Status for overholdelse af sagsbehandlingsfrister

Socialforvaltningen fremlægger status for overholdelse af sagsbehandlingsfrister for perioden juli 2013 – april 2014 samt forslag til offentliggørelse af disse informationer.

Socialforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget,  

1. at Socialudvalget tager status for overholdelse af sagsbehandlingsfrister for perioden juli 2013 – april 2014 til efterretning.
2. at Socialudvalget godkender, at sagsbehandlingstiderne fremover offentliggøres på kommunens hjemmeside.

I medfør af retssikkerhedslovens § 3, stk. 2 skal kommunalbestyrelsen fastsætte en frist for, hvor lang tid der må gå, inden der skal være truffet en afgørelse. Ifølge vejledningen til retssikkerhedsloven skal sagsbehandlingsfristerne være realistiske,dvs. svare til den tid, der i praksis går med at behandle 80-90 pct. af den pågældende sagstype. Det betyder, at Socialforvaltningen har besluttet, at i den konkrete sagstype, der skal overholdelsesprocenten være +80 pct., og den samlede overholdelsesprocent skal være på +90 pct.

Socialudvalget har senest den 7. december 2011 godkendt en række sagsbehandlingsfrister for behandling af ansøgninger om hjælp til fx enkeltydelser, personligt tillæg, merudgifter til handicappede voksne og merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap.

Socialudvalget orienteres herom status for overholdelse af sagsbehandlingsfrister for perioden juli 2013 – april 2014. Derudover forelægges der også indstilling om, at forvaltningen skaber fuld offentlighed på hjemmesiden om sagsbehandlingstiderne fra ultimo 2014.

En række af de nuværende sagsfrister dækker over sagsområder, hvor der indenfor den enkelte paragraf er betydelige forskelle i sagsbehandlingstiden. Som følge heraf vil forvaltningen vende tilbage med forslag til differentierede sagsfrister samt en opdatering af sagsfrister efter sommerferien 2014 (jf. SUD 4. december 2013). 

Socialforvaltningen følger tæt og agerer løbende på overholdelse af kommunens sagsbehandlingsfrister.

Denne status dækker de på nuværende tidspunkt tilgængelige data i Socialforvaltningens nye elektroniske sagsbehandlingssystem ”CSC Social”. Ifølge Socialudvalgets beslutning den 3. april 2013 udvides statussen i takt med, at de sidste data i CSC bliver tilgængelige.

I perioden juli 2013 – april 2014 har Socialforvaltningen modtaget i alt 18.598 ansøgninger fordelt på 20 forskellige sagstyper. Det drejer sig f.eks. om enkeltydelser, hjælpemidler, personlige tillæg, merudgifter til handicappede voksne og merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap.

Samlet set er 59 pct. af de modtagne ansøgninger afgjort inden for de fastsatte sagsbehandlingsfrister. Overholdelsesprocenten ligger således under det besluttede mål på + 90 pct. I bilag 1 ses udviklingen i overholdelsesprocenten på de forskellige områder.  

Den lavere overholdelsesprocent skyldes hovedsageligt en række allerede kendte udfordringer (jf. indstilling om Socialforvaltningens åbningsbalance, som blev behandlet og godkendt på udvalgsmødet den 7. maj 2014) vedr. følgende områder:

• Merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap iht. Servicelovens §§ 41 og 42 (den gennemsnitlige overholdelse af sagsbehandlingstiden er 31 pct.),
• Hjælp til sygebehandling, medicin m.v. og tandpleje til kontanthjælpsmodtager iht. Aktivlovens §§ 82 og 82a (den gennemsnitlige overholdelse af sagsbehandlingstiden er 33 pct.),
• Støtte til handicapbil iht. Servicelovens §§ 114 (den gennemsnitlige overholdelse af sagsbehandlingstiden er 11 pct.) og tekniske hjælpemidler, forbrugsgoder samt boligindretning iht. Servicelovens §§ 112, 113, 116, stk. 1 (den gennemsnitlige overholdelse af sagsbehandlingstiden er 51 pct.),
• Pensionsområde iht. Aktivlovens § 27a og lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension §§ 17-18 (den gennemsnitlige overholdelse af sagsbehandlingstiden er 62 pct.).

