Tillidsreform i Socialforvaltningen

Socialudvalget skal som opfølgning på budgetseminaret drøfte tillidsreformen i Socialforvaltningen med udgangspunkt i de to besøgsrunder, som socialudvalgets medlemmer har deltaget i. Herunder skal udvalget tage stilling til, hvorvidt der er konkrete afrapporteringskrav, der kan fjernes, samt hvorvidt Socialudvalget skal lave et kodeks for udvalgsarbejdet, og hvad det i givet fald skal indeholde.    

Socialforvaltningen indstillinger,

1. At udvalget drøfter, hvorvidt man ønsker at afskaffe konkrete afrapporteringer til udvalget, som er en udløber af beslutninger, der er truffet i forrige periode

2. At udvalget godkender forvaltningens forlag til det fremadrettede arbejde med at inkludere beskrivelse af beslutningers implementeringskonsekvenser og afledte dokumentationskrav i indstillinger til udvalget 

3. At udvalget drøfter muligt indhold i "spilleregler"/kodeks for arbejdet i Socialudvalget, som borgmesteren samtidig kan bringe videre i arbejdet med kodeks for tillidsbaseret ledelse i regi af økonomiudvalget

Socialforvaltningen er i efteråret 2012 gået i gang med en tillidsreform. Som en del af analysefasen i reformprogrammet og som afsæt for Socialudvalgets egen dialog om tillid har Socialudvalgets medlemmer deltaget i en besøgsrunde i samtlige centre i forvaltningen. Besøgsrunden startede med centerfællesskaberne i januar-februar og er blevet fulgt op med møder i Bernstorffsgade, myndighedscentre og hjemmeplejen i marts måned. Socialudvalget drøftede i forbindelse med budgetseminaret de to hovedtemaer (kontrol og dokumentation og sammenhængskraft og faglig udvikling), som blev identificeret i besøgsrunden i centerfællesskaberne (bilag 2). Besøgene i 2. besøgsrunde omhandlede i vid udstrækning de samme temaer, men der var samtidig nogle nye vinkler på de to temaer. Disse nye vinkler, som er beskrevet i bilag 3, forslås det, at udvalget inddrager i den aktuelle drøftelse.

Socialudvalget besluttede i forbindelse med budgetseminaret 2013, at man ønskede en oversigt over politiske beslutninger fra det forrige udvalg, som fortsat resulterer i løbende afrapporteringer til udvalget, med henblik på en kritisk gennemgang af, om nogle af disse afrapporteringer kan undværes fremadrettet.   I bilag 1 ligger en oversigt over disse afrapporteringer.

På budgetseminaret udtrykte udvalget ønske om, at det blev tydeligere, i hvilket omfang de beslutninger, som udvalget træffer, medfører dokumentation, ligesom det også i forbindelse med flere besøg har været diskuteret, om udvalget tydeligere kunne blive gjort opmærksom på, hvor stor implementeringsopgaven er i forbindelse med tiltag, som udvalget vedtager.

Socialudvalget besluttede desuden i forbindelse med budgetseminaret 2013, at man ønskede at drøfte, om udvalget kunne have nogle “spilleregler” for tillidsbaseret udvalgsarbejde, som skulle sikre, at udvalgets politiske drøftelser og uenigheder ikke får konsekvenser for oplevelsen af tillid i forvaltningen. 

Ad 1
I bilag 1 ligger som nævnt en oversigt over afrapporteringer, som er en udløber af beslutninger fra forrige udvalgsperiode. Det indstilles, at udvalget gennemgår denne liste med henblik på at vurdere, om der er nogle af disse, som udvalget mener, kan undværes.

For så vidt angår sagstidsmålingerne har forvaltningen udarbejdet en særskilt indstilling om, hvorledes konceptet kan ændres, så arbejdsbyrden i forbindelse hermed mindskes fremadrettet. Denne indstilling følger efter nærværende sag på dagsordenen.     

