Retningslinjer for håndtering af materiale med fortrolige oplysninger ved orientering af Socialudvalget

Socialudvalget drøftede på udvalgsmødet d. 21. september 2016 Socialforvaltningens retningslinjer for, hvordan Socialforvaltningen orienterer Socialudvalget om fortroligt materiale. Socialudvalget får her forelagt de reviderede retningslinjer til godkendelse.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget,

1. at Socialudvalget godkender, Socialforvaltningens reviderede retningslinjer (bilag 1) for håndtering af materiale med fortrolige oplysninger.

Problemstilling

Socialudvalget drøftede på udvalgsmødet d. 21. september 2016 Socialforvaltningens retningslinjer for, hvordan Socialudvalget bliver orienteret om fortroligt materiale. Under Socialudvalgets drøftelse fremkom der en række ønsker, som har medført en række ændringer i Socialforvaltningens retningsljner.

Socialforvaltningen beskriver i denne indstilling, hvilke ændringer der er foretaget i retningslinjerne.

Løsning

Socialforvaltningen har på baggrund af Socialudvalgets drøftelse d. 21. september 2016 opdateret Socialforvaltningens retningslinjer for, hvordan Socialudvalget bliver orienteret om fortroligt materiale.

Opdateringen af retningslinjerne omfatter blandt andet:

• at det enkelte medlem af Socialudvalget skal orientere Socialforvaltningen, såfremt det pågældende medlem ikke ønsker at modtage fortroligt materiale.
• en præcisering af, at Socialforvaltningen, som hidtil, ved udarbejdelse af materiale til Socialudvalget vurderer, om det er muligt at udarbejde materialet, så det ikke indeholder fortrolige oplysninger. 
• at forvaltningen bestræber sig på at blive mere præcise i begrundelserne for, hvorfor hele eller dele af en orientering er fortrolig.
• en ændring af praksis når Socialforvaltningen orienterer det øvrige udvalg om besvarelse af et af politikerspørgsmål, så forvaltningen tydeligt skriver, hvad sagen handler om, hvorved det er muligt for de øvrige udvalgsmedlemmer at vurdere, om de ønsker materiale tilsendt. Er det ikke muligt at beskrive emnet for svaret tydeligt nok uden fortrolige oplysninger, vil de øvrige udvalgsmedlemmer modtage en fortrolig orientering.
• at det fremgår, at det enkelte udvalgsmedlem kan vælge at få tilsendt en sagsindsigt elektronisk, og at det øvrige udvalg orienteres, når Socialforvaltningen modtager en anmodning om sagsindsigt.

 

På baggrund af disse ændringer er den skematiske fremstilling på den sidste side af bilag 1 opdateret og forenklet.

Derudover er der sket en tilpasning af retningslinjerne for håndtering af fortroligt materiale, således at retningslinjerne stemmer overens med retningslinjerne for Socialforvaltningens brug af forskellige orienteringsformer ved orientering af Socialudvalget. Det omfatter blandt andet

• at modtagne borgerhenvendelser vil kunne findes i en fysisk mappe i udvalgsværelset under udvalgsmøderne.
• at der ved mundtlige orienteringer vil blive skrevet tydeligt i protokollen, i det omfang det er muligt, hvad den fortrolige orientering omhandlede, og at forvaltningen følger op på den mundtlige orientering med en skriftlig, hvis dette er tilfældet.

Socialudvalget skal nu godkende de opdaterede retningslinjer. Ændringerne er markeret med gult i det vedlagte bilag 1.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt Socialudvalget godkender retningslinjerne, vil Socialforvaltningen tage retningslinjerne i brug med det samme.

 

Nina Eg Hansen
                                 / Marie Kruse 

Indstillingen blev godkendt med en tilkendegivelse om, at den nye ordning fortsættes med farver ift. fortrolige oplysninger, hvor forvaltningen sender åbne udgaver til alle i Socialudvalget, når det forespørges af udvalgsmedlemmerne.