Fælles udbud af indkøbsordning for SOF og SUF (Fællesindstilling)
Indstilling
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen indstiller,
1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget godkender rammerne for et kommende udbud af indkøbsordningen, herunder at tildelingskriterierne er som beskrevet i model A; ”Bedste forhold mellem pris, kvalitet og udvikling”.
Eller:
2. at Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget godkender rammerne for et kommende udbud af indkøbsordningen, herunder at tildelingskriterierne er som beskrevet i model B; ”Bedste forhold mellem pris, kvalitet, udvikling og socialøkonomiske hensyn”.
-
3. at Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget godkender, at der i et kommende udbud tages forbehold for mindre socialøkonomiske leverandører, som beskrevet i model C.
4. at Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget bemyndiger Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen til at udbyde og indgå aftale med 2-3 leverandører af indkøbsordning til ikrafttræden 1. maj 2017.
Problemstilling
I henhold til servicelovens § 91 skal kommunerne søge at skabe mulighed for, at borgerne har frit valg mellem flere leverandører af praktisk og personlig hjælp.
Københavns Kommune har i dag kontrakt med to private leverandører af indkøb og levering af dagligvarer til visiterede borgere. Kontrakterne er indgået på baggrund af et udbud, og udløber den 30. april 2017. Option om forlængelse er anvendt, jf. Socialudvalgets beslutning af 11. november 2015 og Sundheds- og Omsorgsudvalgets beslutning af 12. november 2015, og der er ikke mulighed for yderligere forlængelse af kontrakterne. Der er tale om et fælles udbud mellem Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen, (herefter benævnt forvaltningerne.)
Forvaltningerne indstiller nu, at der i 2017 gennemføres et nyt udbud af indkøbsordningen. Ligeledes indstilles rammer for dette udbud til udvalgenes godkendelse.
Endvidere ønskes en bemyndigelse til forvaltningerne til at indgå aftale med 2-3 leverandører.
Løsning
Baggrund
Borgere i Københavns Kommune, der på grund af funktionsnedsættelse ikke selv kan indkøbe dagligvarer, kan visiteres til enten indkøbsordning, hvor varerne leveres til borgerens dør, eller til Turkøb, hvor borgeren tilbydes fælles transport til og fra et indkøbscenter. Nærværende sag omhandler indkøbsordningen.
De visiterede borgere kan i dag vælge mellem to private leverandører ”iPosen.dk A/S”, der ejes af Dansk Supermarked og ”Intervare A/S”. I maj 2016 var ca. 2.450 borgere visiteret til ordningen. Antallet er faldende, og alene det seneste år er der knapt 200 færre visiteret til ordningen. Det skyldes formentlig flere årsager. Der er foretaget en revurdering af borgernes behov i forbindelse med udrednings- og rehabiliteringsforløbene og nogle borgere kan selv varetage indkøbene efter et sådant forløb. Borgere, der selv kan varetage indkøbene, hvis varerne bliver kørt hjem, visiteres til Turkøb. Endelig er der nogle borgere, der kan henvises til de almindelige internetbaserede supermarkeder. Det forventes, at antallet af visiterede borgere fortsat vil falde. Udgiften til indkøbsordningen var godt 5,6 mio. kr. i alt i de to forvaltninger i 2015. Aktuelt koster et indkøb i gennemsnit knapt 80 kr., inklusiv hjælp til nogle borgere med bestilling og med at sætte varer på plads.
Alternativ til indkøbsordningen
Udvalgene behandlede hhv. den 11. og 12. november 2015 et forslag om forlængelse af de eksisterende aftaler til udgangen af april 2017. Forlængelsen blev vedtaget af begge udvalg. Samtidig anmodede Sundheds- og Omsorgsudvalget, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen om at undersøge muligheden for, at borgerne kan vælge, at hjemmeplejeleverandøren foretager indkøb.
Forvaltningen har endvidere undersøgt muligheden for at afløse indkøbsordningen af at borger får hjælp til indkøb hos en internetbaseret leverandør.
Der redegøres for disse undersøgelser i bilag 1. Det er forvaltningens vurdering, at den første løsning vil betyde en stor stigning i udgiften til området. Den anden løsning - en indkøbsordning, hvor borger får hjælp til indkøb hos en internetbaseret leverandør - vil koste omtrent det samme, som den nuværende ordning, men vil være en logistisk udfordring for hjemmeplejen og vil give borgerne en merudgift på 40-99 kr. pr. indkøb.
