Socialudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 3. maj 2006

 

 

3.      Indstilling om besv arelse af revisionsprotokollat 4/2005 om tilskudsadministration af selvejende institutioner (bilag)

 

SUD 186/2006  J.nr. 186/2006

 

 

INDSTILLING

Socialforvaltningen indstiller,

at Socialudvalget tager Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 4/2005 af 24. marts 2006 om tilskudsadministration af selvejende institutioner til efterretning,

at Socialudvalget besvarer protokollatet ved at fremsende Social-forvaltningens redegørelse i denne indstilling og udvalgets beslutning til Revisionsdirektoratet.

at Socialudvalget tager til efterretning, at Socialforvaltningen har iværksat en generel revurdering af aftale- og styringsgrundlaget for tilskud til selvejende institutioner, herunder vilkår og forudsætninger for tilskud, den løbende opfølgning og godkendelsen af institu-tionernes resultater med hensyn til økonomi, kvalitet og effekt.

 

at Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningens tiltag på bag-grund af revisionens anbefalinger sker med udgangspunkt i den nævnte revurdering og tillige med udgangspunkt i den redegørelse om institutionernes og serviceområdernes økonomi, som Økonomiudval-get har anmodet Socialudvalget om at udarbejde på baggrund af hensigtserklæring H8 i forbindelse med vedtagelsen af budget 2006.

 

 

RESUME

 

Revisionsdirektoratet har gennemført en undersøgelse af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens tilskudsadministration af selvejende institutioner.

 

Sammenfattende oplyser Revisionsdirektoratet, at undersøgelsen har vist:

 

·        For så vidt angår døgninstitutionsområdet finder direktoratet, at praksis fremstår forholdsvis ensartet. Der er dog væsentlige mangler i relation til interne forretningsgange og dokumentation for udførelsen af tilskudsadministrationen.

 

I forhold til tilskud til aktivitets- og samværstilbud finder direktoratet på baggrund af en lille stikprøve, at praksis fremstår uensartet og med store muligheder for forbedring.

 

·        For så vidt tilskudsadministrationen på daginstitutionsområdet finder direktoratet, at praksis fremstår ensartet og hensigtsmæssig, men at der er muligheder for at forbedre dokumentationen af sagsbehandlingen.

 

Med henblik på en udbygning og sikring af tilskudsområdernes tilskudsadministration anbefaler Revisionsdirektoratet generelt:

 

·        At der på alle tilskudsområder udarbejdes ensartede skriftlige, interne retningslinier, der kan være med til at sikre en ensartet behandling, og at det samtidig sikres, at retningslinierne bliver ajourført, og at de bliver anvendt i praksis.

 

·        Det er direktoratets opfattelse, at der bør tilstræbes en evalueringskultur, der kan skabe et bedre grundlag for at forbedre tilskudsadministrationen.

 

Direktoratet er også af den opfattelse, at en række af de i denne undersøgelse omtalte mangler og afvigelser kunne være undgået, hvis arbejdsgange og rutiner i tilskudsadministrationen løbende var blevet evalueret og justeret.

 

·        For selvejende institutioner med driftsoverenskomst har dire ktoratet noteret sig, at vedtægter og driftsoverenskomster generelt var af ældre dato, og at enkelte ikke var i overensstemmelse med de forudsætninger, der lå til grund for kommunens tilskud.

 

Direktoratet skal på den baggrund anbefale, at der for alle tilskuds-ordninger foretages en gennemgang af de selvejende institutioners vedtægter og driftsoverenskomster, herunder en stillingtagen til om de på tilfredsstillende vis regulerer institutionernes adfærd, og om vilkår og forudsætninger for tilskud er fyldestgørende.

 

Socialforvaltningens bemærkninger

Socialforvaltningen kan indledningsvis oplyse for forståelsens skyld, at udtrykket "døgninstitutioner" omfatter både socialforvaltningens selvejende døgntilbud på børn - og ungeområdet og botilbuddene for målgrupperne på voksenområdet.

 

Socialforvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i, at der er behov for at ajourføre forvaltningens retningslinier.

 

Samtidig er der som nævnt af Revisionsdirektoratet behov for at bedre at sikre, at retningslinierne overholdes i praksis. Dette kan ske ved at udbygge det eksisterende ledelsestilsyn.

Socialforvaltningen er også enig med Revisionsdirektoratet i behovet for en ajourføring og revurdering af tilskudsvilkårene, som disse er beskrevet i vedtægter og driftsoverenskomster.

Forvaltningen har derfor allerede igangsat en revurdering af aftale- og styringsgrundlaget for tilskud og køb af pladser i selvejende dag- og døgntilbud for voksne.

Socialforvaltningen kan samtidig oplyse, at Økonomiudvalget har anmodet Socialudvalget om at udarbejde en redegørelse om styring af institutionernes og serviceområdernes økonomi, på baggrund af hensigtserklæring H8 i forbindelse med vedtagelsen af budget 2006. Denne fremlægges som en særskilt sag for udvalget.

Det er samlet Socialforvaltningens opfattelse, at resultaterne af Revisionsdirektoratets undersøgelse og anbefalinger er meget velegnede som bidrag til udarbejdelsen af et nyt styrings – og godkendelsesgrundlag for tilskud til selvejende institutioner, herunder nye forretningsgange for løbende opfølgning og for godkendelse af resultater med hensyn til økonomi, kvalitet og effekt. Undersøgelsen er også et velegnet udgangspunkt for ajourføring af forretnings-gangene i forbindelse med organisationsomlægningen.

Socialforvaltningen vil derfor anvende Revisionsdirektoratets anbefalinger i det videre arbejde.

 

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har gennemført en undersøgelse af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens tilskudsadministration af selvejende institutioner, som i 2004 udgjorde 1,6 mia. kr., heraf 1,0 mia. kr. på dagpasningsområdet.

 

Ved fremsendelsen af revisionsprotokollatet har Revisionsdirektoratet anmodet Socialforvaltningen om at indhente høringssvar fra Børne- og Ungdomsforvaltningen for så vidt angår de områder, der efter forvalt-ningsreformen vedrører denne forvaltning (dagpasningsområdet).

Børne- og Ungdomsforvaltningen har i brev af 6. marts 2006 udtalt, jf. bilag 2, at forvaltningen ikke har bemærkninger til resultatet af undersøgelsen og har noteret sig Revisionsdirektoratets anbefalinger.

 

Fokus for undersøgelsen har været:

 

·        At kortlægge og karakterisere tilskudsordninger under Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget.

·        At vurdere og efterprøve forvaltningens regler og forretningsgange – primært ved forvaltningens efterfølgende kontrol af tilskud, herunder:

-         Regler og forretningsgange ved periodiske indberetninger af økonomiske data.

-         Regler og forretningsgange ved den efterfølgende kontrol, herunder vurdere forvaltningens gennemgang af årsregnskaber og protokollater samt dokumentationen heraf, hvorledes forvaltningen sikrer, at tilskudsmodtagers regnskab er undergivet betryggende revision, og hvordan regnskabs­god­kendelsen er tilrettelagt.

-         Regler og forretningsgange ved opfølgning og evaluering             

          af forvaltningens tilskudsordninger.

 

Ud over afsnittene I. Resumé og II. Indledning er undersøgelsen beskrevet i fire afsnit:

 

Afsnit III Kommunens retningslinier for god tilskudsad-ministration.

Revisionsdirektoratet har sammenholdt forvaltningens tilskuds-administration med kommunens generelle retningslinier og konkluderer i pkt. 39 side 33, at ud fra en helhedsbetragtning er det Revisionsdirektoratet indtryk – på baggrund af interview og sags-gennemgang ­– at forvaltningens tilskudsadministration af selvejende institutioner med driftsoverenskomst på døgninstitutionsområdet i overvejende grad foregår i overensstemmelse med kommunens vejledning.

Det er dog Revisionsdirektoratets opfattelse, at tilskudsadministra-tionen af de mange institutioner med forskellige formål og vilkår på tværs af forvaltningens kontorer ikke har været tilstrækkelig koor-dineret, hvorfor der over tid er opstået en forskelligartet praksis.

