Omlægning af Socialforvaltningens årlige sagstidsmåling

Det foreslås, at den årlige sagstidsmåling ændres fra en manuel opgørelse til automatiske træk via rapporter fra Socialforvaltningens Ledelsesinformationssystem. Omlægningen vurderes at være en mærkbar forenkling for sagsbehandlerne og målingen vil samtidig blive mere valid. Der fremlægges en tidsplan for en omlægning af målingen.

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget godkender omlægning af den årlige sagstidsmåling til automatisk træk baseret på data fra CSC Social.
2. at Socialudvalget godkender, at sagstidsmålingerne i 2013 og 2014 sker på de i figur 1. beskrevne sagstyper.

Socialudvalget får hvert år en måling af sagsfristoverholdelsen på en række udvalgte områder. Opgørelsen af sagsfristoverholdelse og registrering foretages manuelt i hvert enkelt tilfælde, hvorefter informationer tastes i et særskilt system, sideløbende med sagsbehandlingen.

Medarbejderne har peget på den manuelle sagstidsmåling, som et område, der bør forenkles ifm. Tillidsreformen. Ligeledes vurderer Socialforvaltningen at målingen, i sin nuværende form, har begrænset styringsmæssig værdi.

Konverteringen til CSC-Social muliggør anvendelsen af automatiske målinger af sagsfristoverholdelsen, hvorved manuel registrering og opgørelse, samt efterfølgende tastning kan afvikles. 

Derfor foreslåsdet, at den manuelle model for sagstidsmåling i 2013 afløst af to systembaserede målinger i hhv. maj og november. Målingerne udvikles i takt med, at data i CSC bliver tilgængelige og valideres.  

Fra 2014 vil antallet af sagtyper kunne udvides.


Figur 1.; vider de sagstyper der kan medtages i de enkelte målinger.

* Der arbejdes pt. på at sikre afklaring if. den delte produktion i hhv. SOF og UdbetalingDanmark

EFFEKTER

Forslaget vil reducere informationsmængden i sagstidsmålingen i 2013. Det styringsmæssige tab forventes at være lille, idet de væsentligste ydelsesområder vil fortsat være inkluderet i målingen i maj, mens en måling i november vil kunne omfatte 90 % af sagsbehandlingen.

I forhold til Tillidsreformen vil der være en synlig gevinst ved afskaffelsen af den manuelle sagstidsmåling – der på sagsbehandlerniveau i høj grad opleves som kontrol, og ikke som en opgave, der lokalt skaber værdi.

Metodisk kan opnås en højere grad af validitet ved en måling via CSC Social, idet den fremadrettet vil kunne baseres på en længere måleperiode, og ikke et særligt tidspunkt på året. Der kan fx laves grafer over den månedlige udvikling af sagstiderne. Disse målinger kan nedbrydes til løbende ledelsesinformation til den enkelte enhed  - til brug for både medarbejdere og ledelse.
En løbende opgørelse gør det endvidere muligt at se effekter/gevinster af fx Projekt Bedre Sagsbehandling, ligesom det er muligt at belyse strukturelle udviklinger og sæsonudsving.

Såfremt indstillingen tiltrædes aflyses den planlagte manuelle sagstidsmåling i maj 2013 – og den vil blive erstattet af en reduceret måling baseret på tilgængelige data i SOFLIS. Der gennemføres endvidere en ny måling på baggrund af nye data fra CSC-Social i november 2013, jf. Figur 1.

Fra 2014 forventes alle områder fra den manuelle sagstidsmåling at være medtaget i den automatiske måling.

                    Anette Laigaard                                                      

                                                            /Dorte Bukdahl

Kontorchef Dorthe Bukdahl deltog under punktets behandling

 Indstillingen blev godkendt