disse.
Løsning
De nuværende retningslinjer for foretræde, jf. bilag 1, blev vedtaget i Socialudvalget den 27. januar 2010. I andre udvalg i Københavns Kommune har man også formelle regler om foretræde, der blandt andet indeholder krav om skriftlig anmodning til sekretariatet og en tidsfrist. Nogle udvalg har tidsfrist kl. 9 dagen før et møde, andre har som os frist for anmodning kl.12 to dage før et møde.
Forvaltningen finder, at det er nødvendigt med en vis tid mellem foretrædeanmodningen og selve foretræde for Socialudvalget. Forvaltningen kontakter foretrædepersonerne, for at få de præcise begrundelser for ønsket om foretræde og navnene på foretrædepersonerne. Dette for at forvaltningen overfor udvalget kan give så præcise oplysninger som muligt, således at udvalgsmedlemmerne får den nødvendige tid og information til at forberede sig på foretræde.
Forvaltningen foreslår, at de vedtagne retningslinjer ændres således at foretrædeanmodning skal være indkommet til udvalgssekretæren inden tirsdag kl. 12 før et møde om onsdagen. Borgerne har således fem hele dage fra dagsordensudsendelse til fristen udløber for anmodning om foretræde.
A og B sager:
Forvaltningen foreslår, at opdele sagerne på dagsordenen i A og B sager efter følgende model:
Forvaltningen opdeler sagerne i A- og B-sager. I A-sagerne sker der en politisk forhandling og realitetsbehandling. I B-sagerne forventes ikke en politisk forhandling og sagerne godkendes typisk sammen med dagsordenen. Forud for udvalgsmøderne modtager udvalgsmedlemmerne på mail en oversigt/skema over dagsordenens A- og B-sager. På oversigten kan angives om man ønsker B-sager realitetsbehandlet som A-sag. Det vil her være muligt at stille spørgsmål til sagerne. De stillede spørgsmål besvares på udvalgsmødet. Forvaltningen henstiller til medlemmerne, at angive på mail inden mødet, om der er nogle B sager, der ønskes realitetsbehandlet.
Hovedreglen er i øvrigt, at der først behandles beslutningssager, der ikke er ønsket realitetsbehandlet (B-sager), det sker samtidig med dagsordenen godkendes. Dernæst tager man beslutningssager, der er ønsket realitetsbehandlet (A-sager) og til sidst drøftelsessagerne.
Til beslutningssager, der er ønsket realitetsbehandlet (A-sager), vil borgmesteren som vanligt give mulighed for spørgsmål til forvaltningen og drøftelse af punktet.
Protokolbemærkninger og bemærkninger i almindelighed:
I styrelsesloven er angivet snævre rammer for afgivelse af protokolbemærkninger. Udvalgene i Københavns Kommune har praksis for at udvide rammen lidt. Dette afspejler sig i Socialudvalgets forretningsorden § 8 vedtaget på Socialudvalgets møde 27. januar 2010 , hvor det fremgår at: "Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening tilført beslutningsprotokollen i kort form. Medlemmet er i så fald forpligtet til selv at formulere tilføjelsen og aflevere denne skriftligt til protokolføreren."
En protokolbemærkning kan i praksis føres til protokols af flere medlemmer i fællesskab, eks. "A ønskede følgende protokolbemærkning: XXXXX" eller de øvrige udvalgsmedlemmer kan tilslutte sig en protokolbemærkning, stillet af en eller flere andre udvalgsmedlemmer, eks.: "Mikkel Warming (Ø) ønskede følgende protokolbemærkning: "XXXXX" Finn Rudaizky (O) tilsluttede sig denne."
Der sondres i praksis mellem udvalgets bemærkninger og protokolbemærkninger. Udvalgets bemærkninger indskrives i beslutningsteksten, når der er enighed herom og bruges typisk, når indstillingen ønskes godkendt med en mindre bemærkning/ændring. Eks. "Indstillingen blev godkendt, med bemærkning om, at udvalget ønsker..... " eller "Indstillingen blev godkendt med vedlagte rettelsesblad" Der er således videre rammer for bemærkninger, sålænge der er enighed om bemærkningen.
Det er således ikke forvaltningens vurdering, at anvendelsen af protokolbemærkninger og almindelige bemærkninger har givet anledning til tvivl og uheldige kutymer, idet reglerne for disse knytter sig til forretningsordenen,,og anses for overholdt ved gennemgang af sagerne for 2010.
Økonomi
Videre proces
Hvis Socialudvalget godkender 2. at skal punktet 2. behandles den 21. september 2011, da det er en tilføjelse til den vedtagne forretningsorden .