Præsentation af Regnskab og kontrakt

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager Socialforvaltningens arbejde med regnskab, kontrakter og indkøb til efterretning.

Problemstilling

Kontorets opgaver spænder fra regnskabsområdet over driftsoverenskomster og samarbejdsaftaler til effektiviseringer via indkøbsbesparelser. Desuden er kontoret tværgående ansvarlig for revisionsmæssige spørgsmål og en række tværgående administrativ-økonomiske processer. En stor del af arbejdet tager afsæt i statslig lovgivning og kommunens interne retningslinjer, hvor formålet er at sikre både korrekt og smidig implementering i forvaltningen.

Løsning

Opgaver om regnskab og revision

Socialforvaltningens arbejde med regnskabets registreringsdel, tager udgangspunkt i ministeriets bekendtgørelser og vejledninger, samt Københavns Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ og cirkulærer. Forvaltningen udarbejder praksisnære arbejdsgange, sådan at det bliver lettere at overholde love og regler i arbejdet med regnskab på Socialforvaltningens område. 

Kontoret udarbejder og vedligeholder registreringsrammen/kontoplanen for Socialforvaltningen. Dette sker i tæt samarbejde med de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune og Borgercentrene i Socialforvaltningen. Der arbejdes på at gøre det så let som muligt at bogføre rigtigt første gang, sådan at man undgår fejlregistreringer, der medfører fejl i regnskabet, og for at skabe grundlag for god økonomistyring. Forvaltningen skal behandle og betale regninger til tiden. Samtidigt er det hensigtsmæssigt for økonomistyringen, at afregninger med eksterne parter sker kontinuerligt. Kontoret har det centrale ansvar for at følge op på, om dette sker. I forbindelse med implementering af administrative fællesskaber i Socialforvaltningen, har kontoret udarbejdet arbejdsgange og vejledninger og ledelsesinformation for håndtering af forvaltningens fakturapulje og opfølgning på indtægter.

 

Kontoret håndterer koordinationen med ekstern og intern revision. Kontoret følger op på revisionsrapporter og revisionsbemærkninger, og iværksætter nødvendige tiltag, for at forvaltningens arbejdsgange er lovmedholdelige og kontrolmiljøet er tilstrækkeligt for at undgå svig eller fejl.

Opgaver om kontrakter – driftsoverenskomster, samarbejdsaftaler og lejemål

Socialforvaltningens arbejde med driftsoverenskomster, samarbejdsaftaler og lejeaftaler, tager udgangspunkt i diverse ministeriers bekendtgørelser og KL’s vejledninger. Forvaltningen sparrer med de øvrige forvaltninger på området, herunder især Økonomiforvaltningen.

Forvaltningen har en række aftaler med selvejende institutioner, om varetagelse af opgaver med borgere inden for Socialforvaltningens områder. Nogle af aftalerne er af ældre dato, og der foregår derfor aktuelt et arbejde med at opdatere disse, dels så de bliver mere tidssvarende, dels for at sikre, at de afspejler de aktuelle aktiviteter og forhold. Der arbejdes med en udbudsplan, hvor nogle af ydelserne skal i udbud efter light regimet (Sociale ydelser) i udbudsloven i 2020-2021.

Indkøbsfunktionen

Københavns Kommune er en af Danmarks største offentlige indkøbere, der årligt køber varer og tjenesteydelser for 8,2 mia. kr. Over 25 pct. af det samlede indkøb i Københavns Kommune foretages af Socialforvaltningen, der årligt køber ind for ca. 2,1 mia. kr. Over halvdelen af dette (ca. 1,2 mia. kr.) er på faglige indkøb.  

Socialforvaltningens arbejde med indkøb, tager konkret udgangspunkt i investeringstiltaget fra budget 2019, hvor der blev etableret en indkøbsfunktion i Socialforvaltningen. Indkøbsfunktionen har som en af sine hovedopgaver at sikre effektiviseringer på faglige indkøb, herunder køb af pladser, på en måde, så det går hånd-i-hånd med de socialfaglige behov. På baggrund af bl.a. databaserede analyser, iværksættes forhandlinger med leverandører og udbud af kontrakter. Analyserne anvendes også til at opnå en bedre compliance på indkøb i Socialforvaltningen, ligesom der udarbejdes vejledninger til det gode indkøb.

I forbindelse med godkendelsen af investeringsforslaget i budget 2019, er der vedtaget indkøbsbesparelser for 10,5 mio. kr. i 2020 stigende til 20 mio. kr. i 2024.

Socialforvaltningens centrale Indkøbsenhed har også til formål at sikre gode indkøbsprocesser og overblik over indkøbsadfærd, leverandørlandskabet, vilkår, kontrakter og priser på tværs af Socialforvaltningens centre og enheder. Og at sikre udbud og/eller rammekøb, når det skønnes muligt, og at sikre oplyste grundlag for de bedste faglige match og køb.

Generelt er det Indkøbsenhedens opgave og ansvar, med afsæt i både social- og indkøbsfagligheder at reducere udgifterne decentralt. Dette via fokus på;

• Bedre forhandling (koordineret og på et langt højere niveau af information fra hele forvaltningen)
• Nemmere decentral adgang til indkøbs- og forhandlingsfaglighed
• Decentral adgang til tilbuds- og leverandørlandskabet internt/eksternt og på tværs af borgercentre
• Tættere opfølgning / leverandørmøder
• At forvaltningen bliver compliant på indgåede rammer og udbud

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces