Direktionsnotat vedrørende løbende revision 2012 (uden statsrefusion)

Kommunens eksterne revision Deloitte har aflagt rapport om den løbende revision i 2012 for områder eksklusiv statsrefusion. Borgerrepræsentationen har besluttet, at direktionsnotater vedrørende den løbende revision  med forvaltningens kommentarer og tiltag skal forelægges udvalgene løbende.
 

Socialforvaltningen indstiller,

1. At Socialudvalget tager direktionsnotatet om løbende revision af 2012 og Socialforvaltningens svar herpå til efterretning. 

Revisionen har den 9. januar 2013 fremsendt direktionsnotat for Socialforvaltningen om den løbende revision for 2012, eksklusive områder omfattet af statsrefusion, jf. bilag 1.

 

Direktionsnotatet indeholder dels revisors observationer, risikovurdering og anbefalinger vedrørende regnskabsår 2012. Dels en status for observationer fra tidligere år. Socialforvaltningens kommentarer og tiltag som opfølgning på revisionens anbefalinger fremgår af direktionsnotatet under de enkelte punkter.

Sammenlignet med tidligere år har revisionen samlet set færre og mindre kritiske observationer. Bilag 2 viser en oversigt over udviklingen i antal kritiske observationer på området eksklusive statsrefusion fra 2010-2012.

 

Der er dog stadig områder, der kræver opfølgning og særlig ledelsesmæssig bevågenhed, som det fremgår af det følgende. De områder, som giver anledning til kritiske bemærkninger fra revisionen, er omfattet af Socialforvaltningens handleplan for sikker økonomistyring og kvalitet i sagsbehandlingen, fase 2, som implementeres i løbet af 2013 (forelagt for Socialudvalget i december 2012 i forbindelse med status for handleplanen, fase 1).

 

Opfølgning på observationer fra 2010 og 2011:

Ud af i alt 9 opfølgningspunkter vedrørende tidligere år (2010 og 2011) vurderer revisionen, at følgende 6 punkter nu er afsluttede, og områderne vurderes betryggende (grønt flueben):

·         Mangelfulde forretningsgangsbeskrivelser

·         Omkostninger og risiko for fiktive eller uautoriserede transaktioner

·         Forretningsgange for afholdelse af omkostninger til repræsentation og rejser

·         Ledelsestilsyn i forvaltningen

·         Salg af institutionspladser til andre kommuner og brugerbetaling til institutioner, der er centralt administreret

·         Forvaltningens budgetopfølgning.

 

Herudover fremstår tre punkter fra 2010 og 2011 som uafsluttede i direktionsnotatet:

·         To punkter vedrørende henholdsvis manglende kontrol af anlægskartoteket og momsrefusion bliver først gennemgået af revisionen i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet, og udvalget vil blive orienteret om resultatet herfor efter sommerferien 2013.

·         Ét punkt vedrørende administration af brugerbetalinger er endnu ikke fuldt ud tilendebragt. Der er primært tale om en bogføringsteknisk problemstilling om, hvordan og hvornår forventede brugerbetalinger fra borgere i botilbud skal indtægtsføres i kommunens regnskab, samt hvordan dette kan systemunderstøttes digitalt. Forvaltningen har i 2012 gennemført en analyse af grundlaget for fastlæggelse, registrering og afvikling af forskellige typer betalingskrav, og der udestår p.t. udarbejdelse af forretningsgange samt implementering af en midlertidig løsning for systemunderstøttelse i 2013. En langsigtet løsning skal findes i dialog med Koncernservice i forbindelse med, at en række registreringsopgaver på debitorområder overgår til Koncernservice fra marts 2014.

 

Observationer og anbefalinger fra 2012:

Den løbende revision af 2012 har givet revisionen anledning til bemærkninger på fire områder, som revisionen vurderer som mindre eller delvist betryggende:

 

·         Mangelfulde forretningsgangsbeskrivelser (pkt. 6.1): Som led i handleplanen for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen har Socialforvaltningen i 2012 i dialog med Deloitte gennemført et omfattende projekt for udvikling og opdatering af forretningsgange på budget- og regnskabsområdet, jf. også ovenfor. Deloitte vurderede ved udgangen af 2012, at forvaltningens projekt vedr. forretningsgange var gennemført (grøn markering i forbindelse med status for handleplanen, som forelagt Socialudvalget i december 2012).