 

For så vidt angår forvaltningens tilskudsadministration af selvejende institutioner uden driftsoverenskomst finder Revisionsdirektoratet, at der mangler klare interne retningslinier for administrationen, herunder bl.a. skriftlige retningslinier for gennemgangen af regnskaberne, og at der er et behov for at justere eksisterende praksis, herunder bl.a. frem-sendelsen af relevant revisionsinstruks samt godkendelsesbrev ved regnskabets godkendelse.

 

Socialforvaltningens bemærkninger vedrørende afsnit III

Socialforvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i, at der er behov for at ajourføre forvaltningens retningslinier, også under hensyntagen til den nye forvaltningsstruktur pr. 1. januar 2006.  Forvaltningen vil benytte Revisionsdirektoratets anbefalinger i dette arbejde.

 

Samtidig er der som nævnt af Revisionsdirektoratet behov for at bedre at sikre, at retningslinierne overholdes i praksis.

 

Afsnit IV Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens styring af tilskudsadministrationen.

I afsnittet beskrives Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens organisering af tilskuds-administrationen og de interne retningslinier.

Revisionsdirektoratet konkluderer afsnittet med følgende vurderinger:   

 

1. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen anvender en anden sondring af tilskud end kommunens tilskudsvejledning, men at den anderledes sondring ikke har betydning, for hvorvidt forvaltningen følger kommunens fælles retningslinier for tilskudsadministration.
2. Revisionsdirektoratet foreslår en mere stringent anvendelse af konteringsreglerne, så et korrekt overblik over tilskudsordningerne kan opnås
3. Revisionsdirektoratet vil følge op på enkelte fejlkonteringer, som forvaltningen har oplyst har fundet sted.
4. Revisionsdirektoratet er af den opfattelse, at såfremt der er tale om tilskud til selvejende institutioner, så skal regnskabsføringen ske i forhold til ejerforhold 2.
5. Det bør overvejes, om enkelte tilskudsordninger har behov for, at der indsendes løbende revisionsprotokollater i årets løb
6. Revisionsdirektoratet foreslår, at der sker en bedre tilpasning af revisionsinstrukserne til den enkelte tilskudsordning

 

Socialforvaltningens bemærkninger til afsnit IV

Til punkt 2 og pkt. 4 skal Socialforvaltningen bemærke, at i det autoriserede regnskabssystem er reglerne for kontering af betalinger til selvejende/private institutioner desværre ikke stringente.

Forvaltningen vil dog vurdere, om der er behov for en mere ensartet fortolkning af regnskabsreglerne.

 

Til punkt 3 kan oplyses, at som følge af muligheder for fortolkning af konteringsreglerne som nævnt ovenfor kan der forekomme "fejlkonte-ringer" af formel karakter.

 

Til punkt 5 og punkt 6 kan oplyses, at Socialforvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i, at der er behov for at revurdere forvalt-ningens retningslinier. Revurderingen vil forvaltningen foretage som led i en generel vurdering af tilskuds- og styringsgrundlaget, som er omtalt i nedenfor.

 

Afsnit V Centralforvaltningens administration af driftstilskud til selvejende institutioner.

Revisionsdirektoratet har gennemgået 9 selvejende institutioner med driftsoverenskomst og 6 tilskud til institutioner uden driftsoverenskomst.

 

Revisionsdirektoratet konkluderer afsnittet med følgende anbefalinger og betragtninger:   

 

1. Revisionsdirektoratet skal anbefale, at der for alle tilskudsordninger foretages en gennemgang af de selvejende institutioners vedtægter og driftsoverenskomster, herunder en stillingtagen til om de på tilfredsstillende vis regulerer institutionernes adfærd, og om vilkår og forudsætninger for tilskud et fyldestgørende. Revisionsdirektoratet skal generelt anbefale, at den senest opdaterede vedtægt og driftsoverenskomst er umiddelbar tilgængelig for den enhed, som laver den økonomiske opfølgning af tilskuddet.

2.      Revisionsdirektoratet ser positivt på FAF's tiltag til at udvikle og opstille budgetmodeller, der er baseret på objektive kriterier til fordeling af budget­rammer. Dette vil også være medvirkende til at tydeliggøre vilkårene for de givne tilskud.

3.      Revisionsdirektoratet finder det formålstjenligt, at der indhentes kvartalskalkuler, der viser forbrugs- og aktivitetsudvikling, og at der over for institutionerne stilles krav om en redegørelse for eventuelle forventede budgetafvigelser. Dette synes særligt relevant på de områder, hvor institutionernes budgetter bygger på kendskab til priser for gennemførslen af aktiviteter i forhold til den enkelte målgruppe, men er også relevant på de områder, der er i opstartsfasen med indførelsen af nye budgetmodeller, BUM-modeller mv.

            Revisionsdirektoratet finder det dog hensigtsmæssigt, at der  

            fremadrettet udarbejdes forretningsgangsbeskrivelser for 

            behandlingen af de periodevise indberetninger.

4.      Revisionsdirektoratet kan konstatere, at dokumentationen for den efterfølgende kontrol af de reviderede årsregnskaber er mangelfuld. Det gælder både for gennemgangen af tilskud til institutioner med eller uden driftsoverenskomst. Revisionsdirektoratet skal derfor foreslå forvaltningen at genindføre en vejledning til gennemgang af regnskaber og et tilhørende checkskema for de elementer, der skal gennemgås.

            Dermed sikres, at sagsbehandlernes sagsgennemgang bliver 

            mere ensartet.

            I forbindelse med at genindføre vejledninger på området bør 

           der foregå en evaluering af tilskudsordningerne med henblik på 

            en modernisering af den tidligere benyttede vejledning,  som

            har skabt basis for den praksis, der gælder i dag.

            Vejledningen kunne også være anledning til, at praksis 

            omkring udsendelse af godkendelsesbreve til alle institutions-

            typer blev indskærpet.

5.      Revisionsdirektoratet finder, at anvendelse af korrekt revisionsinstruks er med til at give en god sikkerhed for, at regnskabet er undergivet en betryggende revision. Revisionsdirektoratet kan konstatere, at forvaltningens revisionsinstruks benyttes i de tilfælde, hvor der er tale om revision af døgninstitutionerne med driftsoverenskomst.

            Derimod er der for de selvejende institutioner uden driftsover-

            enskomst ikke praksis for at benytte den af FAF's foreskrevne

            revisionsinstruks.

 

6.      Revisionsdirektoratet skal anbefale, at der i forlængelse af strukturændringen af forvaltningerne pr. 1. januar 2006 gennemføres en vurdering af den hidtidige praksis af tilskudsområderne med henblik på at samstemme den fremtidige tilskudsadministration.

 

Socialforvaltningens bemærkninger til afsnit V

Socialforvaltningen er enig i, at der er behov for at få ajourført aftalegrundlaget med de selvejende institutioner. Socialforvaltningen har derfor planlagt en generel revurdering af aftale- og styringsgrund-laget for tilskud til selvejende institutioner, herunder vilkår og forudsætninger for tilskud, den løbende opfølgning og godkendelsen af institutionernes resultater med hensyn til økonomi, kvalitet og effekt.

 

Samtidig har Økonomiudvalget har anmodet Socialudvalget om at udarbejde en redegørelse om styring af institutionernes og service-områdernes økonomi, på baggrund af hensigtserklæring H8 i forbin-delse med vedtagelsen af budget 2006.

Ved forvaltningsreformen pr. 1. januar 2006 dannedes nye bruger-opdelte mål – og rammekontorer ved sammenlægning af socialfaglige kontorer med økonomikontorer. Denne omorganisering nødvendiggør i sig selv, som Revisionsdirektoratet nævner, at forvaltningens forretningsgange skal ajourføres. 

Socialforvaltningens vil derfor benytte resultaterne af Revisions-direktoratets undersøgelse og anbefalinger, både  i forbindelse med udarbejdelsen af et nyt styrings – og godkendelsesgrundlag for tilskud til selvejende institutioner, og i forbindelse med udarbejdelsen af nye forretningsgange for løbende opfølgning og for godkendelse af resul-tater med hensyn til økonomi, kvalitet og effekt.

Afsnit VI Lokalcentrenes administration af tilskud til selvejende daginstitutioner og til aktivitets- og samværstilbud.

Revisionsdirektoratet har gennemgået 13 selvejende daginstitutioner og 2 aktivitets- og samværssteder alle med driftsoverenskomst.