Udbud eller godkendelsesordning
Der er mulighed for at skabe frit valg gennem enten godkendelsesordning eller udbud. Godkendelsesordningen indebærer, at alle kvalificerede leverandører skal godkendes. Prisen fastsættes på baggrund af kommunens udgifter til ordningen eller den udgift kommunen ville have haft, hvis den selv løftede opgaven. Som udgangspunkt er fordelen ved en godkendelsesordning, at den er mere fleksibel, samt at nye virksomheder på markedet lettere kan komme ind i ordningen.
Prisen til godkendelsesordningen kan f.eks. fastlægges ved, at der gennemføres et udbud, hvor det fremgår af udbuddet, at den laveste pris vil danne grundlag for en godkendelsesordning. Dette kan betyde, at tilbuddene bliver højere, fordi leverandørerne ikke kan være sikre på, hvor stor en andel af markedet, de får adgang til. Det kan imidlertid også betyde, at der kun bliver én leverandør, fordi ingen andre ønsker at matche den tilbudte pris. I så tilfælde udhules borgernes mulighed for frit valg.
På baggrund af en markedssondering vurderer forvaltningerne, at der p.t. er tre - fire relevante leverandører i Københavnsområdet. Det vurderes endvidere, at muligheden for at iværksættere eller mindre leverandører ønsker at etablere sig på markedet under en godkendelsesordning er meget lille, fordi en effektiv forretning kun kan drives med et kundegrundlag af en vis størrelse. For borgerne vil en godkendelsesordning desuden ikke give væsentlig større fleksibilitet. Forvaltningerne vurderer på den baggrund, at opgaven med indkøb af varer til visiterede borgere fortsat løses bedst ved, at der gennemføres et udbud af ydelsen. Hvis det efter et udbud viser sig, at prisforskellen mellem billigste og næstbilligste tilbud er meget stor, kan udbuddet evt. annulleres og den billigste pris anvendes som grundlag for en godkendelsespris.
Rammerne for et udbud
Der var store opstartsproblemer, da aftalerne med de nye leverandører skulle implementeres i 2013, men begge de daværende leverandører er siden blevet opkøbt af større firmaer og ordningerne kører nu uden væsentlige problemer. De rammer for ordningen, der ligger i de nugældende kontrakter, virker efter hensigten. Rammerne foreslås derfor i meget vidt omfang videreført i det kommende udbud.
Borgerne skal kunne bestille varer telefonisk (de bliver ringet op af leverandøren) eller elektronisk. Varerne skal bringes ud på tidspunkter, som borgeren i forvejen kender. Køle- og frostvarer skal sættes på plads, når borgeren ikke selv er i stand til det. Leverandøren skal have et bredt varesortiment og det vil indgå i bedømmelsen af kvaliteten, at priserne er gennemskuelige, ligesom det vil tælle positivt, hvis der også er et udvalg af nonfood-varer. Priserne må ikke væsentligt afvige fra de gennemsnitlige priser for tilsvarende produkter i detailhandelen. Leverandøren skal leve op til kravene til transport og opbevaring af levnedsmidler. De skal endvidere overholde kommunens standarder for miljø (herunder for de transportmidler, der anvendes) og arbejdsklausuler mv. vil indgå i kontrakten. Der er således et krav om at ansættelse sker på markedsvilkår. Der vil blive stillet krav til virksomhedernes soliditet.
Rammer og tildelingskriterier
For at finde de bedste tilbud skal udvalgene beslutte rammerne for udbuddet, herunder fastsætte de tildelingskriterier, som de indkomne tilbud skal vurderes efter. Det indstilles, at udvalgene vælger mellem følgende modeller:
A.”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”
Forvaltningen indstiller følgende vægtning:
|
Pris |
Kvalitet |
Implementering og samarbejde |
|
60 % |
30 % |
10 % |
Sundheds- og Omsorgsudvalget bad ved behandling af sagen den 12. november 2015 Sundheds- og Omsorgsforvaltningen medtage vægtning af socialøkonomiske elementer i det kommende udbud samt give mulighed for, at socialøkonomiske virksomheder kan byde på opgaven. Dette kan gøres på to måder, som beskrives i model B og C. Bemærk, at model C skal kombineres med enten A eller B.
B: Vægtning af socialøkonomiske hensyn
Socialøkonomiske elementer indregnes på den måde, at det bliver et selvstændigt underkriterium at en leverandør tager socialøkonomisk hensyn. Socialøkonomiske hensyn kan f.eks tages ved at ansætte medarbejdere, der har svært ved at finde fodfæste på det almindelige arbejdsmarked. Traditionelle leverandører, som tager socialøkonomiske hensyn, kan således ved denne model byde på opgaven på lige fod med andre traditionelle leverandører, men kan i nævnte omfang tilgodeses, også selv om deres pris måtte være højere.
