Undersøgelse af registreringspraksis ved seks måneders opfølgninger på handleplaner i Børnefamiliecenter København

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager orienteringen om resultaterne fra stikprøveundersøgelsen af registreringer i CSC Social til efterretning.

I december 2011 blev der i dagbladet Politiken rejst kritik af dokumentationen i forbindelse med sagsbehandlingen i Børnefamiliecenter København. 

Forvaltningen tog kritikken alvorligt, og der blev primo 2012 gennemført en undersøgelse, der skulle afdække om der var hold i denne.  

Siden undersøgelsen i 2012 er ”Vejledning til godt myndighedsarbejde i BFCK” blevet taget i brug i myndighedscenteret ligesom dokumentationen af sagsbehandlingen er overgået til CSC Social. Vejledningen minimerer uklarheder i sagsarbejdet, og guider de enkelte medarbejdere igennem de forskellige sagsskridt i forskellige faser af sagsbehandlernes arbejde.  

I efteråret 2013 har forvaltningen endnu engang undersøgt registreringspraksis i Børnefamiliecenter København. Dette er foretaget med udgangspunkt i vejledningen og de beskrevne minimumskrav i forbindelse med 6 måneders opfølgninger på handleplaner.  

Stikprøveundersøgelsen omfatter alle 6. måneders opfølgninger på handleplaner der er registreret afsluttet i en 2 ugers periode i september måned i Børnefamiliecenter København. Perioden er en statistisk repræsentativ periode der indeholder 127 afsluttede opfølgninger. Selve designet af stikprøven er udarbejdet i samarbejde med kommunens Interne Revision (IR), ligesom resultaterne af stikprøven er forlagt IR. 

Resultaterne af undersøgelsen foreligger nu.

Af de 127 opfølgninger er der i 122 sager (96,1 %) en acceptabel registreringspraksis. I de sidste 5 sager (3,9 %) er registreringspraksis ikke acceptabel.

Kendetegnende for de 122 sager er, at der er overensstemmelse mellem det udførte sagsarbejde og registreringen af opfølgningen. Kvaliteten af sagsarbejdet varierer dog, og der kan således optimeres i forhold til visse aspekter af praksis, der knytter sig til udførelsen af opfølgningsarbejdet.

Af de 5 sager, hvor registreringen ikke er acceptabel, skyldes det i 2 af sagerne, at ingen af minimumskravene er dokumenteret i sagen. I disse tilfælde er den lokale ledelse blevet kontaktet for at undersøge, hvorfor det forholder sig således. Sagsbehandleren er den samme person i begge sager, og er p.t. langtidssygemeldt. Det har derfor ikke været muligt at få oplyst, om sagsarbejdet er blevet udført, men dokumenteret et andet sted end i CSC Social, eller om opfølgningen er blevet registreret, uden at der er udført sagsarbejde.

I de sidste 3 sager, hvor registreringen ikke er acceptabel, er der uoverensstemmelser mellem datoen i dokumentationen for de udførte minimumskrav og datoen for afslutningen af opfølgningen.

Konklusion
Det er forvaltningens vurdering, at de ovennævnte resultater viser, at der i langt hovedparten af sagerne er en acceptabel registreringspraksis ved 6 måneders opfølgninger, som afspejler det sagsarbejde, der i praksis bliver udført. Det er forvaltningens opfattelse, at undersøgelsen giver et fyldestgørende billede af validiteten af Børnefamiliecenter Københavns registreringer i forbindelse med 6 måneders opfølgninger. Der vurderes således ikke, at være behov for at foretage yderligere stikprøveundersøgelser for at afdække yderligere nuancer og udfordringer i registreringspraksis, da det fundne niveau anslås at være det reelle. 

Henset til at registreringspraksis i 96,1 % af sagerne (svarende til ca. 3.170 registreringer på årsbasis) er acceptabel, er det på den baggrund forvaltningens vurdering, at den lille andel af ikke acceptable registreringer ikke rykker væsentligt ved det overordnede billede af ledelsesinformationen.  Socialforvaltningen kan i 3,9 % af de gennemgåede sager (svarende til ca. 135 registreringer på årsbasis) ikke påvise eller afvise, at der bevidst er registreret en afslutning på en opfølgning, inden opfølgningsarbejdet er færdiggjort eller udført.

Der er ingen økonomiske konsekvenser af indstillingen.

De sager, hvor der kan optimeres i forhold til udførelsen af opfølgningsarbejdet vil blive taget med i BFCK Læring, hvor de vil indgå i det løbende arbejde med at udvikle og forbedre god praksis i forhold til dokumentation af sagsarbejdet og anvendelsen af CSC Social.

Anette Laigaard  /  
                                Ane K. Christensen