 

Samtidig har forvaltningen i løbende dialog med Deloitte undervejs i projektet identificeret enkelte yderligere områder, hvor der kan være behov for nye eller opdaterede forretningsgange (herunder området for mellemkommunalt køb og salg, jf. punkt 6.4 herunder). Det nye punkt i direktionsnotatet om manglende forretningsgange vedrører således disse områder.

 

Udvikling og implementering af forretningsgange er en fortløbende proces og indgår derfor også som et selvstændigt punkt i forvaltningens nye handleplan for kvalitet i sagsbehandlingen og sikker økonomistyring, fase 2.

 

·         Brugerbetaling - decentralt finansieret (pkt. 6.2): Institutioner og botilbud beregner og opkræver betaling for en række valgfrie ydelser hos borgerne (kost, vask mv.). Socialforvaltningen har i løbet af 2012 præciseret forvaltningens forretningsgang for beregning og opkrævning af valgfrie ydelser. Revisionen har dog fundet enkelte tilfælde, hvor forretningsgangen endnu ikke har været fuldt implementeret for så vidt angår takstfremskrivninger. Endvidere har revisionen påpeget behov for yderligere præcisering af den gældende forretningsgang vedrørende krav om underskrevne beboeraftaler om valgfrie ydelser. Endelig anbefaler revisionen, at der følges op herpå i forvaltningens ledelsestilsyn.

 

Socialforvaltningen vil følge revisionens anbefaling om at præcisere forretningsgangen vedrørende valgfrie ydelser. Forvaltningen vil samtidig overveje, hvordan området eventuelt kan indarbejdes i det løbende ledelsestilsyn.

 

·         Brugerbetaling - centralt finansieret (pkt. 6.3): Husleje, el og varme hos borgere i midlertidige og længevarende botilbud, opkræves centralt. Socialforvaltningen har i 2012 implementeret nye forretningsgange på området og genberegnet husleje for beboere i samtlige tilbud. På nogle tilbud udestår imidlertid genberegning af beboerbetaling for el og varme.

 

Revisionen anbefaler på den baggrund, at forvaltningen sikrer, at forretningsgangene for den centrale indtægtsadministration implementeres fuldt ud, samt at der findes en fælles IT-løsning vedrørende huslejeopkrævning med Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

 

Socialforvaltningen er enig i revisionens observationer og har skærpet den ledelsesmæssige bevågenhed på området for at sikre overholdelse af de interne forretningsgange. Ved udgangen af 1. kvartal 2013 vil el og varme være genberegnet for alle tilbud. Forvaltningen undersøger endvidere mulighederne for bedre IT-understøttelse af huslejeberegninger, herunder i dialog med Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

·         Salg af institutionspladser (pkt. 6.4): Revisionen har anført, at de har nogle kvalificerende kommentarer til forretningsgangene vedrørende køb og salg, som de vil drøfte med forvaltningen i forbindelse med årsregnskabsrevisionen.

 

Socialforvaltningen kan hertil bemærke, at forvaltningen allerede er i gang med en systematisk gennemgang af den interne organisering, herunder alle forretningsgange, på området for mellemkommunalt køb og salg af både pladser og andre ydelser. Forvaltningen ser frem til en fortsat god dialog med revisionen om yderligere kvalitetsforbedringer på området.

Indstillingen  har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Socialforvaltningen forventer at modtage et direktionsnotat vedrørende den løbende revision af 2012 på områder inklusive statsrefusion i løbet af 1. kvartal 2013, som herefter vil blive forelagt Socialudvalget.

Direktionsnotater for det endelige regnskab 2012 forventes at foreligge i juni 2013. Socialudvalget vil herefter blive forelagt en indstilling om revisionens bemærkninger og Socialforvaltningens kommentarer hertil efter sommerferien.

 

Anette Laigaard   /
                                                            Kasper Håkansson

Kontorchef Kasper Håkansson og partner Bo Kolbe fra Deloitte overværede punktets behandling

 

Indstillingen blev godkendt