Hvis Socialøkonomiske elementer skal indregnes kan det for eksempel ske således:
|
Pris |
Kvalitet |
Implementering og samarbejde |
Socialøkonomiske elementer |
|
55 % |
30% |
10 % |
5% |
C. Forbehold for mindre socialøkonomiske leverandører
Forvaltningerne kan i udbudsmaterialet forbeholde sig ret til efterfølgende at indgå aftaler med en eller flere socialøkonomiske virksomheder om indkøbsordning på delaftaler til en værdi af 595.832 kr. eksklusiv moms, dog højst op til 20 % af de samlede delaftalers værdi. Dette vil give mulighed for at indgå aftaler med socialøkonomiske virksomheder, der måtte komme på markedet i løbet af kontraktperioden. Det kan dog medføre højere priser hos de vindende leverandører, hvis markedsandelen på den måde bliver mere usikker. Socialøkonomisk virksomhed er beskrevet i bilag 2.
Det er forvaltningernes vurdering, at der p.t. ikke er leverandører på markedet, som tager socialøkonomiske hensyn eller er rene socialøkonomiske virksomheder. Forvaltningerne vurderer endvidere, at medtagning af disse faktorer kan medføre usikkerhed blandt de potentielle leverandører på markedet, hvilket kan påvirke prisen negativt.
Ophævelse af kontrakten
Kontrakten foreslås at løbe i 4 år med mulighed for forlængelse i yderligere 3 år. Kontrakten bliver uopsigelig fra begge sider i denne periode, men kan dog ophæves af kommunen ved misligholdelse, f.eks. ved gentagne forsinkede eller mangelfulde leverancer, der er byrdefulde for kommunen.
Økonomi
Udgiften til model A forventes at kunne holde sig indenfor den afsatte ramme til personlig og praktisk hjælp. Krav til leverandørerne om at skulle tage særlige socialøkonomiske hensyn (model B og C) har forvaltningerne ikke mulighed for at foretage en præcis økonomisk beregning af, men vurderer at det kan medføre usikkerhed blandt de potentielle leverandører på markedet, hvilket kan påvirke prisen negativt.
Videre proces
Sundheds- og Omsorgsudvalget behandler denne indstilling den 27. oktober 2016 og Socialudvalget behandler indstillingen den 2. november 2016. Udvalgene orienteres om forløbet af udbudsforretningen og valget af leverandører på udvalgsmøderne i marts 2017.
Katja Kayser Nina Eg Hansen
Oversigt over politisk behandling
Sundheds- og Omsorgsudvalgets beslutning den 27. oktober:
At-punkt 1: Godkendt
SF, A og B fremsatte følgende ændringsforslag til et nyt at-punkt 2:
”At ansættelse af medarbejdere på særlige vilkår indgår som en forudsætning ved udbud, således at minimum 5% af leverandørens medarbejdere, som løser opgaver for Københavns kommune, er ansat på særlige vilkår”.
Ændringsforslaget blev godkendt og det oprindelige at-punkt 2 bortfaldt således.
Enhedslisten fremsatte følgende ændringsforslag til at-punkt 3:
”At at-punkt 3 affattes således, at Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget godkender, at der i et kommende udbud tages forbehold for leverandører, der har socioøkonomiske underleverandører”
For: Ø
Imod: A, B, O
Undlod: F
Ændringsforslaget blev forkastet.
Oprindeligt at-punkt 3:
For: Ø
Imod: F, A, B, O
Undlod: Ingen
At-punktet blev forkastet.
At-punkt 4: Godkendt
Beslutning
Konst. kontorchef Eva Stokbro Jensen deltog under punktets behandling.
-
at-punkt blev godkendt uden afstemning:
Der blev stillet følgende ændringsforslag til 2. at-punkt:
”At ansættelse af medarbejdere på særlige vilkår indgår som en forudsætning ved udbud, således at minimum 5% af leverandørens medarbejdere, som løser opgaver for Københavns kommune, er ansat på særlige vilkår”.
For stemte: 7 (A, B, Ø, O)
Imod stemte: Ingen
Undlod: 1 (V)
Ændringsforslaget til 2. at-punkt blev vedtaget og det oprindelige at-punkt bortfaldt.
Afstemning om 3. at-punkt.
For stemte: 1 (Ø)
Imod stemte: 7 (A, B, O, V)
Undlod ingen
3. at-punkt blev forkastet.
4. at-punkt blev godkendt uden afstemning.