I sin afsluttende vurdering i pkt. 62 på side 47 oplyser Revisions-direktoratet, at det overordnet set er Revisionsdirektoratets indtryk, at forvaltningens tilskudsadministration af daginstitutionsområdet i overvejende grad foregår i overensstemmelse med kommunens vejledning. Tilskudsadministrationen fremstår ensartet og er hen-sigtsmæssigt tilrettelagt. 

Børne – og Ungdomsforvaltningens høringssvar vedrørende daginstitutionsområdet fremgår af bilag 2.  

 

For så vidt angår tilskud til aktivitets- og samværsstederne, finder Revisionsdirektoratet på baggrund af den lille stikprøve, at praksis fremstår uensartet og med store muligheder for forbedring.

 

Revisionsdirektoratet konkluderer afsnittet med følgende anbefalinger og betragtninger vedrørende tilskudsadministrationen af aktivitets- og samværstilbuddene.

 

1. Revisionsdirektoratet konstaterer, at for aktivitets- og samværsstederne fremgår vilkår og forudsætninger gennem samarbejdsaftaler og driftsoverenskomster. En institution havde ikke udarbejdet regnskab og var ikke underlagt ekstern revision, hvilket bør bringes i orden.
2. For så vidt angår gennemgang af regnskaber for aktivitets- og samværssteder, foreligger der ikke en vejledning.
3. Dokumentation for gennemgang af regnskab og revisionsprotokollat er generelt mangelfuld. Kun i begrænset omfang er der stillet krav til dokumentation af den udførte sagsbehandling, og det efterleves kun i ringe grad.
4. Revisionsdirektoratet er af den opfattelse, at forvaltningens vejledning med stor fordel kunne suppleres med et checkskema, hvis funktion efterfølgende kunne virke som dokumentation for, at de enkelte handlinger er udført. Revisionsdirektoratet finder det vigtigt, at alle væsentlige noteres – og efter behov – begrundes.
5. Revisionsdirektoratet finder, at anvendelse af korrekt revisionsinstruks giver en god sikkerhed for, at regnskabet er undergivet betryggende revision. Revisionsdirektoratet kan konstatere, at forvaltningens revisionsinstruks benyttes i forbindelse med revisionen af daginstitutionerne. For aktivitets- og samværsstederne blev revisionsinstruksen imidlertid ikke benyttet, hvilket skyldes en fejl i administrationen.
6. Praksis for regnskabsgodkendelser bør forbedres og bl.a. gøres ensartet.
7. Det er Revisionsdirektoratets opfattelse, at der bør tilstræbes en evalueringskultur, der vil skabe et bedre grundlag for at forbedre tilskudsadministrationen, herunder at udpege de områder, hvor der kunne være behov for yderligere udarbejdelse og/eller implementering af fælles retningslinier. En bedre evalueringskultur forudsætter efter Revisionsdirektoratet mening en klar beskrivelse af, hvad der skal evalueres og det forventede omfang heraf, men også at der etableres klare forretningsgange, der sikrer, at evalueringen foretages.

 

Socialforvaltningens bemærkninger til afsnit VI vedrørende aktivitets- og samværstilbud

Socialforvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i behovet for at forbedre lokalcentrenes tilskudsadministration og grundlaget herfor, ved at lokalcentrene indfører eller genoptager brugen af de tidligere udarbejdede forretningsgange for godkendelse af regnskaber for selvejende institutioner. Samtidig vil forvaltningen revurdere forret-ningsgangene og overveje at udbygge den gældende forretningsgang for ledelsestilsyn til også at omfatte stikprøvekontrol af regnskabsgod-kendelser. Revurderingen vil ske i sammenhæng med den generelle gennemgang af tilskuds- og styringsvilkårene, som tidligere er omtalt.

 

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Socialudvalgets positivliste over sager, der miljøvurderes

 

 

ØKONOMI

Besvarelsen af protokollatet har ingen økonomiske konsekvenser

 

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

 

 

HØRING

Ingen

 

 

BILAG

1. Revisionsprotokollat nr. 4/2005 Tilskudsadministration af selvejende institutioner

2. Børne- og Ungdomsforvaltningens udtalelse af 6. april 2005

 

 

Grethe Munk   / Sven Bjerre