3. afrapportering fra KPMG, Ekstern Revision på Socialudvalgets økonomiske risikoområder

Tredje og sidste afrapportering fra KPMG, med Ekstern revision af Socialudvalgets økonomiske risikoområder: Hjemmeplejen, Handicapcentret samt Bo- og dagtilbud på handicap- og psykområdet.

Socialforvaltningen indstiller,

at Socialudvalget tager KPMGs tredje afrapportering til efterretning.

Socialudvalget har besluttet at KPMG i 2010 foretager revision af Socialforvaltningens tiltag til forbedret økonomistyring på forvaltningens økonomiske risikoområder. I 2010 drejer det sig om Hjemmeplejen, Handicapcentret samt Bo- og dagtilbud på handicap- og psykområdet.

KPMG afrapporterer tre gange. Dette er den tredje og sidste afrapportering. KPMG har her taget udgangspunkt i regnskab 2010.

I perioden 2008-2010, har KPMG haft opgaven med at følge op på forvaltningens risikoområder. Socialforvaltningen har indarbejdet KPMGs anbefalinger i de eksisterende økonomiske handleplaner for løbende opfølgninger på risikoområderne. Således har forvaltningen gennemført en række konkrete styringsmæssige tiltag ift. forvaltningens tidligere og nuværende risikoområder. I gennemførelsen af disse styringsmæssige tiltag har forvaltningen taget hensyn til KPMGs anbefalinger og har siden 2008 bl.a.:

• Indført nyt budgetterings- og styringsværktøj (BOPA) på en række ydelsesområder vedr. handicap, først og fremmest køb og salg af pladser
• Indført nyt omsorgssystem på hjemmeplejeområdet
• Udarbejdet et nyt prognosekoncept vedr. økonomiopfølgning på bo- og dagtilbudsområdet på handicap- og psykiatriområdet.
• Igangsat udviklingstiltag, som skal sikre bedre vagtplanlægning og lønstyring på institutionsniveau

 

I forlængelse af den tværgående besparelse på eksterne konsulentydelser til Budget 2011, vil forvaltningen fremover selv stå for opfølgningen af risikoområder. Socialforvaltningen har vedtaget en konkret proces for, hvorledes der skal følges op på forvaltningens risikoområder i 2011 (bilag 5). Denne proces har forvaltningen drøftet med Intern Revision, der var positive overfor forvaltningens forslag til processen.

 

Risikoområderne i 2011 vil blive udpeget på baggrund af regnskab 2010, samt en samlet overvejelse af styringsmæssige risici på forvaltningens driftsområde. Listen over risikoområder vil blive løbende revideret, og der vil månedligt blive fulgt op på hvert enkelt risikoområde på direktionsniveau.

KPMGs vurderinger og anbefalinger

KPMG har overfor forvaltningen givet udtryk for, at KPMG helt overordnet finder, at prognosesikkerheden på Socialforvaltningens risikoområder er forbedret betydeligt. KPMG vurderer desuden, at økonomistyringen er markant forbedret således, at der ikke længere er et generelt økonomistyringsproblem, men dog fortsat er enkelte og specifikke styrings- og ledelsesmæssige udfordringer, som knytter sig til bestemte centre.

 

KPMG har fremsendt tre rapporter (bilag 1-3) med vurderinger og anbefalinger for alle delområderne. I disse rapporter vurderer KPMG styringsredskaberne, budgetforudsætningerne og regnskabet for 2010. Internt i Socialforvaltningen er der igennem 2010 blevet fulgt månedligt op på direktionsniveau på implementeringen af KPMG’s anbefalinger for 2009 og 2010 på alle de berørte områder (bilag 4).

Socialforvaltningen er enig i KPMGs vurderinger og anbefalinger. Forvaltningen vil tilpasse vores interne økonomiske handleplaner, således at de indeholder KPMGs anbefalinger.

I deres tredje afrapportering kommer KPMG med følgende anbefalinger til at styrke forvaltningens økonomistyring:

·        Vedr. Handicapcenter København[1]:

• I forhold til leverendørbetalinger konstaterede KPMG ved deres besøg i september, at der var en pukkel på ikke-betalte regninger svarende til ca. 10 mio. kr.. Handicapcenter København har herefter arbejdet målrettet på at nedbringe denne pukkel bl.a. med indførelse af LEAN og etablering af en ny organisering med øget fokus på netop registreringsprocesserne. KPMG vurderer, at der er behov for at finde en optimal forretningsgang vedrørende modtagelse, kontrol og betaling af regninger i HCK.
• I forhold til forretningsgangene omkring hjemtagelse af refusion fra regionen og andre kommuner vedrørende særligt dialysepatienter, har KPMG observeret, at der mangler hjemtagelse af refusioner for ca. 2,7 millioner i regnskabet 2010. KPMG anbefaler, at forretningsgangen for hjemtagelse af refusion præciseres og prognoseværktøjet og kontoplanen tilrettes, således at den løbende budgetopfølgning kan afsløre manglende hjemtagelse af refusioner.

·        Vedr. Bo- og dagtilbud til handicappede.

• I forhold til etablering af en central økonomifunktion vurderer KPMG, at der på dette område er sket markante forbedringer siden foråret 2010. KPMG vurderer dog, at der på enkelte centre, fortsat mangler at blive etableret funktionsdygtige økonomifunktioner på centerniveau. KPMG anbefaler, at der i forhold til disse centre ydes en målrettet og fokuseret ledelsesmæssig indsats.
• Angående det nye prognosekoncept, som blev udrullet i 2010, mener KPMG, at dette har sikret bedre gennemsigtighed og en mere ensartet opfølgning på tværs af centrene. KPMG bemærker dog, at der fortsat er lokale forskelle i kvaliteten af regnskabsforklaringerne og prognoserne. KPMG anbefaler derfor, at Drift og Udviklingskontoret for Handicap og Psykiatri fokuserer på: mere effektive og ensartede økonomistyringsprocesser og styrkelse af IT-understøttelsen i prognosearbejdet. Forvaltningen arbejder på at effektivisere og ensrette økonomistyringsprocesser i hele forvaltningen, ligesom forvaltningen er i gang med at implementere IT-understøttelse i økonomistyringsarbejdet på institutionsområdet. Dette sker i form af et redskab til periodisering af budgetter og disponering samt prognoseindberetninger. Desuden anbefaler KPMG, at der fokuseres på at opnå en mere præcis budgetlægning på center- og tilbudsniveau, bedre styr på refusionsindtægter og øget kvalitet i regnskabsforklaringerne.

·        Vedr. Hjemmeplejen – Visitationen:

o       KPMG vurderer, at de styringsværktøjer og prognoseforudsætninger, som benyttes af Visitationen har opnået en høj kvalitet. For at sikre et fortsat højt niveau, anbefales det, at kompetencer ikke hviler på enkeltpersoner, således af Visitationen ikke bliver sårbar ved personaleafgang m.v..

o       I forhold til gråzoneafregning anbefales det, at modellen for gråzoneafregning aftales endeligt på plads tidligere i budgetåret 2011, således at økonomistyringen i løbet af året kan ske på et mere oplyst grundlag.

 

Der er ingen økonomiske konsekvenser af denne indstilling.

Socialforvaltningen iværksætter alle anbefalinger, som ligger inden for forvaltningens handlerum. Tiltag som kræver politisk beslutning eller bevilling vil blive forelagt Socialudvalget til drøftelse snarest.

Socialforvaltningen har løbende i 2009 og 2010 udarbejdet konkrete handleplaner for implementeringen af KPMGs anbefalinger. Handleplanerne har indgået som en dynamisk del af de økonomiske opfølgninger på risikoområderne, og den afsluttende oversigt over Socialforvaltningens initiativer er vedlagt som bilag til denne indstilling (bilag 4). Desuden er vedlagt en introduktion i Power Point til Risikoanalyse og -styring i SOF (bilag 5).

                                    
                                    Anette Laigaard
                                                                                              Jens Elmelund

Kontorchef Katrine Bagge Thorball og director Jesper Andersen overværede sagens behandling

 

Indstillingen blev godkendt