I bilag 1 kan man aflæse udviklingen i overholdelsesprocent fordelt på de enkelte områder.  

Særligt vedr. merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med handicappede børn, jf. Servicelovens §§ 41 og 42
Forvaltningen har gennem de sidste to år haft massivt fokus på at genoprette samtlige sager på området, som følge af revisionens kritik af forvaltningens sagsbehandling. I alt 2622 sager er i perioden blevet genoprettet. Genopretningen er nu tilendebragt, men har i genopretningsperioden medført, at nyindkomne sager ikke har kunnet afgøres indenfor de fastsatte frister, hvorved der er sket en ophobning af ansøgninger.

De ophobede ansøgninger færdigbehandles henover sommeren, således at sagsbehandlingsfristen fra sommer 2014 forventes overholdt i minimum 80 pct. af sagerne.

Særligt vedr. hjælp til sygebehandling, medicin m.v. og tandpleje til kontanthjælpsmodtager, jf. Aktivlovens §§ 82 og 82a
I 2013 oplevede forvaltningen store praktiske udfordringer ved udmøntningen af den nye lovbestemmelse om støtte til tandbehandling efter Aktivlovens § 82a. Bestemmelsen er lovteknisk kompliceret at arbejde med både for medarbejderne, for tandlægekonsulenten og for samarbejdspartnere. Socialforvaltningen har gjort opmærksom på disse uhensigtsmæssigheder både overfor Socialministeriet og KL. Socialministeren har i maj 2014 svaret, at han har bedt Ankestyrelsen om i 2014 at kortlægge kommunernes erfaringer med implementeringen af den nye lovgivning.

Med henblik på at nedbringe den nuværende sagsbunke samt overholde den fastsatte frist vil forvaltningen tilknytte forvaltningens taskforce til dette sagsområde. Herved forventes sagsbehandlingsfristerne fra ultimo 2014 overholdt i minimum 80 pct. af sagerne.

Særligt vedr. handicapbiler, jf. Servicelovens § 114 og tekniske hjælpemidler, forbrugsgoder samt boligindretning, jf. Servicelovens §§ 112, 113, 116, stk. 1
Forvaltningen har grundet udsving i antallet af ansøgninger haft en ophobning af ansøgninger om handicapbiler og tekniske hjælpemidler, som forventes at blive afviklet som led i den daglige drift.

Forvaltningen forventer, at sagsbehandlingsfristen fra september 2014 overholdes i minimum 80 pct. af sagerne.

Særligt vedr. Pensionsområdet, jf. Aktivlovens § 27a og Pensionslovens §§ 17-18
Implementeringen af kontanthjælpsreformen har medført et behov for genberegning af ydelser til eksisterende modtagere efter Aktivlovens § 27a og dermed et ekstraordinært antal sager ved årsskiftet.

Pensionsområdet følges tæt og forvaltningen forventer at kunne overholde sagsbehandlingsfristen fra ultimo 2014 i minimum 80 pct. af sagerne.

 
Fuld offentlighed om sagsbehandlingstiderne på hjemmesiden
Forvaltningen er i gang med at undersøge, hvordan der på kommunens hjemmeside kan skabes åbenhed omkring sagsbehandlingstiden for ansøgninger efter sociallovgivningen.

Derfor foreslår forvaltningen, at der arbejdes mod fuld offentlighed om sagsbehandlingstiderne på hjemmesiden fra ultimo 2014. Herunder at der vil ske borgerinddragelse ift. hvilken fremstilling af data, som vil opleves mest relevant af borgerne.