På dagsordenen til dette møde er desuden efterfølgende en sag om sundhedsdokumentation. Denne sag udspringer af de drøftelser, der har været i nogle af centerfællesskaberne omkring sundhedsdokumentation i forbindelse med Socialudvalgets besøgsrunde. Sagen vil give udvalget lejlighed til at drøfte nogle af de dilemmaer, der er omkring dokumentation på sundhedsområdet og lægger op til at give de lokale ledere friere rammer i forhold til tilrettelæggelsen af dokumentationskravene omkring medicinhåndtering.  

Ad 2 

For at sikre, at udvalget fremadrettet bliver bedre oplyst om, hvilke implementeringskonsekvenser og dokumentationskrav en given beslutning afstedkommer, foreslås det, at oplysninger dette fremover tydeligt fremgår af indstillingernes løsningsafsnit. Forvaltningen vil desuden være opmærksom på at gå i dialog med udvalget om afgivne bestillinger, der afstedkommer større dokumentationskrav og et stort tidsforbrug i forvaltningen, som udvalget ikke kan forventes at være bekendt med.

Ad 3
Med udgangspunkt i budgetteksten for 2013 har Økonomiudvalget haft en første drøftelse om udarbejdelsen af et kodeks for tillidsbaseret ledelse. Det er endnu ikke endeligt afklaret, hvorledes dette kodeks kommer til at se ud, og hvorvidt der kommer en proces, hvor dette skal drøftes i fagudvalgene. Der er således ikke på nuværende tidspunkt et fælles kodeks for Københavns kommune. Det foreslås dog, at Socialudvalget i drøftelserne af eventuelle "spilleregler" inddrager det udkast til kodeks, som blev præsenteret på ØU's budgetseminar:

Politikerne sætter rammerne
- Have mod til at give slip på detaljeregulering
- Ikke gøre enkeltsager til generelle styringsregimer
- Fjerne allerede indførte styringslag - fx positivliste med ønskede styringshåndtag, resten bortfalder

Lederne tager ansvar for at udfylde rammerne
- Styrke fagligheden blandt medarbejderne
- Have fokus på faglige udviklingsmål i stedet for administrative mål
- Stå til ansvar (også i pressen) når der kommer kritik
- Have metodefrihed

Medarbejderne tager ansvaret for opgaven med kerneydelsen 
- Yde god kvalitet i kerneservicen for borgerne
- Tage ansvar for at styrke egen faglighed
- Inddrages i løsningen af faglige problemstillinger og planlægningen af opgaver

Som en yderligere inspiration til, hvordan udvalget kan arbejde med "spilleregler, har forvaltningen undersøgt, hvad der findes i andre kommuner, som Socialudvalget eventuelt kunne lade sig inspirere af. Der er flere kommuner, der har udarbejdet et “kodeks for godt byrådsarbejde” – fx. Sorø, Herning, Faxe og Svendborg kommuner. Der er ikke nogen af disse, der som sådan er målrettet en tillidsdagsorden, men de har alle punkter, der alligevel relaterer sig hertil. De tre kommuner, der kommer nærmest et kodeks, som spiller ind i en tillidsdagsorden, er Rebild, Fredensborg og Nordfyns kommuner, som har lavet et kodeks for byrådets samspil med administrationen og de decentrale institutioner. (bilag 4)  

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Forvaltningen arbejder på baggrund af de to besøgsrunder samt øvrige medarbejder- og dialogmøder i forvaltningen videre med at udarbejde en analyse af, hvilke temaer/spor, som tillidsreformen skal indeholde. Disse skal godkendes af styregruppen og vil blive forelagt Socialudvalget, når de er vedtaget i styregruppen. Det forventes, at udvalget skal have en opfølgende drøftelse om tillidsreform inden sommerferien 2013.

/Anette Laigaard

                                /Marie Traasdahl Staal