Direktionsnotater for revision af Socialforvaltningens årsregnskab 2013

Socialforvaltningen har d. 20. maj 2014 modtaget de endelige direktionsnotater fra den eksterne revisor Deloitte om revision af Socialforvaltningens årsregnskab 2013.

Socialforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget,

1. At Socialudvalget tager orientering om Deloittes direktionsnotater om revision af årsregnskab 2013 jf. bilag 1 og 2 og Socialforvaltningens svar herpå, til efterretning.  

Kommunens eksterne revisor har d. 20. maj 2014 fremsendt endelige direktionsnotater om deres observationer, risikovurderinger og anbefalinger for årsregnskabet 2013 til Socialforvaltningen. Notaterne forelægges hermed Socialudvalget til orientering.

Generelt finder revisor at ”forvaltningen opdager de problemstillinger og retter de fejl som opstår i den løbende drift.”

Forvaltningen arbejder derfor også videre med at afdække risici i de interne kontroller og i den generelle kvalitetssikring af sagsbehandlingen, for at styrke de områder der udviser svaghedstegn og opretholde den høje standard i driften som forvaltningen kan fremvise i dag.

Notaterne indeholder både forhold for 2013 samt forhold for tidligere år, som enten ikke er afsluttet eller afventer Ministeriets tilbagemelding (decisionsskrivelse) på regnskab 2012.

Revisors observationer er delt op i områder med statsrefusion (se bilag 1) og områder uden statsrefusion (se bilag 2). De aktuelle direktionsnotater samler op på alle revisionens observationer i 2013, og der vil derfor være en del gentagelser fra direktionsnotaterne fra den løbende revision som blev forelagt Socialudvalget d. 12. marts 2014.

Socialforvaltningen har drøftet udkast til notaterne med revisor og forvaltningen har ligeledes haft mulighed for at kommentere på de enkelte forhold, som revisor har haft bemærkninger til. Nedenfor beskrives revisors observationer, med fokus på de mest alvorlige, der har fået et rødt kryds og gule udråbtegn.

Områder med statsrefusion – bilag 1

Siden afrapporteringen af den løbende revision af regnskab 2013 har revisor vurderet yderligere forhold. Samlet er der fulgt op på 18 forhold for både 2013 og tidligere år.

Ét forhold er vurderet som ikke betryggende (rødt kryds). Det handler om: Ledelsestilsyn og interne kontroller på opgørelse af refusion i særligt dyre enkeltsager. Forvaltningen har iværksat ledelsestilsyn, men kontrollen vil først have påvirkning på opgørelsen til regnskab 2014. Forvaltningen vil ligeledes udarbejde en risikoanalyse af området, for at afdække øvrige risici inden regnskab 2014 afsluttes.

5 forhold er vurderet som mindre betryggende (gult udråbstegn). Det drejer sig om følgende observationer:

Design af kontrollen af alternativ modtager. Nogle udbetalinger bliver ikke udbetalt til borgeren selv, men til en anden modtager, f.eks. en plejefamilie til barnet. Kontrollen af den alternative modtager skal både have fokus på korrekt indberetning og på dokumentationen i sagen. Der er ikke fundet konkrete fejl ved revisionen, men risikoen skal afdækkes ved at forvaltningen gennemgår et antal sager ved stikprøve medio 2014. Herefter vurderer forvaltningen om der skal ske yderligere tiltag.

Pensionsberegning ved tabt arbejdsfortjeneste efter § 42. Ved udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste er det konstateret i 2 sager, at beregningen af pension er foretaget forkert. Forvaltningen har straks tilrettet sagsgangen ligesom forholdet er indarbejdet i ledelsestilsynet i 2013, for at vurdere om det har yderligere refusionsmæssige konsekvenser.

Manglende kvalitetssikring af grundlaget for den skønsmæssige berigtigelse på §§ 41 og 42. Revisor har fundet en sag, som ikke var genoprettet i de sager, som var vurderet til at være passive. Det anses som en enkeltstående fejl, og kontrollen med alle sager har vist at samme fejl ikke findes i andre end denne ene sag.

Manglende kvalitetssikring af refusionsopgørelsen vedr. de sociale områder. Revisor er ikke overbevist om at forvaltningen har lovhjemmel til at hjemtage statsrefusion for udgifter til flygtninge, som ved dom i byretten er anbragt på den sikrede institution Sønderbro. Forvaltningen stiller spørgsmålet vedr. flygtninge på Sønderbro videre til Ministeriet.

Manglende kvalitetssikring af refusionsopgørelsen vedr. særligt dyre enkeltsager. Revisor har konstateret en række mindre fejl i opgørelsen, inden aflevering til revision. Forvaltningen vil fremover selv foretage disse kontroller. 

9 øvrige forhold har ikke givet anledning til bemærkninger eller er afsluttet (grønt flueben) eller forhold hvor der kun mangler opfølgning og vurderes til relativt betryggende (grønt flueben med gult udråbstegn). Se bilag 1.

3 forhold afventer ministeriets tilbagemelding. Se bilag 1.

Områder uden statsrefusion – bilag 2

Siden afrapporteringen af den løbende revision af regnskab 2013 har revisor vurderet yderligere forhold. Samlet er der fulgt op på 16 forhold for både 2013 og tidligere år.

Revisionen har vurderet 2 forhold som mindre betryggende (gult udråbstegn):

Salg af institutionspladser til andre kommuner (finansiel revision). Socialforvaltningen har implementeret nye forretningsgange for processen med opkrævning af solgte pladser på botilbud efter § 107 midlertidige botilbud og § 108 længerevarende botilbud, men mangler at afstemme fagsystem og økonomisystem, så eventuelle fejl og manglende opkrævninger opfanges inden regnskabet lukker. 

Brugerbetaling på institutioner, der er centralt administreret (finansiel revision 2012). Socialforvaltningen skal opdatere taksterne for borgernes betaling for el og varme på §§ 107 og 108 botilbud, så de bedre afspejler de egentlige omkostninger for den enkelte borger. Arbejdet hermed er i fuld gang og forventes afsluttet i 2014.

Herudover er 6 forhold vurderet som relativt betryggende (grønt flueben med gult udråbstegn) og 8 forhold er vurderet til at være tilendebragt eller OK ved revisionens afslutning (grønt flueben).

Åbningsbalance
Revisors direktionsnotater følger op på tre af de fire problemstillinger i Socialudvalgets åbningsbalance, som vedrører revisionsbemærkninger. Se nedenstående tabel for status i de endelige direktionsnotater fra Deloitte:

Tabel 1: Status på revisionsbemærkninger i Socialudvalgets åbningsbalance

Deloitte udarbejder en samlet revisionsberetning for regnskab 2013 med de væsentligste bemærkninger fra direktionsnotaterne. Beretningen forventes at blive fremsendt til Socialforvaltningen primo august og kan umiddelbart herefter forelægges Socialudvalget.